II. GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP
1. Về phía doanh nghiệp:
* Vốn là một trong những nhân tố quan trọng để Công ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và tái đầu tư mở rộng. Nguồn vốn mà Công ty MESCO có được chủ yếu vốn đi vay từ các tổ chức tín dụng, vốn huy động từ các cổ đông. Nhờ cổ phần hoá doanh nghiệp mà doanh nghiệp huy động được số vốn đáng kể bổ sung vào nguồn vốn để đầu tư. Trong những năm đầu
thoát khỏi bao cấp của Nhà nước vốn cần thiết cho đầu tư rang thiết bị máy móc thiếu hụt nghiêm trọng. Tước thực trạng đó phát huy tinh thần tập thể của toàn bộ công nhân viên trong Công ty cán bộ lãnh đạo đã kêu gọi mọi người lưu lại một khoảng lương có nghĩa là Công ty lại một phần lương tháng và tiền thưởng cuối năm của cán bộ công nhân viên. Số vốn góp này giúp Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho các công trình dự án. Bước sang năm 2000 thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước củ Đảng và Nhà nước doanh nghiệp mạnh dạn hơn tiếp tục vận động công nhân góp vốn thúc đẩy quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng. Đối với hoạt động xuất nhập khẩu cần phải có khối lượng ngoại tệ nhất định để thanh toán trước đây giao dịch với các bạn hàng c chủ yếu đến hạn thanh toán mới quy đổi ngoại tệ thanh toán mà không có quỹ dự trù ngoại tệ. Điều này gây khó khăn trong thanh toán và do biến động của tỷ giá hối đoái nên nhiều khi Công ty phải dùng lượng ngoại tệ lớn hơn mức cần thiết. Để khắc phục tình trạng này Công ty đã lập một quỹ dữ trữ ngoại tệ đảm bảo thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu trên cơ sở tính toán khoa học biến động của tỷ giá hối đoái.
* Đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty luôn được quan tâm đúng mức với chếđộ ưu đãi cao nhằm khuyến khích công nhân lao động sáng tạo thành bầu không khí lao động lành mạnh trong Công ty. Công ty sử dụng chính sách khen thưởng, hàng năm tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du lịch…
Còn với cán bộ cũ từ thời kỳ trước đó Công ty có chế độ riêng chính sách riêng. Những ai còn có khả năng có tâm huyết cống hiến cho Công ty được Công ty đào tạo lại nâng cao trình độ tiếp tục phục vụ Công ty hoặc thuyên chuyển công tác bố trí công việc phù hợp với khả năng của họ. Những cán bộ nào đến tuổi quá trình cống hiến cho Công ty trong những năm qua được Công ty chỉ chế độ với chính sách quan tâm đích đáng.
Đối với đội ngũ cán bộ trẻ Công ty luôn khuyến khích sự sáng tạo của họ, tạo điều kiện cho họ làm việc trong môi trường cạnh tranh bình đẳng để thể hiện năng lực của mình. Cần phải đổi mới tư duy và tác phong làm việc đối với cán bộ trong Công ty, giáo dục nâng cao ý thức và tính kỷ luật đối với cán bộ trẻ đồng thời nêu rõ được lợi ích thiết thực của công việc cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước. Hiện nay một số cán bộ công nhân viên chưa nhận thức rõ yêu cầu và lợi ích của việc cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước.
* Hiện nay Công ty vẫn chưa có phòng marketing hoạt động độc lập vì Công ty chưa tin tưởng tuyệt đối vào hiệu quả mà hoạt động mà công tác marketing mang lại so với các hoạt động khác. Tuy kinh phí dành cho hoạt động marketing vẫn tăng lên qua các năm nhưng so với các Công ty sản xuất kinh doanh khác có tiềm lực tài chính lớn mạnh thì kinh phí này còn khiêm tốn. Tính đến năm 2005 kinh phí dành cho hoạt động marketing chiếm khoảng 2% doanh thu. Hiện nay hoạt động marketing vẫn do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kinh doanh đảm nhiệm toàn bộ các công việc từ khâu tìm nguồn hàng nhập khẩu cho tới sản phẩm được bán ra. Do vậy không có thời gian chuyên sâu vào lĩnh vực marketing.
