b. Ở Việt Nam
4.3.1 Các giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa tại công ty CPTM Vận Tải Và Du Lịch Hoàng Anh
CPTM Vận Tải Và Du Lịch Hoàng Anh
4.3.1 Các giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận tải hànghóa tại công ty CPTM Vận Tải Và Du Lịch Hoàng Anh hóa tại công ty CPTM Vận Tải Và Du Lịch Hoàng Anh
a. Những biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải
“ Chất lượng dịch vụ - sự thỏa mãn của khách hàng – sự phát triển bền vững của công ty” đó chính là mục tiêu mà công ty đã đặt ra cho hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó chất lượng dịch vụ có cao mới thỏa mãn được khách hàng đồng thời kéo theo sự phát triển bền vững của công ty. Tuy nhiên, hiện nay chất lượng dịch vụ của công ty vẫn chưa thực sự được đảm bảo do hoạt động của một số khâu trong hệ thống dịch vụ của công ty vẫn còn xảy ra sai sót cần có những giải pháp cụ thể để hoàn thiện. Sau đây là một số giải pháp cụ thể:
a1. Làm thủ tục hải quan:
Đây là khâu thường xảy ra nhiều sai sót và mất nhiều thời gian để giải quyết, các sai sót thường xuất phát từ phía nhân viên làm chứng từ của công ty. Trong quá trình chuẩn bị chứng từ nhân viên hay mắc phải lỗi: làm thiếu một số giấy tờ, không soi kỹ chứng từ làm thông tin trên tờ khai hải quan sai lệch với chứng từ gốc, tính thuế hàng hóa nhầm điều này làm cho công việc làm thủ tục thông quan bị ách tắc, làm chậm tiến độ giao hàng. Để giải quyết hạn chế này công ty nên làm một số công việc sau:
- Chuyên môn hóa trong công việc: Để tránh tình trạng xảy ra sai sót trong việc kiểm tra chứng từ công ty nên tiến hành chuyên môn hóa công việc cho các nhân viên khai thuế hải quan của công ty bằng cách:
+ Chia những nhân viên khai thuế hải quan của công ty thành những nhóm nhỏ ( mỗi nhóm từ 4- 6 người ), mỗi nhóm này sẽ đảm nhiệm một số khách hàng của công ty ( khoảng từ 5- 7 khách hàng ). Với việc chuyên môn hóa công việc cho các nhóm như vậy công ty sẽ làm giảm được thời gian kiểm tra chứng từ ( do nhân viên đã quen làm những hồ sơ xuất hay nhập khẩu hàng hóa ) đồng thời làm giảm sai sót trong công tác này. Tùy theo khối lượng đơn đặt hàng của khách hàng mà công ty có thể điều chỉnh số lượng nhân viên và khách hàng cho mỗi nhóm tăng lên hay giảm đi. + Chuyên môn hóa công việc cho nhân viên trong nhóm: để tránh xảy ra sai sót trong việc kiểm tra chứng từ, trong mỗi nhóm cũng cần có sự chuyên môn hóa. Mỗi thành viên trong nhóm cần được phân làm một công việc cụ thể. Ví dụ nếu nhóm có 5 người thì 1 người sẽ phụ trách việc nhận chứng từ từ khách hàng và kiểm tra chứng từ lần đầu, 3 người làm hồ sơ cho hàng hóa và kiểm tra chứng từ lần hai, người cuối cùng sẽ làm công tác làm việc với hải quan giúp hàng hóa thông quan và kiểm tra chứng từ lần 3. Qua 3 lần kiểm tra chứng từ như vậy việc sai sót xảy ra trong khâu làm chứng từ sẽ rất thấp.
