mềm bằng cách cho sinh viên lựa chọn phần mềm trong danh sách nhà trƣờng lựa chọn để học. mở các lớp đào tạo về phần mềm để đáp ứng nhu cầu của sinh viên và các doanh nghiệp cĩ nhu cầu đào tạo theo yêu cầu.
3.4 Các kiến nghị để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm
Đối với Nhà nước
Các quy định pháp luật về tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện áp dụng vào cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp.
Để cĩ cơ sở cho đơn vị kế tốn lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp và các đơn vị sản xuất phần mềm tham khảo khi sản xuất phần mềm kế tốn, Bộ Tài chính đã
ban hành Thơng tƣ số 103/2005/TT-BTC, ngày 24/11/2005 hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tốn, áp dụng tại các đơn vị kế tốn, trong đĩ về tiêu chuẩn của phần mềm thơng tƣ đã đƣa ra 4 tiêu chuẩn nhƣ sau:
(1) Phần mềm kế tốn phải hỗ trợ cho ngƣời sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc về kế tốn; khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phƣơng pháp kế tốn đƣợc quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế tốn;
(2) Phần mềm kế tốn phải cĩ khả năng nâng cấp, cĩ thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hƣởng đến cơ sở dữ liệu đã cĩ;
(3) Phần mềm kế tốn phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế tốn;
(4) Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu. Trong bốn tiêu chuẩn nêu trên, tác giả kiến nghị bổ sung thêm một số nội dung vào tiêu chuẩn thứ tƣ “Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu” - khoản 1.4 Mục II, Thơng tƣ 103/2005/TT-BTC, ngồi các nội dung đã ban hành với các nội dung sau:
+ Cĩ khả năng thực hiện quyền ƣu tiên khi mơi trƣờng làm việc với nhiều ngƣời sử dụng nhằm đảm bảo quản lý một cách an tồn khi nhiều ngƣời sử dụng đồng thời các tập tin cơ sở dữ liệu;
+ Cĩ khả năng lƣu trữ thƣờng xuyên cơ sở dữ liệu, tránh trƣờng hợp mất điện hoặc chuyển đổi dữ liệu bị gián đoạn;
+ Cĩ khả năng ghi lên đĩa tự động, các dữ liệu phải đƣợc lƣu giữ trong một thời gian theo quy định về lƣu trữ tài liệu kế tốn để cho các cuộc kiểm tra về sau.
Đối với bốn tiêu chuẩn nhƣ đã ban hành, theo tác giả chỉ mang tính chất pháp lý cịn về kỹ thuật thì cần bổ sung thêm 3 tiêu chuẩn sau đây:
Tiêu chuẩn thứ năm: “Tiêu chuẩn khơng thể đổi lại các bút tốn”
Khi hạch tốn bằng thủ cơng, chứng từ - sổ kế tốn theo quy định là cấm tẩy xĩa, cấm lấy giấy dán đè, cấm dùng chất hĩa học để sửa chữa. Các chứng từ sai nếu đã ghi sổ rồi thì khơng đƣợc tự ý xé bỏ, thay thế. Nếu phát hiện sai sĩt thì phải đính chính theo 3 phƣơng pháp: phƣơng pháp cải chính, phƣơng pháp ghi số âm, phƣơng pháp ghi bổ sung. Tƣơng tự khi hạch tốn kế tốn bằng máy vi tính thì cũng phải tuân thủ quy tắc khơng thể đổi lại các bút tốn.
Để đáp ứng nguyên tắc này, cơ sở dữ liệu lƣu trữ thơng tin của phần mềm kế tốn nên trải qua hai giai đoạn: - bút tốn tạm thời cĩ thể thay đổi đƣợc và - bút tốn đã đƣợc cơng nhận thì khơng thể thay đổi đƣợc. Cụ thể phải thỏa mãn những tiêu chuẩn sau:
+ Tạo tự động ngày chuyển bút tốn, mà khơng thể thay đổi ngày đĩ đƣợc. Ngày này phải đƣợc thể hiện trong tập tin cơ sở dữ liệu;
+ Đặt số tự động - số hệ thống của các bút tốn khơng thể thay đổi đƣợc; + Đảm bảo một số thủ tục hợp thức hĩa bút tốn bằng cách chƣơng trình phải tạo đƣợc những tập tin tạm khi mới nhập vào. Sau khi nhập cĩ sự kiểm tra của ngƣời cĩ trách nhiệm, bút tốn đƣợc chuyển vào cơ sở dữ liệu. Đến đây bút tốn khơng thể đƣợc sửa lại;
+ Đảm bảo các thủ tục khĩa sổ hàng tháng và hàng năm các kỳ kế tốn. Khi khĩa sổ khơng thể đổi lại đƣợc;
Đối với doanh nghiệp
Hiện nay, hầu hết các phần mềm kế tốn đều yêu cầu cấu hình máy tính khi cài đặt phần mềm vào máy tính, vì vậy việc lập ngân sách cho cơng nghệ thơng tin nĩi chung và phần mềm kế tốn nĩi riêng là rất quan trọng. Rất nhiều doanh nghiệp ứng
dụng phần mềm kế tốn bị bế tắc do máy tính khơng đủ cấu hình để cài đặt, phải nâng cấp, hoặc mua mới dẫn đến doanh nghiệp sẽ bị động. Để tránh tình trạng đĩ, kiến nghị đầu tiên đối với doanh nghiệp là xây dựng ngân sách cho dự án tin học hĩa cơng tác kế tốn trong nội bộ từng đơn vị. Doanh nghiệp cần chuẩn bị 4 giai đoạn chính: (1) Xây dựng chiến lƣợc đầu tƣ; (2) Tiến hành mua sắm; (3) Triển khai; (4)• Bảo trì và nâng cấp.