2.2.2.1 Tình hình quản lý nhân sự tại cơng ty a.Cơ cấu giới tính
Thống kê giới tính của cơng nhân viên trong cơng ty:
Năm 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Tổng số 215 222 232 225 236 248 278 Nam 150 161 170 165 176 188 216 % Nam 69.7% 72.5% 73.27% 73.3% 74.5% 75.8% 77.7% Nữ 65 61 62 60 60 60 62 % Nữ 30,3% 27.5% 26.72% 26.7% 25.5% 24.2% 22.3%
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 30 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
Nhận xét: Qua bảng ta thấy tỷ lệ nam chiếm khá cao trên 70 %. Vì yếu tố cơng việc mang tính chất nặng nhọc, tiếp xúc với mơi trường hĩa chất nên địi hỏi cần lực lượng lao động nam là chủ yếu. lực lượng lao động nữ chỉ tuyển trong các khâu hành chính. Đây cũng là lợi điểm của cơng ty trong quản lý nhân sự.
b. Cơ cấu theo độ tuổi
Theo độ tuổi Số lượng CNV (n) Tỷ lệ phần trăm ( %) Giá trị trung tâm (i) Tích Nxi Giá trị trung bình Từ 18-25 64 23 21.5 85.5 X7488.6 278 26- 30 95 34 28 2660 31-35 43 15 33 1419 36-40 32 12 38 1216 41-45 19 7 43 817 46-50 12 4 48 576 50-60 13 5 55 715 Tổng cộng 278 100 7488.6
S SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 31 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg 18-25 23% 26-30 34% 31-35 15% 36-40 12% 41-45 7% 46-50 4% 50-60 5% Độtuổi
Nhận xét: với độ tuổi bình quân của cơng nhân viên trong cơng ty là 26.93 tuổi, với độ tuổi trẻ trung năng động, cĩ khả năng tiếp thu nhanh, do đĩ nĩ cĩ tầm quan trọng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như quá trình phát triển, hình thành của cơng ty.
Số cơng nhân viên ở độ tuổi dưới 35 chiếm chiếm khoảng 73 % số cơng nhân viên của cơng ty đã tạo được bầu khơng khí hăng say, nhiệt huyết, thân thiện giữa các cơng nhân viên tạo điều kiện trao đổi học hỏi và giúp nhau trong cơng việc chuyên mơn. Đây là lực lượng cơng nhân viên kế thừa và cĩ hướng phát triển tốt trong tương lai, cơng ty cần cĩ các chính sách đào tạo, huấn luyện, thăng tiến, phù hợp, giúp cho lực lượng cơng nhân viên tích cực phấn đấu , xây dựng cơng ty mỗi ngày thăng tiến hơn.
c. Trình độ văn hĩa chuyên mơn của cơng nhân viên trong cơng ty
Trình độ học vấn Số lượng cơng nhân viên Tỷ lệ phần trăm
Dưới lớp 12 65 23.6 12/12 52 18.8 Trung cấp 59 21.4 Cao đẳng 30 10.9 Đại học 69 25 Thạc sĩ 1 0.4
S SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 32 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg dưới 12, 65 12/12, 52 Trung cấp, 59 Cao đẳng, 30 đại học, 69 thạc sĩ, 1
Nhận xét: Trình độ học vấn của cơng nhân viên của cơng ty ở mức độ trung bình, số lượng cơng nhân viên lớp 12 trở xuống chiếm 42.4 %, trình độ đại học và cao đẳng chiếm khoảng 35.9%, điều này làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác quản lý và tiến trình tiếp thu khoa học cơng nghệ kỹ thuật.Tuy nhiên, lực lượng cơng nhân viên trong cơng ty rất chăm chỉ, cần cù, chấp hành nội quy, kỷ luật tốt. đây là lợi thế tốt trong cơng tác quản trị.
c. Tình hình thâm niên cơng tác của cơng nhân viên trong cơng ty:
Thâm niên cơng tác Số lượng nhân viên Tỷ lệ phần trăm
Dưới 1 năm 30 11% Từ 1- 2 năm 20 7% Từ 2-3 năm 48 17% Từ 3 – 4 năm 50 18% Từ 4- 5 năm 70 25% Trên 5 năm 60 22% Tổng cộng 278 100%
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 33 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
Nhận xét: số nhân viên cĩ thâm niên từ 4 – 5 năm và trên 5 năm chiếm tỷ lệ cao đến 47%. Điều này chứng tỏ sự ổn định về mặt nhân sự của cơng ty rất tốt, cơng tác quản trị của các cấp rất tốt đã tọa sự tin tưởng của cơng nhân viên, đồng thời tạo gắn bĩ lâu dài của cơng nhân viên.