Ngày nay không một doanh nghiệp nào bắt tay vào kinh doanh lại không gắn kinh doanh của mình với thị trường. Vì trong cơ chế thị trường chỉ có như vậy doanh nghiệp mới hy vọng tồn tại được. Nhận thức rõ điều này nhằm khắc phục những yếu kém trong hoạt động marketing dự định trong thời gian tới Công ty sẽ tách hẳn phòng marketing hoạt động động lập nhằm chuyên sâu hơn trong việc nghiên cứu thị trường. Mở rộng thị trường đầu ra đồng thời tìm kiếm thị trường đầu vào đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả và ổn định.
Mỗi Công ty khi tiến hành các hoạt động marketing của mình đều phải xác định kinh phí mà mình bỏ ra. Khi tính toán kinh phí dành cho hoạt động marketing Công ty thường tính hiệu quả kinh phí bỏ ra đó có tương ứng với tình hình tài chính của Công ty hay không. …Tất cả những vấn đềđó Công ty
tiến hành giải quyết một cách cụ thể để từ đó đề ra kinh phí hợp lý cho hoạt động marketing của mình. Ở Công ty MESCO hàng năm thường trích ra 2 - 3% doanh thu để dành cho hoạt động marketing và xúc tiến thương mại. Cụ thể như sau:
Bảng 12: Ngân sách dành cho hoạt động marketing
Đơn vị:1000 USD
Năm Tổng doanh thu Ngân sách marketing
2002 14,72 0,2944 2003 29,7 0,7425 2004 68,9 2,067
Nguồn: Báo cáo của Công ty mesco - PKH thị trường
* Xây dựng và lựa chọn chiến lược kinh doanh phù hợp
Việc xây dựng và lựa chọn chiến lược kinh doanh phải căn cứ vào nhiều yếu tố. Trong đó yếu tố chính thuộc bản thân doanh nghiệp. Chiến lược xây dựng trước tiên phải dựa vào mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu có thể là tập trung vào một đoạn thị trường nhất định ma doanh nghiệp có thể chiếm lĩnh có khả năng cạnh tranh trên đoạn thị trường đó. Hoặc mục tiêu có thể là cùng một lúc thoả mãn các đoạn thị trường khác nhau với nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau. Ngoài mục tiêu của doanh nghiệp cần phải tính đến khả năng tài chính giới hạn của mình đồng thời căn cứ vào các đối thủ cạnh tranh khác để xây dựng choct chiến lược đảm bảo thành công cho Công ty. Trong hoạt động marketing thông thường doanh nghiệp áp dụng hai loại hình chiến lược sau:
+ Chiến lược tập trung: đối với loại hình chiến lược này có ưu điểm nổi trội so với chiến lược khác là; nó chỉ tập trung vào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trên một số đoạn thị trường nhất định nên nguồn lực không bị phân tán, dàn trải, chuyên môn hoá sản xuất và tieu hoá sản phẩm đạt được mức độ cao, hoạt động quản lý trên thị trường đó cũng dễ dàng hơn.
Mặt khác ưu thế cạnh tranh trên thị trường đó cũng cao hơn do nguồn lực tập trung. Nhưng nhược điểm của chiến lược này là tính linh hoạt bị hạn chế, nguy cơ rủi ro cao hơn do chỉ hoạt động trên một số thị trường khó đối phó với những biến động của thị trường.
+ Chiến lược phân tán: với chiến lược này công ty hoạt động kinh doanh trên nhiều thị trường khác nhau. Ưu điểm của chiến lược là tính linh hoạt cao, rủi ro hạn chế. Nhược điểm là do xâm nhập nhiều thị trường nên nguồn lực bị phân tán nên khi khó thâm nhập sâu vào hoạt động quản lý cũng phức tạp hơn nhiều.
Thiết nghĩ với Công ty MESCO hiện nay còn áp dụng sự kết hợp cả hai chiến lược trên đối với hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu tiêu dùng Công ty nên tập trung vào sản xuất kinh doanh, lĩnh vực được coi là thế mạnh xuất khẩu cũng như thị trường nhập khẩu.
* Tiếp tục hoàn thiện các công cụ xúc tiến thương mại. Các công cụ mà Công ty đang áp dụng là: chào hàng trực tiếp , xúc tiến bán và chào hàng gián tiếp.
+ Chào hàng trực tiếp: là công cụ đóng vai trò quan trọng nhất trong xúc tiến thương mại của Công ty, đó là sự tiếp xúc trực tiếp của nhân viên Công ty với khách hàng. Doanh số tăng hay không phụ thuộc chủ yếu vào trình độ hiểu biết của đội ngũ nhân viên chào hàng này. Nhận thấy vai trò của chào hàng trực tiếp nên Công ty đã chú trọng đến việc tuyển chọn và đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên. Hiện nay Công ty có đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm giỏi nghiệp vụ cũng như am hiểu về mặt hàng hoạt dộng kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ của họ là giải đáp các thắc mắc đồng thời tư vấn cho khách hàng về sản phẩm dịch vụ của Công ty.
