* Cơ sở lý luận: Với vai trò trung gian cung cấp hàng hóa, công ty xuất khẩu thể hiện rõ vai trò của mình tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp và vận chuyển lên tàu cho nhà nhập khẩu. Quá trình này diễn ra hoàn toàn trên cảng nên việc tiếp nhận và vận chuyển phải được sự giám sát chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng. Có được như vậy mới bảo đảm việc tiếp nhận và chuyển giao hàng nhanh chóng. Các cán bộ thu nhận phải có trách nhiệm thanh kiểm tra café theo đúng hợp đồng đã kí kết để bảo đảm cho quá trình xuất khẩu và giữ uy tín với các nhà nhập khẩu. Việc tiếp nhận hàng hóa diễn ra tại cảng rồi sẽ được vận chuyển lên tàu sau đó. Do nhiều yếu tố khách quan, hàng hóa thường phải lưu trên cảng trong nhưng thời nhất định nên việc giám sát hàng hóa cũng như quá trình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu tại cảng là điều quan trọng phải được xem xét
* Nội dung biện pháp:
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa chuyên nghiệp
Thực trạng quá trình xuất khẩu tại cảng đã ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của các hợp đồng xuất khẩu café và nguyên nhân chính xuất phát từ việc chưa tạo dựng được guồng máy làm việc với các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa chuyên nghiệp. Tất cả nhân viên làm viêc tại cảng vẫn dựa trên thói quen và kinh nghiệm mà chưa có một quy trình nghiệp vụ cụ thể. Vì vậy, việc xây dựng quy trình nghiệp vụ xuất khẩu chuyên nghiệp sẽ là cơ sở thực hiện và đánh giá hiệu quả hoạt động của các nghiệp vụ xuất khẩu tại cảng. Quy trình cần cụ thể hóa từ khi tiếp nhận café tại cảng cho đến khi café đã lên tàu.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ nhà cung ứng: Nhiệm vụ của cán bộ nghiệp vụ cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng bán hàng, Giấy kiểm định chất lượng sản phẩm, bản kê chi tiết hàng hóa, hóa đơn thương mại, vận tải đơn.
Bước 2: Thanh kiểm tra hàng hóa: Đây là nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi cán bộ có năng lực thật sự. Việc kiểm tra phải đáp ứng các tiêu chí: số lượng và chất lượng. Tuy đã có giấy kiểm định cafe nhưng công việc kiểm tra giám định xác xuất cần được thực hiện để kiểm tra được chính xác nguồn hàng. Không thể sử dụng những biện pháp kiểm tra trực quan, Công ty sẽ phải liên kết với những công ty chuyên kiểm định chất lượng để đảm trách công việc chuyên môn này. Nhiệm vụ của các cán bộ phải giám sát toàn bộ quá trình kiểm định sản phẩm bao gồm kiểm tra giám sát việc kiểm định của nhân viên và kiểm tra lại kết quả ( độ ẩm cho phép, quy cách đóng gói…) để bảo đảm tính khách quan và đồng thời kiểm soát chặt chẽ khối lượng hàng hóa.
Bước 3: Làm thủ tục thông quan: Làm hồ sơ hải quan luôn được coi là công đoạn phức tạp. Vì vậy, cần cố gắng chuẩn bị kĩ hồ sơ để tránh đi lại nhiều lần bao gồm :
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao (đối với hàng hóa xuất nhập khẩu biên giới thì không phải nộp)
- Hoá đơn thương mại: 01 bản chính, 01 bản sao - Vận tải đơn : 1 bản sao
Chứng từ nộp thêm:
- Bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng đóng gói không đồng nhất): 1 bản chính, 1 bản sao
- Tờ khai trị giá hàng xuất - nhập (đối với đối tượng thuộc diện khai tờ khai trị giá): 2 bản chính
- Giấy phép xuất - nhập khẩu (đối với hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện): 1 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế suất ưu đã đặc biệt: 01 bản gốc và 1 bản sao thứ ba
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc Thông báo miễn kiểm tra chất lượng (nếu hàng thuộc danh mục phải kiểm tra nhà nước về chất lượng): 01 bản chính
- Hạn ngạch xuất- nhập khẩu (đối với hàng hóa được áp dụng thuế suất trong hạn ngạch thuế quan): 01 bản chính.
- Chứng thư giám định (nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định): 01 bản chính.