d. Cơ cấu nhân viên theo loại hợp đồng
Năm Tổng số lao động Hợp đồng lao động dưới 1 năm Hợp đồng lao động từ 1-3 năm Hợp đồng lao động khơng xác định thời hạn
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
2008 236 36 15.25 90 38.1 110 46.6 2009 248 30 12.1 92 37.1 126 50.8 2010 278 39 14 99 35.6 132 47.4
Bảng 2.6: Báo cáo tình hình nhân sự của cơng ty TESC
Dưới 1 năm 11%
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 34 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
Nhận xét: Loại hợp đồng lao động dưới 1 năm: Áp dụng cho những nhân viên đã qua thời gian thử việc 2 tháng và cĩ thể nĩi là vẫn cịn đang trong thời gian thử thách, loại hình hợp đồng này đối với cơng nhân và cả cơng ty thì giữa họ cĩ thể chấm dứt hợp đồng một cách nhanh chĩng nếu cảm thấy khơng phù hợp với tính chất cơng việc. Nếu qua 1 năm cơng tác mà nhân viên đã cĩ sự tiến bộ và trưởng thành trong cơng việc thì sẽ qua loại hình hợp đồng thứ 2 là hợp đồng lao động từ 1-3 năm.
Loại hình hợp đồng 1 – 3 năm: Áp dụng cho những nhân viên đã qua 1 năm thử thách, và họ đã gần như được cơng ty thừa nhận sự cơng hiến và là người cơng ty cĩ thể sử dụng lâu dài. Đối với loại hợp đồng này đã tạo được tâm lý ổn đinh cho nhân viên để họ cĩ thể tiếp tục phấn đấu,
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 35 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
Loại hợp đồng khơng xác định: tạo tâm lý ổn định cho cơng nhân viên về cơng việc, thu nhập khiến họ an tâm làm việc. Tuy nhiên, về phía cơng ty gặp khơng ít những khĩ khăn trong vấn đề sa thải những nhân viên vơ tổ chức, vơ kỷ luật, đồng thời cũng tạo tâm lý chai lỳ khi họ đã cĩ thâm niên, tránh né cơng việc, thiếu tinh thần trách nhiệm vì họ mong muốn tránh những rủi ro cĩ thể xảy ra trong quá trình làm việc.
Vấn đề mấu chốt là nhà quản trị nhân sự cần phải điều phối tỷ lệ lao động giữa các loại hình sử dụng lao động trên cho phù hợp giữa chi phí cơng ty và hiệu quả cơng việc sao cho mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất cho cơng ty.
Qua các biểu đồ trên, chúng ta cĩ thể ghi nhận rằng TESC đã duy trì một tỷ lệ tương đối giữa ba loại hợp đồng sử dụng lao động như sau:
Loại 1 : Loại 2 : Loại 3 = 50 : 35 : 15
Để đánh giá sâu hơn về vấn đề này thì chúng ta cần phải phân tích rộng hơn về chi phí doanh nghiệp và kết quả kinh doanh.Tuy nhiên, mặc dù chưa cĩ một chứng cứ khoa học nào nĩi vấn đề này và cĩ thể tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp khác nhau, nhưng tại TESC thì qua các năm vừa qua, tỷ lệ sử dụng lao động này đã giúp cơng ty hoạt động hiệu quả.
e.Tình hình biến động lao động lao động bình quân từ năm 2003 đến năm 2010
Năm 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Tổng số 200 215 222 232 225 236 248 278
Số tăng giảm 15 07 10 -3 11 12 30 % tăng giảm 7% 3.15% 4.3% -1.3% 4.66% 4.84% 17.98%
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 36 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
215 222 232 225 236 248
278
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 tổng số nhân viên qua các năm
Qua bảng thống kê cho thấy cơng ty đã cĩ chính sách tuyển dụng rất tốt, từ ngày bắt đầu hoạt động cho đến năm 2004 tăng 7%, do cần bổ sung lực lượng để đáp ứng hoạt động của cơng ty. Những năm cịn lại cơng ty đã ổn định lực lượng lao động do đĩ, mức độ tăng giảm khơng đáng kể so với sự phát triển và đột biến từ thị trường lao động , năm 2007 số lượng cơng nhân giảm vì lý do cá nhân. Đến năm 2010 ta thấy số lượng nhân viên tăng đáng kể là do cơng ty mở thêm chi nhánh xe đã qua sử dụng nên tuyển với số lượng lớn. Điều này chứng tỏ cơng ty ngày càng phát triển và các cơng tác hoạch định nguồn nhân lực cũng như chính sách thu hút nguồn nhân lực, điều kiện làm việc, chăm lo đời sống cơng nhân viên của cơng ty rất tốt giúp cho đội ngũ cơng nhân viên gắn bĩ với cơng ty thời gian lâu dài.
