2.3.1 Thực trạng sử dụng lao động của công ty hiện nay
2.3.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Ở công ty Cổ Phần Ánh Dương hằng năm, vào cuối quý tư, ban giám đốc cùng trưởng các phòng ban có cuộc họp dành cho công tác hoạch định nguồn nhân lực cho năm làm việc kế tiếp. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực trong công ty cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và
chính sách kinh doanh chung của công ty . Thông thường thì trưởng các bộ phận sẽ
phối hợp với phòng nhân sự để thực hiện công tác định biên nhân sự các bộ phận và cho toàn công ty . Sau đó dựa vào bảng phân tích công việc hoặc dựa vào bảng định biên nhân sự các bộ phận sẽ tự xác định nhu cầu nhân sự cho bộ phận mình . Nhưng trước hết người phụ trách các bộ phận phải xem xét công việc mới có thể nhân viên cũ có thể kiêm nhiệm được không hay là cần phải tuyển thêm người mới . Nếu xác định yêu cầu công việc cần tuyển thêm người mới thì các bộ phận yêu cầu với phòng nhân sự làm “Đề xuất tuyển dụng nhân viên “ trình lên Tổng giám đốc ký duyệt . Sau khi Tổng giám đốc đồng ý thì phòng nhân sự sẽ ra thông báo tuyển dụng. công việc cụ thể cuả phòng nhân sự là:
Xác định nhu cầu và nguồn tuyển dụng: Đây là công việc của bộ phận tổ chức
nhân sự. Bộ phận này quản lý tình hình nhân sự nói chung của công ty, của từng phòng ban và đơn vị cụ thể.
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng nhân sự, công ty sẽ đề ra các yêu cầu tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng nhân sự. Đó là các yêu cầu về: trình độ chuyên môn, về tay nghề người lao động, về kinh nghiệm, về sức khoẻ…
Ví dụ: Tình hình kinh doanh của công ty hiện nay ngày càng phát triển , trong năm 2011 công ty có dự định nhập khoảng 500 xe để phục vụ nhu cầu đi lại của khách hàng. Việc hoạch định nguồn nhân lực cho công ty như với số lượng 500 xe thì mỗi xe công ty dự định tuyển 02 tài xế, vậy với số luợng khoảng 500 xe thì công ty tuyển ít nhất là 1000 tài xế, bên cạnh đó công ty cần phải tuyển thêm nhân viên kinh doanh , nhân viên phòng vé , nhân viên điều hành, thợ sửa chữa ô tô… để đáp ứng nguồn nhân lực trong công ty nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh đượv thực hiện tốt hơn.
2.3.1.2 Phân tích công việc
Đối với phân tích công việc của công ty là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc của công ty phải do các cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành một cách khoa học. Các cán bộ chuyên trách do ban giám đốc cùng các trưởng phòng và các quản trị viên cấp cơ sở đảm nhận. Các nhà quản trị cấp cao có trình độ, năng lực và có đầu óc tổng hợp; các nhà quản trị cấp cơ sở có kinh nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của công ty. Xây dựng cán bộ chuyên trách kết hợp hai yếu tố trên sẽ giúp cho công tác phân tích công việc hiệu quả hơn, tránh được tình trạng nghiên cứu phân tích công việc chỉ là những nhìn nhận khách quan bê- Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc tuyển dụng nhân sự đạt kết quả cao nhất.
- Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc. - Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc. Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc.
- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc ngoài và những ý kiến chủ quan của người phân tích.
Ví dụ: Đối với nhân viên lái xe Taxi Vinasun: Điều kiện là đủ 21 tuổi trở lên, có bằng lái xe B2 , sức khoẻ tốt , lý lịch rõ ràng. Được hưởng các chế dộ ưu đãi tiền ký quỹ thấp, chính thức và chính sách theo luật lao động.
Đối với nhân viên tổng đài : Giọng nói rõ ràng, kỹ năng giao tiếp tốt và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Đối với nhân viên điều hành diểm tiếp thị: Tốt nghiệp 12/12 , tiếng Anh giao tiếp, nhân dáng thuyết phục, có kỹ năng giao tiếp tốt và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Kế toán viên tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên nghành kế toán, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm.
2.3.1.3 Tuyển dụng nhân sự
Cơ cấu nhân sự:
Tổng số cán bộ, nhân viên công ty đến 31/12/2010 là 8.517 người, trong đó:
Bảng 2.7 :Cơ cấu nhân sự của công ty 2010 (Nguồn : bộ phận nhân sự Vinasun)
CHỈ TIÊU Số lƣợng Ngƣời Tỷ trọng % Phân theo trình độ học vấn 1. Trên đại học 2. Đại học 3. Trung cấp, cao đẳng 4. Trung học – Phổ thông Tổng cộng 2 113 151 8.251 8.517 0,023 1,327 1,774 96,876 100 Phân theo phân công lao động
1. Gián tiếp
2. Trực tiếp điều hành và hỗ trợ kinh doanh
3. Trực tiếp kinh doanh
Tổng cộng 495 1.410 6.612 8.517 5,81 16,55 77,64 100
Trực tiếp kinh doanh: 6.612 (Trong đó có 942 Tài xế dự bị).
