t−ợng cửa Excel trên mμn hình chính hoặc trên thanh công cụ office
Mμn hình giao diện Excel gồm những thμnh phần chính sau
1.1.1 Thanh menu (Menu bar)
Thanh menu luôn xuất hiện mặc định khi khởi động excel. ở chế độ mặc định ta có tổng cộng 9 menu ngang (trừ tr−ờng hợp ng−ời dùng thêm vμo ta có thể có nhiều hơn). tổng cộng 9 menu ngang (trừ tr−ờng hợp ng−ời dùng thêm vμo ta có thể có nhiều hơn). Mỗi một menu trên menu ngang chứa nhiều mục các mục nμy đ−ợc nhóm với nhau theo từng nhóm các lệnh có chức năng về một nhóm đối t−ợng nμo đó.
Để mở các mục nμy có thể thực hiện theo một trong hai cách:
+ Dùng chuột click vμo tên menu để lấy danh sách các lệnh trong menu đó.
+ Sử dụng các phím đại diện (lμ các phím chữ cái đ−ợc gạch chân tại mỗi menu ngang) Ví dụ muốn truy cập tới Menu File ta sử dụng tổ hợp phím Alt + F ngang) Ví dụ muốn truy cập tới Menu File ta sử dụng tổ hợp phím Alt + F
1.1.2 Thanh công cụ (Tool bar)
Thông th−ờng theo chế độ mặc định ta có hai thanh Tool bar lμ Standard bar (thanh công cụ chuẩn) vμ Formatting bar (thanh công cụ định dạng) để hiển thị hoặc không cho công cụ chuẩn) vμ Formatting bar (thanh công cụ định dạng) để hiển thị hoặc không cho hiển thị các thanh công cụ còn lại click chuột phải vμo thanh menu bar sau đó thiết lập hoặc gỡ bỏ các đánh dấu đối với các thanh Tool bar muốn thao tác.
Thực chất thanh Tool bar lμ các hμng nút nhỏ những lệnh, các lệnh nμy lμ biểu t−ợng đại diện cho các hμm, các lệnh khác nhaụ Việc sử dụng các thanh Tool bar chính lμ việc đại diện cho các hμm, các lệnh khác nhaụ Việc sử dụng các thanh Tool bar chính lμ việc thực hiện nhanh các lệnh mμ không phải thực hiện thao tác mở các menu vμ chọn lệnh.
ở đây ta tìm hiểu hai thanh công cụ điển hình hay đ−ợc sử dụng nhất lμ Standard bar vμ Formatting bar vμ Formatting bar
1.1.2.1 Standard bar (thanh công cụ chuẩn)
Biểu t−ợng Tên Mô tả
New Mở một WorkBook mới
Open file Mở một WorkBook có sẵn trên đĩa
Save L−u một workBook
Print In tμi liệu hiện hμnh
Print preview Xem một tμi liệu nh− khi nó đ−ợc in ra
Check Grammar Kiểm tra ngữ pháp
Cut Cắt đối t−ợng vμo Clipboard
Copy Sao chép đối t−ợng vμo Clipboard
Paste Dán phần nội dung từ Clipboard vμo tệp tin
Format Printer Sao chép định dạnh của một đối t−ợng khác
Undo Hoãn thi hμnh một lệnh
Redo Thi hμnh lại một lệnh đã hoãn
Insert Hyperlink Tạo một siêu kết nối
Web Toolbar Hiển thị hoặc không hiển thị thanh công cụ Web Web
Auto Sum Tự động tính tổng
Sort ascending Xắp xếp theo thứ tự tăng dần
Sort deascending Xắp xếp theo thứ tự giảm dần
Chart Wizard Thao tác với biểu đồ
Drawing Mở tắt chế độ vẽ đồ hoạ
Zoom control Phóng to thu nhỏ chế độ xem
Office assistant Cung cấp chế độ chợ giúp của office
1.1.2.2 Formatting bar (thanh công cụ định dạng)
Biểu t−ợng Tên Mô tả
Font Chọn Font chữ
Font size Cỡ chữ
Bold Kiểu chữ đậm (béo)
Italic Kiểu chữ nghiêng
Under line Kiểu chữ gạch chân
Align Left Căn lề trái
Align Center Căn lề giữa
Align Right Căn lề phải
Mergin and center Gom ô vμ căn lề giữa
Current Style Chế độ tiền tệ
Comma Style Chế độ số có dấu phẩy
Increase Decimal Tăng sô sau dấu phẩy
Decrease Decimal Giảm số sau dấu phẩy
Increase Indent Căn lề vμo một Tab
Decrease Indent Căn lề ra một Tab
Borders Kẻ bảng
Fill corlor Mμu nền
Font corlor Mμu chữ
1.1.3 Name box và Formua bar (hộp địa chỉ và thanh công thức)
+ Thanh địa chỉ cho biết địa chỉ ô hiện hμnh đang thao tác ví dụ D2 ô đang thao tác lμ ô ở cột D dòng 2 lμ ô ở cột D dòng 2
+ Thanh công thức hiển thị công thức tại ô hiện hμnh đang thao tác Ví dụ D2 tại ô nμy có giá trị 20000 nh−ng trên thanh công thức lại hiển thị công th−c tính toán của ô D2 lμ giá trị 20000 nh−ng trên thanh công thức lại hiển thị công th−c tính toán của ô D2 lμ B2*C2
* Để sửa công thức nμy có thể đ−a con trỏ chuột vμo ô công thức vμ thực hiện thao tác sửa hoặc click đúp chuột vμo ô chứa công thức vμ sửa trực tiếp. hoặc click đúp chuột vμo ô chứa công thức vμ sửa trực tiếp.
1.1.4 Bảng tính
Bao gồm các ô đ−ợc quản lý qua các hμng vμ cột gồm tối đa 256 cột vμ 16384 dòng các ô nμy đ−ợc đặt trong một Sheet các Sheet đ−ợc đặt trong một Work Sheet. Để di dòng các ô nμy đ−ợc đặt trong một Sheet các Sheet đ−ợc đặt trong một Work Sheet. Để di chuyển đến các ô trong bảng tính ta có thể thực hiện một trong các cách sau
+ Dùng bμn phím: - Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển theo các h−ớng - Sử dụng phím Enter vμ phím Tab - Sử dụng phím Enter vμ phím Tab
+ Dùng chuột: Click chuột vμo ô muốn thao tác
+ Dùng phím tắt: Sử dung tổ hợp phím Ctrl + G sau đó nhập địa chỉ ô cần thao tác + Dùng thanh tr−ợt: Sử dụng các thanh tr−ợt vμ quận tới ô cần thao tác + Dùng thanh tr−ợt: Sử dụng các thanh tr−ợt vμ quận tới ô cần thao tác
Để căn chỉnh độ rộng của các hμng vμ cột đ−a con trỏ tới viền chỉ số hμng hoặc cột lúc nμy biểu t−ợng của con trỏ biến thμnh hình hai đ−ờng thẳng song song giữ chuột trái lúc nμy biểu t−ợng của con trỏ biến thμnh hình hai đ−ờng thẳng song song giữ chuột trái vμ kéo tới vị trí thích hợp. Hoặc đánh dấu cột hoặc hμng cần căn chính vμo thực đơn Format chọn Row/Height hoặc Column/Width sau đó nhập độ rộng theo yêu cầụ
1.1.5 L−u bảng tính và thoát khỏi EXCEL