Kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3 nhằm xác định ột cách chính xác về số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ hiện có trong kho của công ty. Hơn nữa, công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ còn với mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng... vật liệu, công cụ, dụng cụ tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách
nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp cong tác quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở công ty.
Công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành một năm một lần vào thời điểm cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán, do ban kiểm kê tài sản của công ty tiến hành. Do chủng loại vật tư của công ty đa dạng, với số lượng lớn, nên quá trình kiểm kê thường kéo dài từ 1/11 đến 31/12 hàng năm.Việc kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ có trong kho.
Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào " biên bản kiểm kê ". Biên bản này được lập cho từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng danh điểm và từng kho bảo quản. Trong đó ghi rõ danh điểm vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho thực tế, số lượng trên sổ sách, số lượng thừa, thiếu, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ ...
Cuối kỳ kiểm kê kế toán vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của vật liệu, công cụ, dụng cụ, tính ra số lượng thừa, thiếu, thành tiền của vật liệu, công cụ, dụng cụ thừa, thiếu và in ra "Biên bản kiểm kê "( Bảng 6)
Trong đó:
Số lượng số lượng thực tế số lượng tồn kho thừa hoặc = tại thời điểm - theo sổ sách tại thiếu kiểm kê thời điêm kiểm kê Giá đơn vị (giá Số lượng Thành tiền = bình quân gia * thừa hoặc quyền liên hoàn) thiếu
Căn cứ vào kết quả kiểm kê trên "Biên bản kiểm kê ", hội đồng kiểm kê của công ty ra quyết định xử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt,...kế toán vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ.
Nhìn trên "Biên bản kiểm kê " ta thấy sự chênh lệch giữa số lượng trên sổ sách với số lượng qua kiểm kê là không đáng kể. Trường hợp này có thể do nhầ lẫn hoặc do thủ kho xuất bù trừ vật liệu này cho vật liệu khác, cụ thể là xuất bù trừ giữa 2 loại thép Ct3fi10 và Ct3fi14. Nhưng sự chênh lệch về tiền ở đây là không đáng kể (24,6đ). Do vậy, ta có thể hoàn toàn chấp nhận được, bởi vì chủng loại của công ty là rất phức tạp và đa dạng. Do đó, ban lãnh đạo của công ty quyết định không phải đIều chỉnh lại giữa số lượng thừa và thiếu trong trường hợp này.
Sở dĩ Công ty Dệt 8/3 đạt được thành tích như vậy chính là do sự kết hợp chặt chẽ, chính xác trong việc quản lý và hạch toán vật tư giữa thủ kho và kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của công ty rất tốt, vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kho đều được xắp xếp gọn gàng và ngăn nắp và khoa học. Phương tiện, thiết bị bảo quản, cân, đo, đong...rất đầy đủ. Hệ thống kho tàng đều được đặt rất gần các xí nghiệp sản xuất. Do vậy, nó tào điều kiện thuận tiện cho việc vận chuyển vật liệu, công cụ, dụng cụ từ kho tới các xí nghiệp sản xuất.
Trong tình hình giá cả hiện nay, hầu hết giá cả vật liệu, công cụ, dụng cụ đều tăng giảm rất thất thường không ổn định, đặc biệt là giá các mặt hàng ngoại nhập. Nhưng Công ty Dệt 8/3 rất ít khi đánh giá lại tài sản, hoặc lập quỹ dự phòng giảm giá cho taì sản của công ty.