2.2.2.2 Phân tích cơng việc
Cơng ty luơn thực hiện tốt tiêu chí hiệu quả trong mọi hoạt động của mình, do đĩ Ban giám đốc đã tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong cơng ty, tuyển dụng đúng người, đúng việc và đánh giá đúng năng lực trình độ của cơng nhân viên. Để thực hiện vai trị cố vấn và tham mưu cho Ban giám đốc, phịng nhân sự đã soạn thảo bản mơ tả cơng việc cho các bộ phận trong cơng ty chuẩn bị cơng
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 37 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
tác tuyển dụng, tùy theo từng phịng ban và chức vụ mà bản mơ tả cơng việc khác nhau. Sau đây là bản mơ tả cơng việc của nhân viên kinh doanh.
MƠ TẢ CƠNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH
I/ Thơng tin chung
Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận
Quản lý trực tiếp
II/ Mục đích cơng việc
Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng của cơng ty.
III/ Nhiệm vụ cụ thể
1. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện cĩ, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những
những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện cĩ hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.
2. Lập kế hoạch cơng tác tuần, tháng trình trưởng phịng bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.
3. Hiểu rõ và thuộc tính năng, kỹ thuật, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
4. Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thơng tin, quy trình nhận và giải quyết thơng tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 38 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
5. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận tồn bộ các thơng tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhĩm kinh doanh.
6. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho phĩ giám đốc bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng.Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng và những giấy tờ liên quan, một bản chính cho phịng kế tốn giữ, và 1 bản cho phịng marketing giữ.
7. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hố đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao. 8. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng…
9. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng,hỗ trợ phịng kế tốn đốc thúc cơng nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh tốn xong.
10. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
11. Cập nhật kiến thức cơng việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.
12. Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phĩ. 13. Chăm sĩc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.
IV/ Tiêu chuẩn
1. Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketting.
2. Sử dụng thành thạo vi tính văn phịng, các phần mềm liên quan đến cơng việc,làm việc độc lập.
3. Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén. 4. Thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp. 5. Chịu được áp lực cơng việc.
Nhận xét: TESC đã xây dựng được bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc của bộ phận kinh doanh nĩi riêng và các phịng ban khác nĩi chung một cách
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 39 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
khá rõ ràng, điều này đã giúp cho cơng ty tuyển được những ứng viên phù hợp với đặc tính của cơng việc. Từ đĩ, TESC sẽ cĩ được một nguồn nhân lực đủ năng lực,trí tuệ và nhiệt huyết phục vụ cho quá trình phát triển lớn mạnh của cơng ty. Tuy nhiên, một số vị trí được tuyển dụng chưa được phù hợp với nhiệm vụ được giao do sự tuyển dụng khơng theo quy trình mà là do người quen giới thiệu.
2.2.2.3 Tuyển dụng và bố trí nhân sự
Cơng ty TESC cĩ các cách tuyển dụng:
Cách 1: Thơng qua các hồ sơ tự giới thiệu hoặc các trung tâm giới thiệu việc làm. Qua hình thức này, cơng ty cĩ quyền tuyển chọn trực tiếp, tuyển chọn đúng theo yêu cầu cơng việc, cĩ trình độ năng lực phù hợp để bố trí đúng người, đúng việc tránh được sự dư thừa, lãng phí lao động. Cách này thường được cơng ty sử dụng khi cĩ nhu cầu tuyển nhân viên cho các phịng ban.
Cách 2: Thơng qua hình thức giới thiệu của cán bộ cơng nhân viên cơng ty hoặc những quen biết cĩ uy tín. Cách này thường được cơng ty áp dụng để tuyển các vị trí trưởng phịng.
S
SVVTTHH::NNgguuyyễễnnTThhịịKKhháánnhhLLiinnhh 40 GGVVHHDD::TThhss..LLêêTThhịịNNggọọccHHằằnngg
Quy trình tuyển dụng của cơng ty được thực hiện theo sơ đồ sau: