II. Đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng tại Công ty Dệt 8/3.
1. Đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3.
Công ty Dệt 8/3 là DNNN, có qui mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, vật liệu, công cụ, dụng cụ là yếu tố đầu vào của công ty cũng bao gồm nhiều loại (khoảng 8000 đến 9000 loại), số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau.
Nguyên liệu chính dùng để sản xuất của công ty là bông, bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm ngoài không khí, nên thường được đóng thành kiện. Trọng lượng của bông thường thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản... Do đặc điểm này, nên công ty cần phải tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và khi xuất bông để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu chính để tính gía thành. Mặt khác, để bảo quản tốt bông, công ty cần phải đề ra những yêu cầu cần thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông cần phải được đặt ở những nơi khô ráo và thoáng mát.
Hệ thống kho dự trữ của công ty chia thành 6 loại bao gồm 12 kho: - Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho bông
- Kho chứa vật liệu phụ bao gồm: + Kho thiết bị
+ Kho tạp phẩm + Kho hoá chất + Kho sắt thép + Kho bột
+ Kho cơ kiện sợi + Kho cơ kiện dệt
- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng, dầu - Kho chứa công cụ, dụng cụ bao gồm:
+ Kho công cụ + Kho điện
- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu
Các kho dự trữ của công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất, do đó thuận tiện cho việc chuyên chở và có thể đáp ứng kịp thời vật tư mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản. Do đó, chất lượng vật tư luôn được bảo quản tốt.
Tại đơn vị sản xuất lớn như Công ty Dệt 8/3, với đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ đa dạng, phức tạp, thì khối lượng công việc hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất lớn. Do vậy, việc hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ do 3 người đảm nhiệm. Một người phụ trách kế toán vật liệu chính (bông) công cụ, dụng cụ, một người phụ trách vật liệu phụ và phụ tùng thay thế, người còn lại phụ trách kế toán nhiên liệu và phế liệu.
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ chủ yếu thực hiện trên máy vi tính. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho...Sau đó, định khoản đối chiếu với sổ sách của thủ kho như: thẻ kho..rồi nhập đưa dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất, tồn, tính tổng...Cuối kỳ, máy tính in ra các số liệu , bảng biểu cần thiết như: “bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ” , báo cáo...theo yêu cầu của kế toán, phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ.