Các giai đoạn thực hiện để triển khai một hệ thống thơng tin kế tốn cĩ 5 giai đoạn , đƣợc tĩm tắt tại Sơ đồ 1.3. đĩ là các cơng việc lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, cài đặt, sử dụng bảo trì.
Sơ đồ 1.3 - Các giai đoạn triển khai hệ thống thơng tin kế tốn
Giai đoạn lập kế hoạch:
Nội dung của việc lập kế hoạch là khảo sát, xem xét mơi trƣờng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ quy mơ, đặc điểm, tình hình tài chính của doanh nghiệp; khảo sát về yêu cầu chung về thơng tin quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp nhƣ: đối với kế tốn tài chính thì yêu cầu về chứng từ, sổ kế tốn, báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy định hay đối với kế tốn quản trị thì yêu cầu về lập dự tốn, theo dõi đánh giá dự tốn, theo dõi chi phí kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, bán hàng và phân tích bán hàng, v.v… Các cơng cụ kỹ thuật trong việc khảo sát nhƣ phỏng vấn, quan sát, lập bảng câu hỏi, vẽ lƣu đồ, vẽ sơ đồ dịng dữ liệu,… sau đĩ tổng hợp và lên kế hoạch chung cho tồn bộ hệ thống. Cơng việc này thƣờng do những ngƣời cĩ kiến thức về kế tốn, về phân tích và về hệ thống thơng tin kế tốn thực hiện.
Giai đoạn phân tích:
Sau khi khảo sát và lên kế hoạch của dự án, các phân tích viên của dự án sẽ nhận định về quy trình và yêu cầu quản lý thơng tin của nhà quản lý. Việc nhận định càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế đƣợc thuận lợi đúng đắn. Các cơng cụ kỹ thuật trong việc phân tích nhƣ sử dụng các hàm tính tốn tài chính, các phân tích lƣu đồ, sơ đồ dịng dữ liệu, … Cũng nhƣ giai đoạn khảo sát, cơng việc này thƣờng do những ngƣời cĩ kiến thức về kế tốn, về phân tích và về hệ thống thơng tin kế tốn.
Giai đoạn thiết kế:
Khi giai đoạn khảo sát và phân tích hồn thành, nếu lãnh đạo đơn vị đồng ý với giải pháp đƣa ra, giai đoạn thiết kế đƣợc bắt đầu. Nội dung của cơng việc thiết kế là xác định nội dung và hình thức của từng phần hành cơng việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm kế tốn
1.3.4.2 Tổ chức nhân sự
Để tổ chức thành cơng hệ thống thơng tin kế tốn thì phải cĩ nhiều ngƣời tham gia. Sau đây là các thành phần tham gia và vai trị của họ trong việc thực hiện hệ thống:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp, đứng dƣới gĩc độ nhà quản lý, ban lãnh đạo doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lƣợc, hỗ trợ, khuyến khích, xét duyệt các giai đoạn phát triển của dự án.
- Những ngƣời làm cơng tác kế tốn - kiểm tốn, cĩ ba vai trị: một là, xác định nhu cầu thơng tin cần cĩ từ hệ thống thơng tin kế tốn; hai là, cĩ thể tham gia vào ban tổ chức quản lý hệ thống thơng tin; ba là, thiết kế hệ thống kiểm sốt nội bộ cho hệ thống thơng tin kế tốn và giám sát, kiểm tra, đánh giá các kiểm sốt trong hệ thống thơng tin kế tốn.
- Ban tổ chức quản lý hệ thống thơng tin, đƣợc thành lập phả i bao gồm ban lãnh đạo doanh nghiệp, kế tốn trƣởng/giám đốc tài chính, ngƣời quản lý hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp, ngƣời quản lý trong các bộ phận sử
dụng hệ thống thơng tin kế tốn cĩ liên quan. Vai trị của ban tổ chức quản lý hệ thống thơng tin là thiết lập các chính sách điều hành hệ thống thơng tin, hƣớng dẫn các giai đoạn phát triển hệ thống, báo cáo tiến độ thực hiện cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Tổ/Đội phát triển dự án, mỗi một dự án của hệ thống thơng tin kế tốn cần cĩ một tổ/đội dự án với nhân sự gồm chuyên gia dự án, ngƣời quản trị, ngƣời làm kế tốn kiểm tốn và ngƣời sử dụng. Vai trị đội dự án gồm lập kế hoạch dự án, giám sát dự án, kiểm sốt chi phí dự án. Đội dự án là cầu nối trung gian giữa ngƣời sử dụng với ban lãnh đạo doanh nghiệp, ban tổ chức quản lý hệ thống thơng tin.
- Ngƣời phân tích, lập trình hệ thống, là những ngƣời cĩ kiến thức về kế tốn, về phân tích và về hệ thống thơng tin kế tốn, những lập trình viên tin học chuyên ngành.
- Những ngƣời khác ngồi hệ thống nhƣng cĩ liên quan đến việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp nhƣ khách hàng, nhà cung cấp, kiểm tốn độc lập, cơ quan quản lý Nhà nƣớc, …