Tại ô nhập công thức ta nhập dấu “=” sau đó đ−a con trỏ chuột tới biểu t−ợng trên thanh công cụ chuẩn của sổ các hμm của EXCEL sẽ xuất hiện chọn hμm cần trên thanh công cụ chuẩn của sổ các hμm của EXCEL sẽ xuất hiện chọn hμm cần sử dụng ví dụ: ta
chọn hμm IF sau đó nhấn nút OK của sổ nhấn nút OK của sổ hμm IF sẽ hiện ra để nhập các giá trị đối số của hμm sau khi nhập song nhấn nút OK để kết thúc khi nμy tại ô nhập công
thức sẽ cho kết quả cần tính
Ph−ơng pháp nμy có −u điểm lμ ít bị sai về phần cú pháp vμ lỗi chính tả khi nhập công thức, ít bị thiếu các tham số của các hμm nh−ng có nh−ợc điểm lμ khi nhập các công thức, ít bị thiếu các tham số của các hμm nh−ng có nh−ợc điểm lμ khi nhập các công thức phức tạp thì khả năng linh động của nó lμ thấp.
1.2.2 Địa chỉ tham chiếu
Trong EXCEL khi thực hiện tính toán máy tính sẽ dựa vμo địa chỉ của các ô có liên quan để lấy giá trị của các ô đó quan để lấy giá trị của các ô đó
Ví dụ: Tại ô C2 có giá trị lμ “5”, tại ô C3 có giá trị lμ “6”, tại ô C4 ta nhập công thức “=C2*C3” công thức nμy EXCEL sẽ hiểu lμ lấy giá trị ở ô C2 nhân với giá trị ở ô C3 thức “=C2*C3” công thức nμy EXCEL sẽ hiểu lμ lấy giá trị ở ô C2 nhân với giá trị ở ô C3 do đó nó sẽ dựa vμo địa chỉ của ô C2 để tham chiếu tới ô đó vμ lấy giá trị của ô tham chiếu trong tr−ờng hợp nμy sẽ đ−ợc giá trị lμ “5” Do vậy khi thay đổi giá trị ở các ô tham chiếu trong công thức thì kết quả tại ô công thức sẽ tự động đ−ợc cập nhật mμ không phải nhập lại công thức.
EXCEL có công cụ hỗ chợ ng−ời dùng lμ công cụ Auto Fill (công cụ tự động sao chép công thức) chép công thức)
Ví dụ: Tại ô D4 ta cũng muốn có kết quả từ viẹc lấy giá trị của ô D2 nhân với giá trị ô D3 thay vì tiếp tục phải nhập công thức tại ô D4 ta sử dụng công cụ Auto Fill bằng trị ô D3 thay vì tiếp tục phải nhập công thức tại ô D4 ta sử dụng công cụ Auto Fill bằng cách đ−a con trỏ chuột vμo góc ô bên phải phía d−ới khi đó con trỏ chuột biến thμnh hình dấu chữ thập mầu đen Click chuột trái vμ kéo sang ô D4 khi nμy tại ô D4 EXCEL sẽ tự động điền công thức “=D2*D3” theo nguyên lý tự động tăng địa chỉ tham chiếu lên một đơn vị tức lμ từ “C” tăng lên một đơn vị lμ “D”.
Tuy nhiên trong quá trình sao chép công thức ta muốn có những địa chỉ không thay đổi mμ đ−ợc giữ nguyên. Để giả quyết vấn đề nμy EXCEL đ−a ra hai loại địa chỉ lμ thay đổi mμ đ−ợc giữ nguyên. Để giả quyết vấn đề nμy EXCEL đ−a ra hai loại địa chỉ lμ địa chỉ t−ơng đối vμ địa chỉ tuyệt đối
+ Địa chỉ tuyệt đối lμ địa chỉ không thay đổi khi sao chép công thức vμ đ−ơc viết d−ới dạng sau ${chỉ số hμng}${chỉ số cột} d−ới dạng sau ${chỉ số hμng}${chỉ số cột}
Ví dụ: $D$4 đây lμ địa chỉ tuyệt đối của ô D4 địa chỉ nμy sẽ không thay đổi khi sao chép công thức sao chép công thức
+ Địa chỉ t−ơng đối lμ địa chỉ đ−ợc thay đổi khi sao chéo công thức vμ đ−ợc viết bình th−ờng bình th−ờng
Ví dụ: D4 địa chỉ nμy sẽ đ−ợc thay đổi khi sao chép công thức
+ EXCEL còn đ−a ra một loại địa chỉ nữa đó lμ địa chỉ hỗn hợp lμ sự kết hợp giữa địa chỉ t−ơng đối vμ địa chỉ tuyệt đối địa chỉ nμy sẽ thay đổi phần địa chỉ t−ơng đối vμ giữ địa chỉ t−ơng đối vμ địa chỉ tuyệt đối địa chỉ nμy sẽ thay đổi phần địa chỉ t−ơng đối vμ giữ nguyên phần địa chỉ tuyệt đối khi sao chép.
Ví dụ: $D4 khi sao chép công thức phần địa chỉ cột sẽ không thay đổi còn địa chỉ dòng sẽ đ−ợc thay đổị dòng sẽ đ−ợc thay đổị
D$4 phần địa chỉ cột sẽ thay đổi còn phần địa chỉ dòng không thay đổi * Cách đánh địa chỉ theo ô A1 vμ ô C1R1 * Cách đánh địa chỉ theo ô A1 vμ ô C1R1
Theo mặc định EXCEL tham chiếu tới ô bằng cách sử dụng tham chiếu theo kiểu A1 trong đó A lμ ký hiệu biểu diễn cột (từ AA đến IV gồm 256 cột) 1 ký hiệu biểu diễn trong đó A lμ ký hiệu biểu diễn cột (từ AA đến IV gồm 256 cột) 1 ký hiệu biểu diễn dòng (từ 1 đến 16384).
EXCEL còn sử dụng một ph−ơng pháp tham chiếu nữa đó lμ ph−ơng pháp C1R1 chỉ số C1 lμ chỉ số cột tr−ờng hợp nμy lμ cột 1 vμ chỉ số R1 lμ chỉ số dòng tr−ờng hợp nμy chỉ số C1 lμ chỉ số cột tr−ờng hợp nμy lμ cột 1 vμ chỉ số R1 lμ chỉ số dòng tr−ờng hợp nμy lμ dòng 1
Để thay đổi giữa hai ph−ơng pháp tham chiếu nμy ta thực hiện nh− sau: Tool/Options/General sau đó tích vμo lựa chọ C1R1 Referencel Style hoặc gỡ bỏ lựa Tool/Options/General sau đó tích vμo lựa chọ C1R1 Referencel Style hoặc gỡ bỏ lựa chọn đó nếu muốn sử dụng ph−ơng pháp tham chiếu A1
1.2.3 Làm việc với dữ liệu