- Tạo điều kiện về thời gian và tiền của cho các nhân viên của công ty tham gia khóa học về ngoại ngữ, vi tính, luật pháp và đặc biệt là khóa học về nghiệp vụ
xuất nhập khẩu để nhân viên có thể làm việc tốt hơn. Đồng thời quy trách nhiệm cho từng nhóm, có những quy định thưởng đối với nhân viên sáng tạo và phạt đối với những người thiếu trách nhiệm nhằm tạo cho họ có động lực làm việc
a2. Tiến độ giao hàng của công ty:
Ảnh hưởng lớn tới chất lượng dịch vụ của công ty đòi hỏi công ty cần có giải pháp khắc phục khi mà tiến độ giao hàng của công ty còn chậm. Để tiết kiệm và giảm thời gian trong giao nhận vận tải thì công ty cần phải thực hiện biện pháp sau:
- Nắm chắc quy trình kỹ thuật giao nhận vận chuyển hàng hóa, chủng loại các loại hàng hóa, lịch tàu.
- Bố trí hợp lý các phương tiện vận tải chuyên chở: vận tải đường biển ( tàu, thuyền ), đường bộ ( ô tô, container ), đường sắt ( tàu hỏa )….
- Định mức thời gian giao nhận cho từng loại mặt hàng và từng loại phương tiện vận chuyển hàng hóa
- Nhân viên nên tiến hành chủ động liên lạc thường xuyên với khách hàng để nhận thông tin đối với hàng hóa. Yêu cầu khách hàng fax những thông tin cần thiết nhất đến trước để cho nhân viên khai thuế hải quan làm hồ sơ và lên kế hoạch giao nhận hàng hóa. Mọi thông tin trao đổi với khách hàng nên thông qua thư điện tử hay gọi điện trực tiếp để nhanh chóng có được thông tin cần thiết về sự thay đổi trong yêu cầu giao nhận của khách hàng.
Từ đó có những điều chỉnh sao cho phù hợp với cơ cấu các loại hàng hóa để đảm bảo thời gian giao nhận là hợp lý.
a3. Kiểm tra mã hàng hóa xuất nhập kho:
Công ty vẫn hay xảy ra trường hợp xuất nhầm hàng hóa do nhân viên kho không kiểm tra kỹ mã hàng điều này làm cho tiến độ giao nhận hàng hóa bị gián đoạn đôi khi gây thiệt hại rất lớn cho công ty do phải bồi thường cho nhà sản xuất. Để giải quyết vấn đề này công ty nên trang bị máy móc trong kho theo hướng tự động hóa, lắp đặt hệ thống điều hành bằng máy vi tính trong kho để đảm bảo độ chính xác trong công tác kiểm tra và nâng cao hiệu quả quản lý.
b. Đổi mới chính sách giá cả giao nhận và vận chuyển hàng hóa phù hợp
Giá cả là một yếu tố có nhiều biến động trên thị trường và ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp. Đặc biệt trong những năm gần đây tình hình biến động giá xăng dầu trên thế giới đã ảnh hưởng rất lớn tới Việt Nam. Từ đó tác động tới các doanh nghiệp vận tải làm cho chi phí vận tải tăng lên, công ty cũng đã phải điều chỉnh các mức giá sao cho hợp lý. Tuy nhiên về lâu dài công ty cần đưa ra chính sách giá linh hoạt để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
+ Cần phải đầu tư thích đáng cơ sở vật chất kỹ thuật phù hợp với tiềm lực tài chính của công ty
+ Xây dựng và hoàn chỉnh các định mức giao nhận vận tải trong một thời gian cụ thể
+ Hạn chế và định mức các tiêu chuẩn hao phí
+ Có thể liên kết với một số công ty cùng ngành để có thể tận dụng tối đa phương tiện vận tải. Từ đó có thể giảm được giá thành dịch vụ giao nhận vận chuyển
+ Tìm kiếm các công ty, đơn vị cho thuê phương tiện vận tải với cước phí thấp, góp phần làm giảm chi phí giao nhận vận tải cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ
+ Phân đoạn thị trường giao nhận vận chuyển: Đối với khu vực có địa hình, vị trí giao thông không thuận lợi thì công ty cần phải có chính sách áp dụng khác nhau đối với khu vực có vị trí giao thông thuận lợi: như chính sách giá.
