III. LỌC DỮ LIỆU.
a. Tạo outline bằng tay:
Có thể tạo outline tự động hoặc bằng tay. Bạn cần tạo Outline bằng tay nếu dữ liệu được tổ chức theo cách mà Excel không thể thiếu được. Nhìn chung bạn nên tổ chức bảng tính sao cho các hàng tổng hợp nằm dưới các hàng chi tiết và các cột tổng hợp nằm bên phải của cột chi tiết. Bạn có thể áp dụng định dạng đậm hay nghiêng cho các hàng tổng hợp để nhấn mạnh, dù điều này không bắt buộc cho tính năng Outline.
1. Chọn các ô trong các hàng, hay cột mà bạn định Outline. Chọn đến nhưng không bao gồm ô chứa công thức tổng hợp. Nếu các hàng hay cột chỉ chứa dữ liệu cần Outline, bạn có thể chọn cả các hàng hay cột cần nhóm.
2. Để nhóm các mục theo một cấp, nhấp chuột gọi Data menu →
Group and Outline → Group. Cửa sổ Group xuất hiện.
3. Trong cửa sổ Group, chọn Rows hay Columns, tuỳ theo mục đích của bạn; sau đó nhấn OK.
4. Lặp lại các bước 1 cho đến bước 3 cho mỗi phân đoạn bạn định Outline.
Chú ý :
+ Nếu bạn chọn cả hàng hay cột trong bước 1, bạn sẽ không thấy cửa sổ Group. Excel nhóm dữ liệu theo hàng nếu bạn chọn các hàng theo cột nếu bạn chọn các cột.
+ Nếu bạn mắc lỗi hoặc bạn muốn huỷ thao tác nhóm, bạn có thể dùng lệnh Ungroup. Chọn nhóm bạn muốn huỷ nhóm. Sau đó gọi Data →Group and Outline→ Ungroup. Chọn Rows hay Columns sau đó chọn OK.
ẩn hiện các cấp.
- Bạn sử dụng các ký hiệu outline để chọn để chọn cấp hiển thị. Sau khi bạn tạo outline tự động xuất hiện trên vùng xám bên trái tiêu đề hàng.
1. Nếu không thấy ký hiệu Outline, nhấn Ctrl + 8. Tổ hợp phím này bật qua lại giữa ẩn và hiện các ký hiệu Outline.
2. Hiện hay ẩn các cấp chi tiết cho hàng hay cột như sau: + Mở một hàng hay cột cụ thể bằng cách nhấn lên ký hiệu "+".
+ Mở toàn bộ một cấp bằng cách nhấn vào nút số của cấp đó. Các nút chỉ số cấp xuất hiện trên đỉnh vùng xám. Để hiện tất cả các cấp, nhấn lên nút số của cấp cao nhất.
+ Gập một hàng hay cột cụ thể bằng cách nhấn lên kí hiệu "-".
+ Gập lại một cấp bằng cách nhấn lên nút số tương ứng của cấp đó, để gập tất cả các cấp, nhấn lên nút số cấp thấp nhất.
Outline tự động
Bạn có thể để Excel tự động tạo outline thay vì tự tạo. Tạo Outline tự động hữu ích khi trước đó bạn chưa tạo Outline và bảng của bạn chọn có cấu trúc nhất quán.
1. Nêú bạn muốn tạo Outline cho một phần của bảng tính, chọn vùng cần outline. Nếu bạn muốn outline cả bảng chọn một ô duy nhất.
2. Chọn Data menu → Group and outline → Auto Outline.
Nếu Excel xác định được hàng, cột tổng hợp nó sẽ tạo ra outline. Nếu không tạo được nó hiển thị cảnh báo.
Định dạng cho Outlines
1. Nếu muốn định dạng cho một Outline hiện có, hãy chọn các ô cần áp dụng outline. Nếu không hãy bắt đầu với bước 2.
2. Chọn Data menu → Group and outline → Settings.
3. Để định dạng một Outline đã có, chọn Apply Styles. Nếu không, chọn Automatic Style và nhấn OK.