Trực tiếp điều hành và hỗ trợ kinh doanh: 1.410 người (Bao gồm: Tổng
đài – Điều hành Tiếp thị – Điều hành xe – Các chi nhánh và các xưởng sữa chữa).
Bộ phận gián tiếp: 495 người.
- Thu nhập bình quân năm 2010: 3,2 triệu đồng /người/tháng.
- Toàn công ty có 4.322 người phải nộp thuế thu nhập cá nhân trong đó 4.102 người là nhân viên trực tiếp.
Tuyển dụng nhân sự
Hiện nay công ty Cổ Phần Ánh Dương tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân sự bên trong và bên ngoài của công ty.
. Nguồn tuyển dụng bên trong của công ty
Công ty cổ phần Ánh Dương là một công ty lớn do đó nguồn nhân sự nội bộ là rất lớn . Hầu hết các vị trí quản lý trong công ty như Ban giám đốc , kế toán , điều hành , nhân sự … đều được điều động , thuyên chuyển từ công ty mẹ hoặc các công ty thành viên của Vinasun tới. Những vị trí này thường ít khi tuyển nhân viên mới . Còn đối với các vị trí khác như nhân viên bán vé, tổng đài , lái xe , kỹ thuật thì công ty cũng ưu tiên cho những nhân viên cũ trong công ty có nhu cầu chuyển đổi từ vị trí này sang vị trí khác , hoặc nhân viên từ các công ty Vinasun chuyển qua.
Trong những năm vừa qua công ty đã áp dụng nguyên lý tuyển dụng “Chỉ dùng các biện pháp quảng cáo tuyển dụng nhân viên bên ngoài và quan hệ tiếp xúc với các ứng cử viên bên ngoài sau khi đã kiểm tra toàn bộ khả năng của các ứng viên trong nội bộ xem có phù hợp với vị trí còn trống hay không? Nghĩa là công ty luôn có chính sách ưu tiên tuyển dụng từ nguồn nội bộ trong công ty. Để thực hiện chính sách này công ty luôn có bảng theo dõi kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên trong quá trình làm việc. Cũng nhờ hệ thống thông tin và hồ sơ nhân viên các cấp lãnh đạo trong công ty cũng dễ dàng thăng chức cho một số người một cách khách quan. Cũng nhờ hệ thống thông tin và hồ sơ nhân viên các nhà quản trị trong công ty rất dễ dàng trong việc thuyên chuyển nhân viên. Trong việc thăng chức công ty quan tâm chủ yếu tới tài năng và thành tích của nhân viên. Điều này sẽ khuyến khích mọi người kể cả những người trẻ tuổi mà có thực tài. Bên cạnh đó nhờ có hệ thống hồ sơ một cách khoa học nhà quản trị cũng áp dụng biện pháp giáng chức đối với các trường hợp như lười, thiếu khả năng, không chịu học hỏi...
Nguồn tuyển dụng bên trong cũng phát huy tác dụng trong trường hợp công ty đang cần tìm gấp một người vào một vị trí nào đó mà không có thời gian thì công ty sẽ dán thông báo trong nội bộ để tuyển người.
Như vậy công ty luôn tạo cho người lao động cơ hội để được thăng tiến, do đó họ sẽ gắn bó với công ty hơn. Công ty cũng đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc nên kết quả thu được khá chính xác. Việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ đã giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí cho công tác tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty
Phần lớn công ty Taxi Vinasun tuyển dụng từ nguồn nội bộ công ty tuy nhiên một số vị trí như lái xe , bán vé do nhu cầu thường xuyên tuyển dụng hoặc một số vị trí nội bộ nhân viên không đáp ứng được những tiêu chuẩn và yêu cầu chức danh công việc thì lúc đó công ty sẽ tuyển dụng từ các nguồn từ bên ngoài dưới các hình thức như : thông qua sự giới thiệu bảo lãnh của nhân viên công ty , hoặc các ứng viên tự tìm đến nộp hồ sơ , hoặc thông báo tuyển dụng qua báo chí.
Khi tuyển dụng nguồn bên ngoài thì trước hết công ty có sự ưu tiên đối với con em trong ngành, sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty, đây là nguồn tuyển dụng hiện được công ty rất quan tâm. Những người lao động có năng lực là con em, người quen của cán bộ công nhân viên trong công ty có đầy đủ các tiêu chuẩn của công việc được giới thiệu và tham gia tuyển. Nguồn này có ưu điểm là người lao động có thể hoà nhập ngay vào công việc của công ty, có ý thức tự vươn lên. Công ty thường tuyển dụng theo nguồn này vì vừa tiết kiệm được chi phí, rút ngắn được thời gian hội nhập với môi trường làm việc của công ty qua người thân của họ.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty cũng có thể là các ứng cử viên nộp đơn tự nguyện. Khi có nhu cầu tuyển dụng công ty tiến hành công bố tuyển dụng như thông báo trên trang web: timviecnhanh.com, vieclam.com..hay trên web của công ty thông qua mục tuyển dụng hoặc tuyển dụng trên báo tuổi trẻ , các trung tâm giới thiệu việc làm, đơn vị cung ứng lao động...
