II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY
2.Quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của Công ty MESCO
Quy trình nhập khẩu của Công ty MESCO được thực hiện thông qua các bước sau đây:
2.1. Nghiên cứu thị trường
Việc nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước do hai phòng kế hoạch và đầu tư kết hợp với phòng tư vấn mua sắm và đầu tư quốc tế tổ chức thực hiện. Hai phòng này có nhiệm vụ hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình điều tra nhu cầu thị trường về ngoài nước, nghiên cứu kỹ đối tác nước ngài về khả năng cung ứng hàng hoá dịch vụ, đặc tính của sản phẩm hàng hoá dịch vụ đó và giá cả công dụng của nó. Mọi thông tin về đối thủ cạnh tranh phải được phản ánh kịp thời để ban lãnh đạo có sách lược đối phó với những biến động trên thị trường.
2.2. Lập phương án kinh doanh
Sau khi nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước nắm rõ tình hình các mặt hàng bước tiếp theo doanh nghiệp lập phương án kinh doanh cụ thể cho mặt hàng đó. Phương án kinh doanh phải lập cụ thể và chi tiết đồng thời dự kiến được các vấn đề phát sinh. Phương án kinh doanh do ban lãnh đạo cấp cao của công ty lập ra dưới sự tư vấn đóng góp ý kiến của các phòng ban trong toàn công ty.
2.3. Đàm phán và ký kết hợp đồng
* Đàm phán
Phương án kinh doanh được phê duyệt doanh nghiệp đã lựa chọn được đối tác cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra, các bên tiếp xúc với nhau qua bàn đàm phán để thương thuyết hay mặc cả các vấn đề liên quan đến hàng hoá như: giá cả, chất lượng, công dụng, địa điểm và thời gian giao hàng… sau khi
cuộc đàm phán kết thúc các bên thống nhất được ý kiến bước tiếp theo là ký kết hợp đồng.
Bản ký kết hợp đồng thông thường đã được bên cung ứng soạn thảo sẵn với các điều khoản liên quan đến hàng hoá về vấn đề liên quan đến khiếu nại, khiếu kiện. Sau khi xem xét xong bản hợp đồng phù hợp với yêu cầu các bên ký kết vào bản hợp đồng quan hệ pháp lý được xác lập kể từ khi hai bên ký vào bản dự thảo hợp đồng và các bên có nghĩa vụ phải thực hiện đúng như yêu cầu trong hợp đồng đã ký kết.
2.4. Tổ chức thực hiện nghĩa vụ hợp đồng
* Bên cung ứng:
- Chuẩn bị hàng hoá: Đảm bảo phù hợp với hợp đồng, giao đúng thời hạn
- Phiếu đóng gói: phải được lập thành một số bản, trong đó có 1 bản để ngay trong kiện hàng, bản còn lại gửi theo kèm chứng từ cho người mua và để khai báo hải quan nếu cần.
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Làm đầy đủ thủ tục và xin phép xuất khẩu
- Làm thủ tục hải quan để xin phép xếp hàng xuống tàu
- Bốc xếp hàng xuống tàu tại cảng đầu tiên theo quy định trong hợp đồng vận tải.
- Làm mọi thủ tục để nhận định thanh toán tiền hàng theo đúng quy định của hợp đồng mở L/C.
* Bên mua: Bên mua có nghĩa vụ sau: - Làm thủ tục xin phép nhập khẩu - Làm thủ tục mở L/C
- Sau khi mở L/C đôn đốc bên cung ứng thông báo về tình hình giao hàng, tin tàu
- Thuê tàu (nếu hợp đồng thoả thuận nghĩa vụ này thuộc người mua) - Mua bảo hiểm
- Làm thủ tục khai báo hải quan theo yêu cầu của nhà nước
- Nhận hàng: Có thể trực tiếp nhận hàng hay nhận hàng qua cảng. Riêng đối với Công ty MESCO nhận hàng qua cảng.
- Kiểm tra hàng
- Thanh toán tiền hàng.
Trên đây là quy trình tiến hành nhập khẩu của Công ty MESCO. Quy trình này được tiến hành khá chặt chẽ và bài bản, mỗi giai đoạn được tập thể ban lãnh đạo nghiên cứu rõ ràng tỉ mỉ phù hợp với quy định của hợp đồng quốc tế. Qua đây cũng cho thấy nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty ngày càng được hoàn thiện.