Bước 4: Vận chuyển hàng hóa lên tàu: Thông thường bên nhập khẩu sẽ chỉ định tàu nên nhiệm vụ của công ty chỉ dừng lại ở việc vận chuyển bốc dỡ café lên tàu. Những cán bộ tại đây không thể đảm trách công việc này mà phải thiết lập một mối quan hệ chặt chẽ, kí hợp đồng trước đó đối với các dịch vụ vận chuyển tại cảng. Việc kí hợp đồng sẽ được công ty kí từ trước để áp dụng cho việc xuất nhập khẩu cả năm. Công ty sẽ kí hợp đồng với công ty TNHH vận tải hàng hóa tại Cảng Sài Gòn để chuyên vận chuyển hàng từ cảng lên đến bến tàu. Việc kí hợp đồng cung cấp dịch vụ 1 năm và phải đảm bảo các yếu tố như:
+ Unimex sẽ thông báo trước cho công ty số lượng và thời gian vận chuyển trước 3 ngày để bố trí sắp xếp nhân viên nhưng phải tuyệt đối đảm bảo cung cấp dịch vụ đã cam kết
+ Thời gian vận chuyển : 30 phút sau khi có yêu cầu bốc dỡ hàng hóa. Số lượng nhân viên bốc dỡ do công ty quy định nhưng phải đảm bảo yếu tố thời gian như đã quy định
+ Sau khi nhân viên bàn giao lô hàng, công ty vận chuyển phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về số lượng và chất lượng của mặt hàng đó
Việc kí kết với công ty vận chuyển sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro và biến động khi không thuê được người bốc dỡ hàng. Nhiệm vụ của nhân viên làm việc tại Cảng là bàn giao hàng hóa cho công ty vận chuyển, giám sát quá trình vận chuyển và tiếp nhận lại hàng hó khi đã lên tàu.
Bước 5: Làm việc với chủ tàu và hoàn tất bộ chứng từ để gửi sang cho bên nhập khẩu. Khi làm việc với chủ tàu, trước hết cần bàn giao đúng số lượng. Yêu cầu chủ tàu tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa kí biên bản tiếp nhận đồng thời bàn giao 1 bộ chứng từ gồm có : Giấy kê khai hàng hóa, giấy phép xuất nhập khẩu, Giấy xác nhận xuất xứ, giấy kiểm định chất lượng để chủ tàu vận chuyển hàng hóa được thuận tiện..
Với việc chuẩn hóa các bước trong quá trình xuất khẩu này không chỉ giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn mà nó còn giúp cho công tác kiểm tra đánh giá kết quả chính xác, nhanh chóng. Trước đây, quy trình làm việc chưa được xây dựng, tất cả do sự chủ động của từng nhân viên khiến việc đo lường hiệu quả rất khó khăn và thiếu tính chuyên nghiệp
- Tăng cường đầu tư, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có nghiệp vụ xuất khẩu chuyên nghiệp
Trải qua nhiều năm kinh doanh trong lĩnh vực ngoại thương, công ty UNIMEX đã có trong tay một đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm. Tuy nhiên, trước sự phát triển kinh tế không ngừng, để hoạt động xuất khẩu hoàn thiện hơn nữa cần phải đầu tư thích đáng cho nguồn nhân lực
Trước hết, với các cán bộ cũ, công ty cần có chế độ đào tạo lại, bồi dưỡng đối với từng cán bộ theo yêu cầu đòi hỏi của từng vị trí công việc như: Nghiệp vụ xuất nhập khẩu tải Cảng, kĩ năng đàm phán với khách hàng, nghiên cứu thị trường, nghiệp vụ hải quan. Với các phương án như:
+ Kết hợp đào tạo chính quy với đào tạo thực tế với cả cán bộ cũ và mới : Trước đây, tất cả cán bộ sau khi được tuyển dụng sẽ tham dự một kì đào tạo nghiệp vụ và sẽ là kì đào tạo chính thức duy nhất của cán bộ. Công ty chưa có điều kiện và chương trình nâng cao nghiệp vụ định kì cho cán bộ công ty. Để thích ứng với nhưng đòi hỏi công việc mới, từng cán bộ phải tự tìm hiểu và nâng cao trình độ của mình. Vì vậy để có một cơ cấu lao động đồng đều và đáp ứng đòi hỏi của sự phát triển xã hội công ty cần mời những chuyên gia đầu ngành về trực tiếp nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Tổ chức các buổi học thực tế nghiệp vụ, đi thực hành cọ xát tại Cảng. Khuyến khích tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên đi học hỏi tại nước ngoài
để tiếp thu những đổi mới từ các nền kinh tế tiên tiến bằng cách hợp tác với các công ty nước ngoài để đưa người sang tu nghiệp đồng thời phải cam kết làm việc cho công ty sau khi trở về nước
+ Vai trờ của các nhà quản lý thể hiện trong việc phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực. Xây dựng chính sách phân bổ nguồn lực phải đảm bảo đúng ngành, đúng lĩnh vực, đúng chuyên môn được đào tạo. Hơn nữa, do sự phát triển chung của xã hội, đòi hỏi của công việc càng khắt khe và phải thích ứng với nhũng điều kiện mới. Do đó, công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi sát hạch, kiểm tra trình độ của cán bộ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu định kì theo hàng năm. Đây là điểm khác biệt quan trọng mà trước đây công ty chưa đưa vào áp dụng vì trước đây công ty chưa có kế hoạch về các chương trình kiểm tra sát hạch cán bộ định kì. Phương pháp kiểm tra có thể áp dụng là: Kiểm tra lý thuyết qua bài thi viết và kiểm tra thực tế thông qua sát hạch tại thực tế trong quá trình làm việc. Để đảm bảo tính công bằng và chính xác, trước mỗi cuộc sát hạch cần lập ra một đội ngũ cán bộ chuyên đào tạo và đánh giá kiểm tra trình độ. Nguồn nhân lực của bộ phận này có thể là các nhà lãnh đạo và những người quản lý chuyên môn để đánh giá và nắm bắt trình độ của nhân viên mình và từ đó có các điều chỉnh hợp lý.