Bảng 2.8 Nguồn tuyển dụng nhân sự bên trong và bên ngoài cuả công ty Taxi Vinasun (Nguồn: Phòng hành chánh-nhân sự Vinasun)
Nguồn tuyển dụng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1. Bên trong 7 11 13
2. Bên ngoài 538 672 781
Nhận xét: Qua BảBảnngg 22..88 ta thấy trong những năm gần đây nguồn tuyển dụng của công ty chủ yếu là nguồn bên ngoài còn thuyên chuyển trong nội bộ chiếm tỷ trọng nhỏ hơn trong tổng số lao động được tuyển: Năm 2008 trong số 543 người được tuyển mới có 7 người từ nguồn nội bộ. Năm 2009 số người tuyển từ nguồn nội bộ là 11 người tăng 4 người so với năm 2008 Năm 2010tăng thêm 2 người so với năm 2009. Như vậy, trong thời gian qua công ty luôn khuyến khích mọi người có đủ điều kiện tham gia tuyển dụng, luôn tạo điều kiện cho người lao động được thể hiện hết khả năng của mình.
Đánh giá lựa chọn
Sau khi đăng tin tuyển dụng thì bộ phận tiếp tân sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ ứng viên. Sau đó Ban Giám Đốc sẽ tiến hành tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên sau khi đã thu thập được, và tiến hành so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo quy định của công ty thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe và bảng thông tin ứng viên kèm theo khi ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển. Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng hành chánh - nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn các ứng viên thông qua hồ sơ. Sau đó phòng hành chánh - nhân sự sẽ lên kế hoạch cụ thể về thời gian và địa điểm phỏng vấn thông báo đến cho từng ứng viên đạt yêu cầu.
. Phỏng vấn ứng viên
Phòng hành chánh – nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Thông thường trong trường hợp công ty cần tuyển dụng lao động trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành. Đối với nhân viên lái xe thì kiểm tra theo 02 hình thức sa hình và đường trường
Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu, bởi tính chất của các công việc này không những đòi hỏi người lao động có những yêu cầu khác như tư cách cá nhân, khả năng giao tiếp…
Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng. Ban giám đốc công ty (nếu cần). Trưởng phòng hành chánh - nhân sự
Cán bộ phỏng vấn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên cụ thể nhằm kiểm tra kỹ hơn các ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn của công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin và được coi trọng và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Công ty cũng tạo điệu kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thông qua quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty
Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin trong cuộc họp, và đưa ra ý kiến đánh giá thống nhất. Kết thúc quá trình này cán bộ phòng tổ chức cán bộ sẽ trình các kết quả đánh giá về ứng cử viên lên Giám Đốc.
Sau khi phỏng xong thì các ứng viên viết một bài cảm nghĩ về buổi phỏng vấn, sau đó gửi bài cảm nhận đó cho Ban Giám Đốc.
. Quyết định tuyển dụng
Dựa vào kết quả đánh giá ứng cử viên mà phòng hành chánh – nhân sự đã trình lên, Giám Đốc sẽ đưa ra quyết định nhận hay không nhận ứng cử viên vào làm việc tạo công ty. Sau khi các ứng viên đạt yêu cầu đã được Ban Giám Đốc phê duyệt, thì cán bộ tuyển dụng sẽ tiến hành:
Thông báo cho những ứng viên đạt yêu cầu và thời gian đển tiến hành nhận việc. Bên cạnh đó gửi mail cảm ơn đến cho những ứng viên không đạt yêu cầu bày tỏ sự thiện chí đến sự quan tâm của ứng viên với công ty.
Hƣớng dẫn hội nhập
Trƣớc khi nhân viên mới đến
- Thông báo cho những người có liên quan Thông báo Giám đốc nhân sự về nhân sự mới
Thông báo về thời gian nhận việc của nhân viên mới và các thông tin có liên quan cho phòng hành chính, tiếp tân, bảo vệ và các phòng ban có liên quan trước ít nhất 3 ngày để chuẩn bị tốt cho ngày đầu tiên nhân viên mới đến làm việc.
- Thu xếp nơi làm việc của nhân viên mới.
- Lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới (giới thiệu công ty, nội quy lao động, an toàn lao động…). Đặt biệt, chú trọng đến các vấn đề về bảo mật thông tin: lương, bí mật công nghệ, chiến lược kinh doanh…
Ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm
Ứng viên được thông báo trúng tuyển chứ chưa được thực sự được tuyển, ứng cử viên còn phải qua một giai đoạn thử thách nữa đó là thử việc. Phòng hành chánh –