Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 112/131
I. Giới thiệu về hệ thống thực đơn
Hệ thống thực đơn là một cách gọi chung để chỉ những đối tượng đồ hoạ, đối tượng có thể chứa những chức năng của ứng dụng. Nói một cách khác, những chức năng của một ứng dụng sẽ được thực hiện thông qua hệ thống thực đơn.
I.1. Thanh lệnh
Hệ thống thực đơn trong ứng dụng có nhiều loại khác nhau, như là: Thanh thực đơn, Thanh công cụ, Thanh thực đơn tắt.
Access sử dụng một đối tượng gọi là thanh lệnh (Command Bar) để đại diện cho các loại trên trong hệ thống thực đơn của ứng dụng,
Thanh lệnh sẽ giúp chúng ta có thể gom các chức năng có trong ứng dụng theo từng nhóm có ý nghĩa sử dụng gần giống nhau nhằm giúp người sử dụng dễ học và dễ nhớ cách thực hiện một yêu cầu trên ứng dụng.
I.2. Phân loại
Access cung cấp nhiều loại thanh lệnh khác nhau, ý nghĩa sử dụng của những loại này có những điểm giống và khác.
Thanh thực đơn
Thanh thực đơn luôn xuất hiện từ lúc chương trình được kích hoạt cho đến lúc kết thúc. Do đó, nó thường được sử dụng để chứa tất cả các chức năng của ứng dụng.
Mỗi thành phần trên thanh thực đơn đại diện cho một hay một nhóm chức năng của ứng dụng. Nhóm chức năng trên thực đơn được thể hiện bằng chuỗi văn bản, trong khi để thể hiện chức năng trên thực đơn ta có thể sử dụng hình ảnh kết hợp với văn bản.
Thanh thực đơn của ứng dụng
Thanh thực đơn trên ta có 3 nhóm chức năng là Thong tin, Xu ly và Bao cao. Trong nhóm chức năng Thong tin có 2 chức năng là Danh sach nhan vien va Danh sach to. Đối với chức năng thì ta có thể chèn hình vào phía bên phải tên chức năng.
Thanh công cụ
Mục đích sử dụng của thanh công cụ cũng giống với thanh thực đơn, nghĩa là nó cũng dùng để thực hiện những chức năng của ứng dụng.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 113/131
công cụ chỉ là những chức năng, không có nhóm chức năng như thanh thực đơn. Ngoài ra ta còn có thể click phải lên thanh thực đơn để bật hay tắt thanh công cụ.
Khi thiết kế hệ thống thực đơn cho ứng dụng, những chức năng thường xuyên được sử dụng ta nên đặt trên thanh công cụ, mặc dù chức năng đó vẫn có thể thực thi từ thực đơn của ứng dụng. Như vậy thì ứng dụng sẽ tiện dụng và sử dụng nhanh hơn.
Những chức năng trên thanh công cụ
Thanh công cụ trên, ta sẽ thiết kế 3 chức năng thường được sử dụng nhất là: Cham cong, Thong tin to, Thong tin nhan vien.
Thanh thực đơn tắt
Ngoài 2 cách thực hiện chức năng của ứng dụng như trên, ta cũng có thể gọi chức năng thông qua thanh thực đơn tắt.
Thanh thực đơn tắt hoàn toàn giống với thanh thực đơn, điểm khác biệt duy nhất là thanh thực đơn tắt phải được gắn kết với một đối tượng trên Form và nó chỉ xuất hiện khi người sử dụng click phải vào đối tượng liên kết với thực đơn tắt.
Sử dụng thanh thực đơn tắt trên màn hình làm việc
Them, Xoa là 2 chức năng của thực đơn tắt trên Form, sẽ xuất hiện khi người dùng click phải vào một vùng của Form.
II. Thiết kế hệ thống thực đơn
II.1. Thêm mới thanh lệnh
Trước khi thiết kế những chức năng của ứng dụng thông qua thanh lệnh ta cần phải tạo loại thanh lệnh cần sử dụng, tức là tạo thực đơn hay thanh công cụ. Việc tạo mới một thanh lệnh được thực hiện dễ dàng thông qua cửa sổ Customize của Access.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 114/131
Cửa sổ dùng để thay đổi hệ thống thực đơn theo ý người sử dụng
Các bước để tạo thanh lệnh cho ứng dụng:
Chọn View > Toolbars > Customize để hiển thị cửa sổ Customize như hình trên. Chọn nút để thêm mới một thanh lệnh
Đặt tên cho thanh lệnh trong cửa sổ xuất hiện, ta có thể đặt tên tuỳ ý nhưng không nên đặt tên có dấu tiếng Việt.
Sau khi đặt tên xong ta click vào nút OK, Access sẽ tạo ra một thanh lệnh mới với tên vừa đặt. Tại thời điểm vừa mới tạo, trên thanh lệnh sẽ không có chứa bất kỳ thành phần nào để thực thi chức năng của ứng dụng.