+ Sự phát triển không ngừng của xã hội không chỉ kéo theo sự hoàn thiện đội ngũ nhân lực trực tiếp mà hơn ai hết, sự hoàn thiện trong công tác lãnh đạo là điều kiện sống còn cho sự tồn tại của công ty. Đây được coi như là những kim chỉ nam dẫn đường cho cả một đoàn tàu sau đó. Để thích nghi với những điều kiện kinh doanh mới, các nhà quản trị cần phải cập nhật kịp thời kiến thức quản trị doanh nghiệp, những xu hướng quản trị mới, từng bước chuẩn hóa cán bộ quản lý, đội ngũ có năng lực thì việc sử dụng nhân viên mới hiệu quả, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp khuyến khích cho cán bộ nhân viên cống hiến hết mình cho công ty mình.
Bên cạnh đó, việc trẻ hóa lao động là việc làm rất quan trọng. Hiện tại theo xu hướng phát triển kinh tế nói chung và xu hướng xuất nhập khẩu nói riêng rất cần những đội ngũ cán bộ trẻ, tiếp xúc với công nghệ tiên tiến và có khả năng ngoại ngữ.
Tuy nhiên, việc tuyển dụng phải được tổ chức nghiêm túc, đánh giá đúng năng lực của các ứng viên để mục đích tuyển chọn những người có tài được hiệu quả. Để làm tốt công tác này, phòng nhân sự cần chuẩn bị từ việc đăng tin tuyển dụng rộng rãi để thu hút được nhiều sự tham gia của các ứng viên đồng thời khâu ra đề thi phải được thực hiện bởi các nhà chuyên môn trong công ty hoặc có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các nhà chuyên môn làm công tác đào tạo nghiệp vụ tại các trường Đại học để đánh giá được chính xác năng lực của các ứng viên và khi đó có trong tay đội ngũ cán bộ trẻ, tài năng sẽ có sự kết hợp giữa kinh nghiệm, kiến thức của cán bộ lâu năm với sự năng động, sáng tạo của tuổi trẻ. Với những người trẻ tuổi, họ sẽ thổi luồng khí mới vào công ty, điều này sẽ làm cho hoạt động của công ty hiệu quả hơn trước.
* Điều kiện thực hiện: Việc đào tạo nguồn nhân lực là việc làm lâu dài và chi phí lớn nhưng lại rất cần thiết. Để công tác này được thực thi có hiệu quả, giám đốc nhân sự phải xây dựng một chiến lược đào tạo cụ thể cho từng giai đoạn, từng vị trí để phòng nhân sự làm căn cứ thi hành nhiệm vụ. Đặc biệt, hiệu quả của biện pháp trên phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của phòng nhân sự. Do đó, hoàn thiện, nâng cao năng lực phòng nhân sự bằng cách tuyển mộ thêm những cán bộ nhân sự mới, tạo điều kiện cho cán bộ phòng nhân sự tham gia các khóa học quản lý nhân lực đồng thời hoàn thiện các phương pháp đào tạo, tuyển dụng tiên tiến như: tuyển dụng thông qua các trường đại học và trường nghiệp vụ, tổ chức các khóa đào tạo chuyên nghiệp bài bản như các chương trình giảng dạy chính thức và có bộ phận chuyên trách. Đây là điều kiện quan trọng góp phần vào thành công của giải pháp. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, công việc tuyển dụng cán bộ sẽ rất thuận lợi bởi các chương trình đào tạo của nước ta rất phong phú và cung cấp cho xã hội nguồn nhân lực dồi dào