c. Phần mềm kế toỏn Cụng ty sử dụng:
2.3.2.2. Kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Do đặc điểm của cụng trỡnh xõy dựng cơ bản, giỏ trị nguyờn vật liệu kết tinh trong khối lượng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh khỏ lớn, bao gồm rất nhiều loại vật liệu: vật liệu chớnh, vật liệu phụ, vật liệu luõn chuyển… Chi phớ nguyờn vật liệu do cụng ty cấp bao gồm 2 trường hợp: xuất tại kho của cụng ty, hoặc là những vật tư mua ngoài xuất thẳng cho cụng trỡnh khi cụng trỡnh thi cụng ở xa. Chứng từ hạch toỏn là cỏc phiếu xuất kho vật tư, phiếu xin cấp vật tư, bảng tổng hợp hay hợp đồng mua bỏn vật tư, húa đơn GTGT, biờn bản thanh lý hợp đồng đối với vật tư mua ngoài xuất thẳng cho cụng trỡnh khụng qua kho.
Để phản ỏnh giỏ trị nguyờn vật liệu xuất dựng kế toỏn sử dụng TK 621 “chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này dựng để tập hợp chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp đồng thời chi tiết theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Đối với vật tư do cụng ty mua:
Chủ nhiệm cụng trỡnh hay đội trưởng căn cứ vào dự toỏn được duyệt cho nguyờn vật liệu trong bản giao khoỏn và căn cứ vào nhu cầu thi cụng lập giấy xin cấp vật tư. Khi nhận được giấy xin cấp vật tư của đội trưởng, cụng ty sẽ tiến hành cấp vật tư theo nội dung và tiến độ thi cụng. Cụng ty mua vật tư về nhập kho, rồi xuất vật tư theo giấy xin cấp vật tư. Căn cứ vào Húa đơn GTGT (xem biểu 01) nhận được từ đơn vị bỏn vật tư, kế toỏn xuất phiếu chi (xem
vật liệu xuất kho theo phương phỏp nhập trước xuất trước. Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, kế toỏn sẽ nhập số liệu vào mỏy để lập phiếu xuất kho xuất cho cụng trỡnh hạng mục cụng trỡnh. Để tổng quỏt số vật tư đó nhập- xuất trong kỳ, ta cú bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn (xem biểu 03-tổng hợp nhập xuất tồn của cụng trỡnh cải tạo nõng cấp đường 35 Súc Sơn).
Đối với vật tư do đội tổ chức mua ngoài:
Để tiến hành mua ngoài vật tư, chủ nhiệm cụng trỡnh, đội trưởng hay giỏm đốc xớ nghiệp tiến hành viết đơn xin tạm ứng trỡnh giỏm đốc cụng ty, đơn này phải được duyệt và so sỏnh với dự toỏn của cụng trỡnh. Trờn cơ sở đú, giỏm đốc ký duyệt đơn xin tạm ứng. Đơn xin tạm ứng là cơ sở để kế toỏn lập phiếu chi, phiếu chi phải cú đầy đủ chữ ký của giỏm đốc, kế toỏn trưởng và từ đú thủ quỹ sẽ xuất tiền theo đỳng số tiền ghi trong phiếu chi.Vật tư mua về xuất thẳng cho cụng trỡnh thỡ người phụ trỏch ở đội tập hợp húa đơn GTGT và bảng kờ vật tư mua ngoài cho cụng trỡnh nộp lờn phũng kế toỏn. Kế toỏn viờn phụ trỏch phần vật tư sẽ đối chiếu lại giấy xin tạm ứng với húa đơn GTGT. Từ húa đơn GTGT kế toỏn vật tư lập bảng tổng hợp thanh toỏn vật tư mua ngoài. Đõy là bảng rất quan trọng, nú tập hợp toàn bộ chứng từ gốc ban đầu, là căn cứ để kế toỏn ghi vào chứng từ ghi sổ.
Kế toỏn nhập dữ liệu về vật liệu vào mỏy tớnh để cú chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập vào cuối thỏng, chứng từ ghi sổ được lập riờng cho từng cụng trỡnh để tiện theo dừi. Sau khi nhập hết tất cả cỏc chứng từ phản ỏnh chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp phỏt sinh trong kỳ vào mỏy tớnh. Phần mềm kế toỏn đó được cài đặt tự động chạy theo chương trỡnh đó nhập và tự động kết xuất vào sổ cỏi TK 621 và sổ chi tiết TK 621. Sổ cỏi TK 621 ghi CP NVLTT cho tất cả cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mà cụng ty đó thi cụng trong quý; sổ chi tiết TK 621 chi tiết cho từng cụng
trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Cụ thể là sổ chi tiết TK 621 chi tiết cho cụng trỡnh: cải tạo nõng cấp đường 35 Súc Sơn được biểu hiện tại biểu 04.