c. Đa dạng hóa dịch vụ giao nhận hàng hóa
Trên thực tế, nhu cầu của khách hàng là rất đa dạng và phong phú. Các doanh nghiệp không có khả năng thỏa mãn tất cả các nhu cầu này nhưng để có thể thu hút được nhiều khách hàng, tăng doanh thu bán thì cần phải đa dạng hóa sản phẩm hay dịch vụ mà mình cung cấp. Sự đa dạng hóa này sẽ giúp khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn tùy theo nhu cầu cụ thể của từng giai đoạn. Nền kinh tế ngày càng phát triển, hoạt động thương mại của Việt Nam ngày càng sôi động, đa dạng. Nhu cầu về giao nhận hàng hóa cũng vì thế mà phong phú hơn. Do đó, công ty cần đa dạng hóa dịch vụ giao nhận hàng hóa của mình. Hơn nữa, dịch vụ là sản phẩm vô hình nên rất khó trong việc đánh giá chất lượng. Việc đa dạng hóa dịch vụ, đa dạng hóa các mức giá với chất lượng phân biệt sẽ giúp khách hàng dễ so sánh, chọn lựa theo nhu cầu và khả năng thanh toán.
Hiện nay, dịch vụ của công ty vẫn chưa đa dạng, phong phú cho nên chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chưa khai thác được hết thị trường, vì thế trong thời gian tới, công ty cần đa dạng hóa dịch vụ của mình bằng cách thực hiện các công việc như sau:
- Cung cấp thêm các dịch vụ khác như: Đóng gói, dán nhãn, kiểm kiện, lưu kho, bảo quản, lưu cước tàu chợ, phân phối hàng hóa.
- Đa dạng hóa mức giá dịch vụ. Đối với mức giá thấp thì thời gian giao hàng sẽ lâu hơn so với mức giá cao, và các dịch vụ bổ trợ khác cũng có sự khác biệt. Biện pháp này sẽ giúp công ty khai thác thị trường các doanh nghiệp Việt Nam – những doanh nghiệp mà tiềm lực hạn chế, thường tự thực hiện các nghiệp vụ giao nhận.
- Để đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh công ty cần có kế hoạch đầu tư và phát triển hệ thống kho bãi hợp lý và có hiệu quả. Nên phát triển đa dạng các loại hình kho bãi để đáp ứng tình đa dạng của hàng hóa trong giao nhận vận chuyển. Các loại kho như: Kho chứa hàng bao kiện, hàng rời có khối lượng lớn, kho chuyên dùng như kho đông lạnh, kho chứa hàng tươi sống, kho chứa hàng công nghệ có giá trị cao, nhất là sản phẩm có kỹ thuật cao, cơ khí chính xác, thiết bị đồng bộ. Loại kho này cần có ngăn kệ nhiều tầng để tối ưu diện tích sử dụng. Loại kho này hiện nay ở Việt Nam còn thiếu và trang bị phục vụ chưa đảm bảo. Công ty nên chú ý tới vấn đề này để tận dụng
- Các kho cần được đặt ở những địa điểm thuận lợi, tiện cho việc lưu thông hàng hóa bằng các phương thức vận tải và nên xây dựng ở những nơi khô ráo để đảm bảo an toàn cho hàng hóa vì điều kiện khí hậu Việt Nam nóng ẩm, mưa nhiều dễ tác động làm cho hàng hóa xuống cấp
- Công ty cần xây dựng những kho trung tâm có sức chứa lớn ở một số điểm vận tải chính như các cảng, các sân bay quốc tế lớn để phục vụ việc lưu trữ, tập kết hàng, chờ xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng, chờ phân phối đi các tỉnh thành hay các khu công nghiệp