Bộ phận nhân sự đề ra chính sách hoặc cố vấn cho lãnh đạo cấp cao đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự trong tồn bộ cơ quan. - Cố vấn
Bộ phận nhân sự đĩng vai trị tƣ vấn và cố vấn (đƣa ra các ý kiến) cho các cấp quản trị khác khi một bộ phận nào đĩ cĩ vấn đề về nhân sự. - Cung cấp dịch vụ
Bộ phận nhân sự cịn cung cấp các dịch vụ nhƣ tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện cho các bộ phận khác.
- Kiểm tra
Ngồi ra bộ phận nhân sự cũng cịn đảm nhận chức năng kiểm tra bằng các giám sát các bộ phận khác cĩ đảm bảo thực hiện các chính sách, các chƣơng trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay khơng.
v Chức năng
Sơ đồ sau đây sẽ giúp chúng ta cĩ một cái nhìn tổng quát về chức năng và nhiệm vụ của bộ phận nhân sự phổ biến trên thế giới hiện nay.
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái
4
Các chức năng nhiệm vụ nêu trên đây là các chức năng chủ yếu của bộ phận nhân sự phổ biến trên thế giới. Một số cơ quan tổ chức thêm chức năng nghiên cứu tài nguyên nhân sự vào sơ đồ này. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận nhân sự bao gồm tám chức năng nêu trên đây và cĩ tính cách bao quát trong tồn cơ quan, xí nghiệp – nghĩa là giám đốc Tài nguyên nhân sự (Human Resource Manager) cĩ chức năng nhiệm vụ nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản trị lƣơng bổng, quan hệ lao động, dịch vụ và quỹ phúc lợi, y tế và an tồn lao động trong tồn cơ quan. 1.2. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SƢ
1.2.1. Hoạch định nhân sự
Hoạch định tài nguyên nhân sự cĩ thể tạo nên hoặc phá vỡ một tổ chức. Hoạch định tài nguyên nhân sự khơng cĩ hiệu quả giống nhƣ một tổ chức cĩ một nhà máy và một văn phịng mà khơng cĩ ngƣời điều hành nĩ một cách cĩ hiệu năng.
Nhờ hoạch định tài nguyên nhân sự mà các cấp chuẩn bị cho mình cĩ một đội ngũ đúng ngƣời, đúng việc, và đúng lúc thoả mãn các mục tiêu của cơ quan cũng nhƣ của cá nhân.
v Định nghĩa
Cĩ nhiều định nghĩa khác nhau về hoạch định tài nguyên nhân sự Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chƣơng trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ cĩ đúng số lƣợng, đúng số ngƣời đƣợc bố trí đúng lúc, đúng nơi, và đúng chổ
Hay nĩi một cách khác, hoạch định tài nguyên nhân sự là một
tiến trình duyệt xét lại một cách cĩ hệ thống những yêu cầu về tài nguyên nhân sự để đảm bảo rằng cơ quan sẽ cĩ đúng số ngƣời cĩ đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu
· Tiến trình hoạch định nhân sự
Trƣớc khi hoạch định tài nguyên nhân sự, nhà quản trị phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lƣợc của tổ chức mình. Dựa theo các kế
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái
5
hoạch chiến lƣợc của tồn cơng ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận mình, và giám đốc (trƣởng phịng nhân sự) sẽ từ đĩ hoạch định chiến lƣợc nhân sự cho tồn cơ quan.
Bƣớc 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Khi dự báo nhà quản trị cần phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau. Theo thực tế suy xét kỹ nhu cầu sản phẩm và dịch vụ của cơng ty là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một cơ quan sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự tính trƣớc tiên. Sau đĩ là khối lƣợng sản phẩm đáp ứng với khối lƣợng doanh thu này và sau cùng là ƣớc tính số lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất. Bên cạnh đĩ, nhà quản trị cịn phải tính đến các yếu tố sau :
o Số ngƣời thay thế dự kiến
o Chất lƣợng và nhân cách nhân viên
o Những quyết định nâng cấp chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ, hoặc
xâm nhập vào những thị trƣờng mới.
o Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và quản trị đƣa đến gia
tăng năng suất
o Nguồn tài chính cĩ sẵn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bƣớc 2 : Đề ra chính sách
Sau khi các chuyên viên phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của cơng ty nhờ vào hệ thống thơng tin, bộ phận nhân sự sẽ đề xuất một số chính sách, thủ tục, và các kế hoạch cụ thể. Giám đốc nhân sự cần phải cân nhắc, tính tốn sao cho phù hợp với ngân sách của cơng ty và trình cho Ban Giám Đốc phê chuẩn.
Bƣớc 3 : Thực hiện các kế hoạch
Sau khi đã cĩ các chính sách và kế hoạch, nhà quản trị sẽ phối hợp với các trƣởng các bộ phận liên quan để thực hiện chƣơng trình và kế hoạch nhân sự theo nhu cầu cụ thể :
Thứ nhất, trong trƣờng hợp khiếm dụng- nghĩa là thiếu nhân viên đúng theo khả năng, nhà quản trị cần phải thực hiện chƣơng trình thuyên chuyển nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ, hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả năng và nhu cầu của cộng ty. Sau khi sắp xếp lại mà cơng ty vẫn thấy nguồn tài nguyên nhân sự khơng đủ theo nhu cầu cơng ty, cơng ty sẽ tiến hành chƣơng trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên.
Thứ hai, trong trƣờng hợp thặng dƣ, nhà quản trị sẽ áp dụng các biện pháp sau đây :
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái
6
o Giảm bớt giờ lao động
o Cho nghỉ hƣu sớm
o Giãn thợ, cho nghỉ tạm thời
Bƣớc 4: Kiểm tra và đánh giá
Trong mỗi giai đoạn, nhà quản trị phải thƣờng xuyên kiểm sốt
xem các kế hoạch và chƣơng trình cĩ phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay khơng. Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm.
Dƣới đây là sơ đồ tiến trình hoạch định tài nguyên nhân sự trong tồn cơng ty
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái
7
1.2.2. Tuyển dụng nhân viên
v Tuyển mộ
Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những ngƣới cĩ khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký hoặc nộp đơn tìm việc làm. Làm tốt đƣợc tiến trình này thì nhà quản trị đã thành cơng một phần.
Tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trƣớc đĩ nhà quản trị cần phải phân tích cơng việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể.
· Tuyển mộ từ nguồn nội bộ
Tuyển mộ nhân viên trong nội bộ cơng ty là cả một thủ tục phức tạp. Đối với các chức vụ quản trị gia cao cấp, thƣờng các cơng ty áp dụng hồ sơ thuyên chuyển. Đối với các chức vụ hoặc cơng việc ở cấp thấp hơn, các cơng ty nƣớc ngồi tại Việt Nam và trên thế giới thƣờng sử dụng phƣơng pháp niêm yết chổ làm hay cơng việc đang cần tuyển ngƣời, đƣợc gọi tắt là niêm yết cơng việc cịn trống (job posting). Bảng niêm yết này đƣợc dán ở chổ cơng cộng để mọi ngƣời đều biết. Thơng qua bảng này nhân viên trong cơng ty cĩ thể biết đƣợc là cơng ty đang cần tuyển ngƣời cho cơng việc và bộ phận nào.
Nhà quản trị khuyến khích mọi ngƣời đủ điều kiện hãy đăng ký tham gia. Lợi điểm của hình thức này là nhân viên nhận thấy đƣợc rằng cơng ty luơn tạo cơ hội để họ đƣợc thăng tiến, và vì thế họ cĩ thể gắn bĩ với cơng ty và làm việc tích cực hơn. Cơng ty đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc. Ngồi ra việc tuyển mộ từ nguồn nội bộ sẽ đỡ tốn kém hơn là tuyển dụng từ nguồn bên ngồi.
· Tuyển mộ từ nguồn bên ngồi