III.1. Cơ chế sửa dữ liệu trên Form
Khi thiết kế một Form bất kỳ thì việc sửa dữ liệu nguồn của Form thông qua các điều khiển dữ liệu luôn có khả năng thực hiện. Khi dữ liệu bị thay đổi thì theo cơ chế tự động ghi của Access những thay đổi này sẽ được ghi nhận vào bảng tương ứng.
Với cơ chế cho phép sửa và ghi tự động của Form như trên đôi khi làm cho dữ liệu bị thay đổi một cách vô tình và không còn chính xác. Do đó, Acccess cung cấp một tính chất của Form để ta có thể tắt hay bật chế độ cho phép sửa tự động này, đó là thuộc tính Allow Edits.
Thuộc tính Allow Edits có kiểu là Boolean. Giá trị của thuộc tính này có thể được thiết lập thông qua trang thuộc tính, khi đó giá trị của nó là Yes hoặc No. Ngoài ra, ta còn có thể gán giá trị của thuộc tính này trong cửa sổ lệnh VBA, khi này giá trị của nó là True hay False. Thuộc tính Allow Edits của Form cho phép dữ liệu trên Form có được sửa hay không tùy vào giá trị của nó:
True/Yes: cho phép sửa dữ liệu trên Form
False/No: không cho phép sửa dữ liệu trên Form
Do đó, khi thực hiện thao tác sửa dữ liệu trên form ta phải chú ý đến thuộc tính Allow Edits. Bên cạnh việc cập nhật dữ liệu một cách tự động, khi thiết kế Form ta có thể tạo chức năng sửa một cách tường minh cho người sử dụng thực hiện khi cần. Đối với cách này thì dữ liệu trên Form chỉ có thể được sửa khi người dùng kích hoạt thao tác sửa trên Form.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 93/131
Tương tự như các thao tác thêm mới, để thực hiện chức năng sửa ta phải thiết kế trên Form một điều khiển để kích hoạt thao tác sửa dữ liệu, điều khiển thường là Command Button. Nhưng muốn chức năng sửa dữ liệu có tác dụng thì khi thiết kế Form ta phải cho thuộc tính Allow Edits là No. Sau đó, khi nào muốn sửa dữ liệu thì ta gán giá trị cho thuộc tính là True. Đồng thời khi người sử dụng chấm dứt thao tác sửa dữ liệu thì phải đặt lại giá trị cho thuộc tính Allow Edits bằng False.
Một số điểm cần lưu ý khi thiết kế chức năng sửa dữ liệu trên Form:
Khi đang thực hiện chức năng sửa thì không cho người sử dụng thực hiện bất kỳ chức năng nào khác, thông qua các nút chức năng trên màn hình, ngoài 2 chức năng ghi hay không ghi dữ liệu đang sửa
Khi thực hiện thao tác sửa ta không nên cho sửa dữ liệu của Field là khoá chính trong bảng để khỏi ảnh hưởng đến dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu
III.3. Các bước thực hiện
Bước 1: Thiết lập giá trị cho thuộc tính AllowEdits
Bước 2: Khoá những điều khiển chứa dữ liệu là khoá chính của bảng Bước 3: Cập nhật trạng thái các điều khiển trên Form
Chi tiết thực hiện các bước:
Bước 1: Thiết lập giá trị cho thuộc tính AllowEdits
Gán giá trị cho thuộc tính AllowEdits của Form là True để bật chế độ cho phép sửa dữ liệu hiện có trên các điều khiển dữ liệu trên Form.
Bước 2: Khoá điều khiển chứa dữ liệu của khoá chính
Sử dụng thuộc tính Locked của điều khiển cần khoá.
Bước 3: Cập nhật trạng thái các điều khiển
Như đã nói ở trên thì khi đang sửa ta không thể thực hiện những chức năng khác. Để làm chuyện này ta sẽ thay đổi trạng thái của các điều khiển thông qua một trong hai thuộc tính là Enabled hay Visible của từng điều khiển.
Ví dụ trên màn hình có nhóm chức năng: Thêm, Sửa, Xoá, Ghi, Không. Khi đang thực hiện chức năng Sửa thì sẽ làm mờ các điều khiển của chức năng Thêm, Sửa, Xoá và chỉ cho phép thực hiện 2 chức năng Ghi, Không.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 94/131
III.4. Ví dụ
Cách thực hiện chức năng sửa ở Form trên:
Đặt tên cho Text Box chứa Mã nhân viên là txtManv, mã nhân viên là khoá chính của bảng
Chọn sự kiện click của nút Sửa, giả sử đặt tên là cmdSua Trong thủ tục của sự kiện click ta viết đoạn lệnh sau đây:
Private Sub cmdSua_Click()
AllowEdits = True ‘Bước 1 txtManv.Locked = True ‘Bước 2 txtTenNv.SetFocus
‘ Làm mờ các chức năng Thêm, Xoá, Sửa ‘Bước 3 cmdThem.Enabled = False
cmdSua.Enabled = False cmdXoa.Enabled = False
‘ Giả sử trước khi click nút Sửa thì 2 nút Ghi, Không bị mờ cmdGhi.Enabled = True
cmdKhong.Enabled = True End Sub