cụng tơ đang lắp trờn cột thỡ việc ghi chỉ số của cụng tơ là điều rất khú khăn, đũi hỏi phải cú số lượng nhõn cụng lớn và thời gian kộo dài. Để giải quyết vấn đề trờn, cỏc nước cú nền kinh tế phỏt triển đó thực hiện cụng nghệ tự động đo xa từ nhiều năm trước đõy. Đối với một số nước đang phỏt triển cũng như Việt Nam hiện nay cũng đang từng bước thực hiện cụng nghệ tự động đo xa để đọc số liệu trờn cỏc cụng tơ đo đếm điện năng nhằm giảm nhõn cụng phải trực tiếp đi đọc chỉ số.
-Để khắc phục được việc phải trực tiếp đọc chỉ số trờn cụng tơ điện cú thể thực hiện theo 2 cụng nghệ tự động đo từ xa (Auto Meter Reading - ARM):
+ Sử dụng cỏc cụng tơ điện tử để đo đếm điện năng và truyền số liệu. +Sử dụng hệ thống cụng tơ cơ khớ cú sẵn cú gắn thờm thiết bị ghi nhận tớn hiệu điện năng tiờu thụ và truyền dẫn về trung tõm thụng qua đường dõy điện hạ thế.
-Hệ thống đo đếm chớnh phải xỏc định chớnh xỏc, đầy đủ cỏc đại lượng đo đếm mua bỏn điện làm căn cứ chớnh để thanh toỏn điện năng qua điểm đấu
nối và loại trừ được cỏc yếu tố ảnh hưởng đến kết quả đo đếm bởi kết cấu mạch vũng của hệ thống điện.
-Đối với hệ thống đo đếm điện năng lấy điện ỏp từ VT thanh cỏi và cú nhiều hơn một VT thanh cỏi, phải đảm bảo điều kiện thực hiện niờm phong kẹp chỡ đầu đấu dõy khoỏ chuyển điện ỏp nhị thứ và cụng tơ đo đếm điện năng phải được lập trỡnh để ghi lại thời điểm và khoảng thời gian chuyển mạch điện ỏp.
-Biến điện ỏp phục vụ đo đếm chớnh phải đạt cấp chớnh xỏc 0,2 theo tiờu chuẩn IEC 60044-2 đối với biến điện ỏp kiểu cảm ứng, tiờu chuẩn IEC 60044-5 đối với biến điện ỏp kiểu tụ hoặc cỏc tiờu chuẩn khỏc tương đương.
- Biến điện ỏp phục vụ đo đếm dự phũng phải đạt cấp chớnh xỏc 0,5 theo tiờu chuẩn IEC 60044-2 đối với biến điện ỏp kiểu cảm ứng, tiờu chuẩn IEC 60044-5 đối với biến điện ỏp kiểu tụ hoặc cỏc tiờu chuẩn khỏc tương đương.
- Cụng tơ đo đếm điện năng phải được cấp nguồn từ hệ thống điện ỏp thứ cấp đo lường và phải đảm bảo duy trỡ hoạt động khi mất điện ỏp 1 hoặc 2 pha bất kỳ.
-Cụng tơ đo đếm điện năng phải cú cỏc vị trớ niờm phong, kẹp chỡ đảm bảo sau khi tiến hành niờm phong kẹp chỡ cụng tơ thỡ khụng thể tiếp cận với cỏc đầu cực đấu dõy và thay đổi cỏc thụng số cài đặt trong cụng tơ nếu khụng phỏ bỏ chỡ niờm phong.
- Cụng tơ đo đếm chớnh phải đạt cấp chớnh xỏc 0,2 với điện năng tỏc dụng theo tiờu chuẩn IEC 62053-22 và 2,0 với điện năng phản khỏng theo tiờu chuẩn IEC 62053-23 hoặc cỏc tiờu chuẩn khỏc tương đương.
-Cụng tơ đo đếm dự phũng phải đạt cấp chớnh xỏc 0,5 với điện năng tỏc dụng theo tiờu chuẩn IEC 62053-22 và 2,0 với điện năng phản khỏng theo tiờu chuẩn IEC 62053-23 hoặc cỏc tiờu chuẩn khỏc tương đương.
