- Trong Excel một khái niệm quan trọng để làm việc với các ô dữ liệu đó là địa chỉ. Mỗi ô trong Excel được coi là một địa chỉ, căn cứ vào địa chỉ ta có thể tính toán và tổng hợp dữ liệu, sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả và dễ dàng.
- Nếu ô chứa công thức tham chiếu đến các ô khác, mỗi cách mang lại một kết quả khác nhau và có thể được sử dụng khác nhau trong Excel, vì vậy hiểu được sự khác biệt này là rất quan trọng.
Các loại địa chỉ trong Excel: địa chỉ tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp.
* Địa chỉ tương đối : là địa chỉ khi sao chép công thức, các địa chỉ trong công thức này sẽ bị thay đổi theo hàng hoặc cột tương ứng. Thường Excel sử dụng địa chỉ tương đối, nghĩa là, địa chỉ ô trong công thức tự thay đổi
phù hợp khi bạn sao chép công thức đến nơi khác. Ví dụ nếu trong ô B10 chứa công thức =SUM(B3:B9), và bạn sao chép công thức từ ô B10 sang ô C10, công thức mới trong ô C10 tự động chỉnh thành =SUM(C3:C9).
* Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ khi sao chép công thức, các địa chỉ trong công thức sẽ không bị thay đổi theo hàng và cột tương ứng. Tức là : Để địa chỉ ô trong một công thức không thay đổi khi bạn sao chép công thức đi nơi khác. Một địa chỉ trở thành tuyệt đối khi có thêm dấu đô la ($) phía trước cột và hàng. Ví dụ khi bạn muốn tăng lương cho tất cả các cán bộ công nhân viên lên 100.000 bạn chỉ cần nhập nó vào một ô nào đó trong bảng tính (ví dụ ô F7) khi đó bạn sử dụng $F$7 để tham chiếu đến giá trị tăng lưong này trong công thức ở ô đầu tiên của vùng lương, sau đó sao chép công thức đến các ô còn lại.
* Địa chỉ hỗn hợp: Nếu bạn chỉ muốn hàng hay cột cố định khi bạn sao chép công thức, sử dụng địa chỉ hỗn hợp. Ví dụ : địa chỉ $C3 làm cột
không thay đổi khi sao chép công thức, nhưng hàng lại thay đổi. Ngược lại nếu bạn dùng C$3 thì hàng cố định, còn cột thay đổi khi sao chép.
Các bước tiến hành nhập hàm hoặc công thức: 1. Đưa con trỏ đến ô cần nhập công thức.
2. Để nhập một địa chỉ tuyệt đối hay hỗn hợp trong công thức, nhập dấu (=) để bắt đầu công thức nhập hay nháy lên ô cần tham chiếu.
3. Nhấn F4 cho đến khi có được địa chỉ mong muốn, sau đó nhập các toán tử, ví dụ cộng (+) .
4. Tiếp tục nhập các gía trị hay ô khác.