Để tổ chức thành cơng hệ thống thơng tin kế tốn bằng tin học hĩa thì vấn đề tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng là một quyết định quan trọng bởi lẽ cơng việc này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của vấn đề tổ chức hệ thống thơng tin.
Đối với việc trang bị phần cứng nhƣ máy vi tính, máy in, đĩa từ, hệ thống mạng nội bộ, mạng internet và các thiết bị liên quan khác cần phải đƣợc ban tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn lên kế hoạch cụ thể và tìm nhà cung cấp để xác định mức đầu tƣ phù hợp với ngân sách đơn vị mình, phù hợp với việc trang bị phần mềm ứng dụng. Đặc biệt chú ý đến hao mịn vơ hình do tiến bộ của khoa học kỹ thuật.
Đối với việc trang bị phần mềm ứng dụng cho việc phát triển hệ thống gồm lựa chọn hệ điều hành (Windows, Linux, …), phần mềm ứng dụng (Winword, Excel, Corel Draw,..), và quan trọng nhất là việc lựa chọn phần mềm
kế tốn sao cho phù hợp với việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cần xác lập của đơn vị.
Nhà quản lý cĩ thể tự tổ chức thiết kế phần mềm hay đặt hàng (thuê) để đơn vị bên ngồi thiết kế hay mua phần mềm đĩng gĩi, đặc điểm của loại này nhƣ sau:
- Phần mềm đặt hàng (cịn gọi là phần mềm “may đo”)
Là loại phần mềm do một tổ chức hoặc cá nhân thiết kế theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Đặc điểm của phần mềm kế tốn “may đo” là dựa trên cơ sở khảo sát và phân tích thực trạng nhu cầu thơng tin của doanh nghiệp, các lập trình viên sẽ xây dựng các chƣơng trình ứng dụng. Phƣơng pháp này cĩ ƣu điểm là phần mềm đƣợc thiết kế phù hợp với tình hình thực tiễn và yêu cầu của doanh nghiệp, nhƣng cĩ nhƣợc điểm là doanh nghiệp hầu nhƣ phải lệ thuộc hồn tồn vào đơn vị/cá nhân cung cấp dịch vụ. Đối với phần mềm doanh nghiệp tự thiết kế, doanh nghiệp sẽ sử dụng chính nhân viên của mình để viết các phân hệ cho chƣơng trình kế tốn của họ, ƣu điểm của phần mềm triển khai theo cách này là dễ theo dõi tiến độ thực hiện, dễ kiểm sốt và cĩ khả năng phát triển thêm khi mở rộng sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên doanh nghiệp phải luơn cĩ đội ngũ làm phần mềm cĩ kiến thức về cơng nghệ thơng tin nhất định và phải luơn duy trì đội ngũ này.
Vì vậy, đặc điểm của loại phần mềm đặt hàng thƣờng cĩ chi phí thấp, nhƣng rủi ro trong trƣờng hợp này là cao nhất bởi vì nhiều khả năng bị thay thế với một phần mềm khác trong tƣơng lai do phần mềm đặt hàng thƣờng khĩ nâng cấp và cĩ thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp về sau khi cĩ các sai sĩt phát sinh. Ngoại trừ những dự án nhỏ và khơng quan trọng các doanh nghiệp mới chọn giải pháp này.
- Phần mềm đĩng gĩi (cịn gọi là phần mềm thiết kế sẵn)
Là loại phần mềm do một tổ chức hoặc cá nhân chuyên viết phần mềm thiết kế sẵn và bán cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp cĩ yêu cầu.
Đặc điểm của loại phần mềm này là tính linh động khơng cao, các phân hệ đƣợc thiết kế theo ý kiến chủ kiến chủ quan của nhà cung cấp, ngƣời mua chỉ thực
hiện theo hƣớng dẫn của nhà cung cấp. Về giá cả tùy theo mức độ triển khai và đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng cho nên giá cả cũng cĩ nhiều phần mềm khá rẻ (nhƣ phần mềm kế tốn Unesco, Acsoft, QuickBooks,
Peachtree, …) nhƣng cũng cĩ những phần mềm khá đắt (nhƣ DigiNet, Lemon tree, Exact Globe 2000, Solomon, Accpac, Oracle Financials, SAP, …).