- Vị trớ lắp đặt cụng tơ do bờn mua và bờn bỏn điện thoả thuận và phải đỏp ứng yờu cầu về an toàn, mỹ quan và thuận tiện cho việc kiểm tra chỉ số
cụng tơ của cả hai bờn. Nếu hai bờn khụng thể nhất trớ về vị trớ đặt cụng tơ, bờn bỏn điện kiến nghị với Sở Cụng nghiệp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xem xột, quyết định
-Tăng cường quản lý cỏc bộ, nhõn viờn trong phũng, cựng phũng tổ chức cỏn bộ bố trớ sắp xếp nhõn sự thuộc phũng, phõn cụng cụng việc và kiểm tra kết quả thực hiện, kiểm tra kỷ luật lao động kỷ luật cụng tỏc của cỏn bộ nhõn viờn trong phũng, đề xuất nhu cầu đào tạo bồi dưỡng hệ nghiệp vụ của phũng.
-Ngoài ra , Điện lực Đống Đa cần thường xuyờn tham gia quản lý tổn thất điện năng toàn Điện lực; Thống kờ, tớnh toỏn chi tiờu tổn thất điện năng thương mại, phõn tớch và đề xuất cỏc biện phỏp giảm tổn thất. Kiểm tra, đụn đốc cỏc Chi nhỏnh điện thực hiện cỏc biện phỏp giảm tổn thất điện năng.
3.2.4.Hoàn thiện cụng tỏc lập và quản lý hoỏ đơn tiền điện.
-Cần nghiờm tỳc thực hiện việc cấm sử dụng cỏc hoỏ đơn tiền điện viết
tay hoặc sử dụng hoỏ đơn tiền điện khụng đỳng với mẫu được phờ duyệt để thu tiền điện.
-Phải quy định rừ ràng và chi tiết chức năng,nhiệm vụ và trỏch nhiệm của đơn vị ,cỏc nhõn trong việc lập,sửa chữa,bổ sung,kiểm soỏt và phỏt hành hoỏ đơn tiền điện để trỏnh phỏt hành sai hoỏ đơn.
-Quy định cụ thể thời gian phỏt hành hoỏ đơn tiền điện,nhưng tối đa khụng được quỏ 05 ngày kể từ ngày GCS.
- Đơn vị cú nhiệm vụ phỏt hành hoỏ đơn tiền điện phải lập file dữ liệu làm cơ sở để lập hoỏ đơn tiền điện,theo dừi nợ và tổng hợp bỏo cỏo kinh doanh điện năng chớnh xỏc,trỏnh sai sút gõy thiệt hại cho khỏch hàng.
- Trước khi in hoa đơn cần kiểm tra cỏc yếu tố khỏc thường để đảm bảo hoỏ đơn khụng bị in sai.Sau khi cập nhật chỉ số cụng tơ,bộ phận cập nhật chỉ số cụng tơ phải kiểm tra mức tiờu thụ điện năng và lập danh sỏch khỏch hàng cú mức sử dụng điện bất thường ,thụng bỏo để được kiểm tra lại và chỉnh sửa kịp thời cho khỏch hàng nếu cú sai sút.
-Cỏc chữ,số trờn hoỏ đơn tiền điện phải được in rừ ràng, đủ nột để khụng gõy thắc mắc hoặc hiểu nhầm cho khỏch hàng,hoặc cú thể dẫn tới thu nhầm số tiền ghi trờn hoỏ đơn của khỏch hàng.Trong trường hợp cú thay đổi hệ thống đo đếm trong kỡ phải in riờng chỉ số và sản lượng của từng cụng tơ đo đếm cũ ,mới.
- Cần chỳ ý trong trường hợp khỏch hàng cú nhiều cụng tơ, thỡ hoỏ đơn tiền điện là tổn tiền điện của tất cả cỏc cụng tơ của khỏch hàng đú.Trong hoỏ đơn phải kốm theo phụ lục chi tiết tớnh tiền điện của từng cụng tơ.
- Trước khi in hoỏ đơn cho khỏch hàng cần phải kiểm tra lần cuối số lượng hoỏ đơn,số lượng điện năng tiờu thụ và cỏc khoản tiền ghi trờn từng hoỏ đơn với cỏc bảng kờ.
- Trường hợp phỏt hiện hoỏ đơn sai ,bảng kờ sai hoặc khụng đảm bảo yờu cầu thỡ phải lại ngay cho bộ phận lập hoỏ đơn để làm thủ tục huỷ hoỏ đơn và bảng kờ sai hỏng.
3.2.5.Hoàn thiện cụng tỏc giao tiếp với khỏch hàng.
Để ngày càng nõng cao chất lượng phục vụ khỏch hàng, trong cụng tỏc lắp đặt và quản lý hệ thống đo đếm điện năng, Điện lực Đống Đa cần thực hiện tốt:
3.2.5.1.Nguyờn tắc trong giao tiếp với khỏch hàng.
-Tôn trọng, lịch sự,bình đẳng trong giao tiếp với khách hàng.
-Khi thực hiện nhiệm vụ:
+ Cấm mọi cử chỉ, lời nói thiếu văn minh, đe doạ, cửa quyền + Cấm uống rợu, uống bia
+ Chỉ đợc vào nhà khách hàng khi đã xuất trình đầy đủ các giấy tờ cần thiết và đợc sự đồng ý của khách hàng(trừ trờng hợp xử lý sự cố kỷ thuật đe doạ trực tiếp đến tài sản, tính mạng con ngời). Trờng hợp đặc biệt có thể mời đại diện chính quyền hoặc công an sở tại làm chứng khi vào nhà khách hàng.
+ Phải giải quyết đúng hẹn, đúng nội dung, đầy đủ, rõ ràng những vấn đề mà khách yêu cầu trên cơ sở qui định của Nhà nớc, Tập đoàn và Công ty.
Nghiêm cấm việc tự ý đặt ra những điều kiện không có trong quy định của đơn vị.
+ Cấm lợi dụng cơng vị công tác, nhiệm vụ đợc giao để gây phiền hà đối với khách hàng, đặc biệt khi đến khách hàng đòi nợ tiền điện, sữa chữa nghiệm thu công trình điện... trờng hợp yêu cầu của khách hàng không thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị mình, thì phải giải thích rõ để khách hàng hiểu, thông cảm và hớng dẫn khách hàng đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.
+ Chỉ đợc vào nhà, điạ điểm trụ sở ... thuộc phạm vi quản lý tài sản của khách hàng khi đã xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết và đợc sự đồng ý của khác hàng, trờng hợp đặc biệt phải mời đại diện chính quyền, công an sở tại làm chứng.
3.2.5.2.Yờu cầu phũng giao tiếp khỏch hàng.
-Nơi tiếp khách hàng phải niêm yết công khai các qui định của pháp luật liên
quan đến việc giải quyết các yêu cầu của khách hàng mua điện nh: + Qui định về quyền và nghĩa vụ của các bên mua điện và bán điện
+ Qui định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực điện lực (Nghị định 74/NĐ-CP).
+ Thông t, quy định hớng dẫn thực hiện Nghị định + Biểu giá bán điện hiện hành của nhà nớc
+ Qui định về thủ tục, trình tự ngừng cấp điện
+ Các qui định về thủ tục lắp đặt công tơ, ký hợp đồng mua bán điện, các qui định của bên bán điện mà bên mua điện cần biết để cùng thực hiện.
+ Các qui định về dịch vụ sản xuất khác.
- Địa chỉ, số điện thoại trong, ngoài giờ làm việc dể tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng.
- Các qui định, thông báo phải trình bày rõ ràng, dễ đọc. Đợc để trong khung kính với cở tối thiểu trên khổ giấy A3.
- Nghiêm cấm việc niêm yết các thông báo, qui định không còn hiệu lực thi hành.
- Bố trí cán bộ chuyên trách có đủ năng lực, tinh thần trách nhiệm cao, lịch sự khi giao tiếp với khách hàng. Có khả năng thu nhận thông tin trên các phơng tiện thông tin đại chúng liên quan đến trách nhiệm giải quyết của đơn vị.
-Mở sổ tiếp nhận giải quyết yêu cầu của khách hàng theo mẫu BM/HĐ- P07-04. Hàng ngày, lãnh đạo đơn vị phải trực tiếp kiểm tra sổ và xin ý kiến chỉ đạo giải quyết đơn th, yêu cầu của khách hàng. Hàng tháng, đơn vị phải tổng hợp số đơn th của khách hàng đã giải quyết và đơn th cha giải quyết, để có kế hoạch giải quyết trong tháng sau.
