III. Phương hướng và biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3.
1.Thay đổi cách luân chuyển chứng từ xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Đối với " phiếu xuất kho" không cần thiết phải lưu 2 liên tại các xí nghiệp sản xuất mà chỉ cần 1 liên, liên còn lại phải giao cho phòng vật tư để theo dõi tình hình xuất vật tư trong kỳ.
" Phiếu xuất kho" lập 3 liên: 1 liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng vật tư, liên còn lại thủ kho ghi xong chuyển cho kế toán lưu và ghi sổ.
Cuối tháng kế toán chỉ cần chuyển cho các xí nghiệp sản xuất " Bảng liệt kê các chứng từ xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ". Xí nghiệp sản xuất dựa vào các " Phiếu xuất kho" lưu ở đơn vị để đối chiếu với bảng kê chi tiết này.
Như vậy, cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi, đối chiếu một cách chính xác và khoa học các nghiệp xuất kho vật tư giữa xí nghiệp sản xuất, phòng vật tư, phòng kế toán. Dựa vào đó kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ có thể hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ, phòng cung tiêu có thể có được những thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ.
2. Bổ sung cách ghi chép vào " Nhật ký- chứng từ số 5", ghi có TK 331.
Trên “Nhật ký- chứng từ số 5 “ của công ty do kế toán thanh toán lập, để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Kế toán không theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, mà chỉ biết cuối tháng tổng cộng còn nợ bao nhiêu. Kế toán cũng không ghi phần dư đầu kỳ, dư cuối kỳ, tổng số phát sinh của “Nhật ký - chứng từ số 5”. Cho nên, khi lập " Sổ cái TK 331" không lấy được ngay số liệu ở hàng tổng cộng số phát sinh của " Nhật ký- chứng từ số 5" mà phải cộng lại rất mất thời gian. Mặt khác, kế toán cũng không thể dựa vào " Nhật ký- chứng từ số 5" tháng này để lập “NK-CT số 5” cho tháng sau. Vì trên đó không có số dư cuối tháng để làm căn cứ ghi vào số dư đầu tháng sau. Do vậy, “NK-CT số 5” ở đây chỉ là hình thức mà không có giá trị ghi sổ tiếp theo.
Do đó, khi lập “NK-CT số 5” của từng tháng, với chức năng là bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, thì kế toán cần phải theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, thông thường thì mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên 1 dòng của sổ. Khi lập “ Nhật ký- chứng từ số 5” kế toán phải căn cứ vào số liệu của " sổ chi tiết số 2", sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp. Số dư đầu tháng của từng người bán trên “NK-CT số 5” được lấy từ cột số dư đầu tháng của “sổ chi tiết số 2”, số dư cuối tháng trên “NK-CT số 5” sẽ lấy từ số dư cuối tháng cộng lại của từng nhà cung cấp trên “sổ chi tiết số 2”. Khi ghi “NK-CT số 5” kế toán thanh toán phải cộng sổ, số liệu tổng cộng của “NK-CT số 5” sẽ được dùng để kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK 331. Cách lập như vậy sẽ đảm bảo cho “NK-
CT số 5” của công ty sẽ đúng với yêu cầu của chế độ kế toán, và lại có giá trị cho việc ghi sổ tiếp theo.