+ Xúc tiến bán: Công ty MESCO sử dụng rất nhiều dạng của xúc tiến bán như quảng cáo tại các đại lý trực thuộc, sử dụng các loại hình quảng cáo khác.
+ Chào hàng gián tiếp: các sản phẩm của Công ty MESCO đều được bảo hành và có chế độ hậu mãi đặc biệt. Các sự cố đều được khắc phục kịp thời được lắp đặt vận chuyển miễn phí tới tận nơi chân công trình trong thói quen bảo hành do đó nó gây được thiện cảm và uy tín trong lòng khách hàng. Bên cạnh đó công ty còn tham gia các hoạt động mang tính xã hội như tài trợ cho các chương trình nhân đạo.
* Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu.
Hiện nay không chỉ đối với MESCO mà hầu hết đối với các doanh nghiệp khâu xuất nhập khẩu còn rất yếu. Mặc dầu MESCO có đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ nghiệp vụ được đào tạo cơ bản nhưng còn nhiều kinh nghiệm. Vì vậy để hoạt động nhập khẩu có hiệu quả ngoài việc nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên Công ty cần phải hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. Các khâu trong quá trình phải rõ ràng chặt chẽ trên cơ sở nghiên cứu khoa học cụ thể.
+ Khâu tính giá và quy đổi giá: việc mua bán ngoại thương phải được tiến hành trên cơ sở giá quốc tế. Đã biết được giá cả quốc tế chúng ta phải tham khảo giá cả đựoc hình thành ở các sở giao dịch, các trung tâm đấu giá quốc tế….Nhưng trong nhiều trường hợp những giá trính được lại không phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh đang giao dịch. Do đó phải quy nó về điều kiện thích hợp.
Việc quy dẫn có thể:
. Quy dẫn về cùng một đơn vịđo lường. . Quy dẫn về cùng một đơn vị tiền tệ. . Quy dẫn về cùng điều kiện cơ sở giao hàng. . Quy dẫn về mặt thời gian. . Quy dẫn vềđiều kiện tín dụng + Hợp đồng nhập khẩu: Việc soạn thảo bản hợp đồng và ký hợp đồng nhập khẩu nói riêng và hợp đồng ngoại thương nói chung là rất phức tạp đòi hỏi người trực tiếp tham
gia soạn thảo về ký kết phải có trình độ, sự hiểu biết phải sâu rộng như: tình hình kinh doanh, thị trường, luật pháp quốc gia….
Nội dung của hợp đồng rất phức tạp có liên quan đến nhiều vấn đề nhiều đối tượng: đối tượng là hàng hoá, đối tượng là bảo hiểm, thuê vận tải…do đó sự chặt chẽ trong nội dung các điều khoản là rất cần thiết để hạn chế những rủi ro có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp.
+ Nghiệp vụ thuê tàu: việc thuê tàu dựa trên 3 căn cứ cơ bản. . Điều khoản hợp đồng.
. Đặc điểm hàng bán. . Điều kiện vận tải
Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu.
+ Điều kiện thanh toán: doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: Phương thức thư tín dụng đối ứng, ngân hàng khống chế chứng từ…tuỳ thuộc vào uy tín của doanh nghiệp giao dịch mà Công ty có thể lựa chọn phương thức giao dịch phù hợp. Hiện nay phương thức áp dụng phổ biến và đảm bảo an toàn đó là phương thức mở L/C.
* Đa dạng hoá phương thức nhập khẩu, nhằm phân tán rủi ro, giảm bớt gánh nặng rủi ro cho doanh nghiệp nên đa dạng hóa hình thức nhập khẩu. Hiện nay Công ty MESCO tiến hành nhập khẩu chủ yếu bằng hình thức trực tiếp. Hình thức này chứa đựng nhiều rủi ro tuy nó mang lại lợi nhuận cao hơn các hình thức khác. Ngoài hình thức nhập khẩu như hiện nay MESCO nên áp dụng các hình thức như: nhập khẩu uỷ thác, nhập khẩu liên doanh…trên cơ sở nghiên cứu phân tích những ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương thức mà lựa phương thức phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.