-Nơi tiếp khách hàng, nơi thu tiền điện tại cơ quan phải thuận tiện,thoáng mát đủ chỗ ngồi, có nớc uống, báo đọc, sơ đồ hớng dẫn, niêm yết đầy đủ các qui định, hớng dẫn, thủ tục, biểu mẫu dễ đọc và để nơi đễ thấy. Có sổ và hộp th góp ý. Tại bàn làm việc của CBCNV tiếp khách hàng phải có biển ghi rõ : Họ và tên, chức danh, số điện thoại của CBCNV có trách nhiệm tiếp nhận và trả lời những yêu cầu của khách hàng. Không đợc thu tiền trông giữ xe của khách hàng đến cơ quan.
- Việc tiếp khách hàng phải chu đáo, đúng nơi qui định. Trờng hợp cha giải quyết đợc ngay phải nói rõ lý do và có phiếu hẹn với khách hàng. Không gây phiền hà để khách hàng đi lại nhiều lần vì lý do chủ quan của đơn vị . 3.2.5.3.Yờu cầu giao tiếp với khỏch hàng ngoài cơ quan
- Định kỳ công khai trên các phơng tiện thông tin đại chúng và các qui định liên quan đến việc giải quyết yêu cầu của khách hàng, địa chỉ, số điện thoại để tiếp nhận thông tin của khách hàng nh: Tổng đài 2222000, địa chỉ trang web. -CBCNV thực hiện các công việc bên ngoài cơ quan nh: Khảo sát lắp đặt, treo tháo và quản lý công tơ, ghi chỉ số, ghi tiền điện và xử lý việc nợ tiền điện, kiểm tra sử dụng điện, sửa chữa, bảo dỡng thiết bị điện, thao tác đóng cắt điện... nhất thiết phải thực hiện theo mệnh lệnh của lãnh đạo đơn vị.Tuỳ theo nhiệm vụ cụ thể đợc giao, phải có thẻ công vụ, thẻ kiểm tra viên, phiếu công tác hoặc phiếu thao tác của cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3.2.5.4.Yờu cầu qua giao tiếp với khỏch hàng qua thư tớn, điện thoại 65
Các đơn vị phải có qui định cụ thể về trách nhiệm và nguyên tắc làm việc với
khách hàng qua th tín, điện thoại và thực hiện.
- Qui định thống nhất mẫu văn bản và trách nhiệm ban hành, sử dụng ở tất cả các đơn vị trực thuộc không đợc phép sử dụng.
- Khi giao tiếp qua điện thoại phải lịch sự, ghi chép đầy đủ nội dung, yêu cầu của khách hàng và trả lời theo phạm vi trách nhiệm đợc giao.
- Trong đối thoại cũng nh văn bản giao tiếp với khách hàng không đợc dùng các ngôn từ có tính chất mệnh lệnh, thiếu bình đẳng, cửa quyền với khách hàng. -Tổng đài 2222000 là đầu mối chấp nhận thông tin yêu cầu, t vấn, báo sửa chữa điện của khách hàng phải thực hiện trả lời, giải đáp các câu hỏi vê các vấn đề của khách hàng sử dụng điện từ lới điện thuộc quyền quản lý bán điện của công ty Điện lực Hà Nội yêu cầu.
- Mọi giao dịch của nhân viên Tổng đài 2222000 với khách hàng, với bộ phận giao dịch khách hàng của đơn vị liên quan, bộ phận trực sửa chữa điện của điện lực đều phải vào sổ theo dõi các biểu mẫu BM/HĐ-P09-07-07; BM/HĐ-P09-07- 05.
Đối với yêu cầu sửa chữa điện của khách hàng, Tổng đài 2222000 cập nhật số
theo dõi, chuyển ngay thông tin về bộ phận trực sửa chữa điện của điện lực để
thực hiện . Trả lời khách hàng nội dung, kết quả sửa chữa của điện lực báo về
hoặc các thông tin về lý do cha khắc phục đợc ngay và dự kiến thời gian khắc
phục xong.
-Trờng hợp yêu cầu của khách hàng mà Tổng đài không trả lời đợc ngay: + Nhân viên Tổng đài có trách nhiệm hỏi số điện thoại của khách hàng, ghi nhận đầy đủ thông tin của đơn vị có liên quan để giải quyết và hẹn thời gian báo cáo kết quả.
+ Thờng xuyên đôn đốc việc trả lời thông tin của bộ phận giao dịch khách hàng của các đơn vị có liên quan để trả lời khách hàng đúng hẹn.
3.2.5.5. Nguyờn tắc trả lời đơn thư bằng văn bản
-Thực hiện thống nhất theo mẫu văn bản có trách nhiệm ban hành, không đợc