Sau khi đã có thanh lệnh, việc tiếp theo là thiết kế các thành phần của thanh lệnh để thi hành chức năng của ứng dụng. Khi đã thiết kế các thành phần của thanh lệnh điều quan trọng là phải xác định loại thanh lệnh cần sử dụng - thanh thực đơn, thanh công cụ hay là thực đơn tắt.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 115/131
Cách xác định loại cho thanh lệnh:
Trong cửa sổ Customize, click vào nút để mở cửa sổ Toolbars Properties. Trong vùng Selected Toolbar, chọn tên của thanh lệnh mà ta đã đặt trước đó.
Xác định loại của thanh lệnh thông qua thuộc tính Type:
+ Menu Bar: thanh lệnh sẽ có kiểu là thanh thực đơn của ứng dụng.
+ Toolbar: thanh lệnh sẽ có kiểu là thanh công cụ.
+ Popup: thanh lệnh sẽ có kiểu là thanh thực đơn tắt.
Có một điểm cần chú ý là khi thanh lệnh có kiểu là Popup thì ta sẽ không nhìn thấy nó khi đang ở chế độ thiết kế, chỉ khi nào ta click phải vào đối tượng liên kết thì thanh lệnh có kiểu Popup mới xuất hiện.
Liên kết thanh lệnh có kiểu Popup với điều khiển cần sử dụng
Muốn sử dụng thực đơn tắt thì ta phải liên kết thanh lệnh có kiểu là Popup với điều khiển cần sử dụng. Các bước để tạo thực đơn tắt cho điều khiển:
Tạo thanh lệnh có kiểu là Popup, đặt tên cho thanh lệnh.
Trong chế độ thiết kế Form, mở cửa sổ Properties của điều khiển cần dùng thanh thực đơn tắt.
Thiết lập giá trị cho thuộc tính của điều khiển như sau:
Shortcut Menu = Yes
Shortcut Menu Bar = tên của thanh lệnh thực đơn tắt cần liên kết
II.2. Thiết kế chức năng trên thanh lệnh
Sau khi đã có thanh lệnh, ta sẽ thiết kế các thành phần trên thanh lệnh. Những thành phần này gồm chức năng và nhóm chức năng.
Để thiết kế các thành phần trên thanh lệnh, ta chuyển đến trang Commands của cửa sổ Customize để tạo các chức năng và nhóm chức năng cho thanh lệnh.
Một điểm cần lưu ý là hiện nay các phiên bản Access không hỗ trợ Font chữ tiếng Việt cho hệ thống thực đơn, do đó tên của những chức năng và nhóm chức năng ta nên sử dụng tiếng Việt không dấu.
Thiết kế nhóm chức năng
Nhóm chức năng là thành phần dùng để chứa những chức năng khác. Nhóm chức năng có thể là thành phần đầu tiên của thanh lệnh hay có thể nằm trong một nhóm chức năng khác. Cách tạo nhóm chức năng cho thanh lệnh:
Trong trang Cotegories, click vào mục New Menu. Khi đó, trong cửa sổ Commands sẽ xuất hiện một thành phần để tạo nhóm chức năng có tên là New Menu.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 116/131
Tạo nhóm chức năng mới cho thanh lệnh
Khi này trên thanh lệnh sẽ xuất hiện một nhóm chức năng có tên là New Menu, ta thấy thành phần này sẽ có một ô vuông nhỏ bên dưới dùng để tạo chức năng cho nhóm.
Để sửa tên cho nhóm, ta click phải vào nhóm cần đổi tên sau đó nhập tên mới cho nhóm trong vùng Name.
Thiết kế chức năng
Chức năng của thanh lệnh sẽ thuộc về một nhóm chức năng hay cũng có thể nằm độc lập trên thanh lệnh. Chức năng trên thanh lệnh thường có 3 loại sau:
Chức năng liên quan đến màn hình. Chức năng liên quan đến báo cáo.
Chức năng gọi thi hành một thủ tục dùng chung.
Chức năng trên thanh lệnh liên quan đến màn hình và báo cáo chủ yếu dùng để mở các màn hình và xem báo cáo.
Để thiết kế 2 loại chức năng liên quan đến màn hình và báo cáo ta chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản là kéo đối tượng có trong cửa sổ Commands vào trên thanh lệnh tại vị trí của nhóm chức năng hay nằm độc lập.
Tại một thời điểm, trong cửa sổ Commands chỉ chứa những đối tượng của nhóm được chọn trong cửa sổ Categories. Trong cửa sổ Categories có 2 nhóm mà ta cần quan tâm là All Forms và All Reports.
Khi chọn All Forms thì trong cửa sổ Commands sẽ liệt kê tất cả những Form hiện có trong cơ dữ liệu. Để thực hiện việc mở Form thông qua thanh lệnh ta chỉ việc kéo đối tượng Form đó đặt lên thanh lệnh để tạo thành chức năng mở Form, có thể sửa tên của chức năng cho dễ đọc. Tương tự cho thao tác mở báo cáo từ thanh lệnh, ta cũng chọn nhóm All Report và kéo thả đối tượng Report lên thanh lệnh.
Sau khi tạo xong các chức năng, ta đóng cửa sổ Customize lại. Lúc này thanh lệnh của ta đã có thể hoạt động, chỉ cần click chọn vào chức năng trên thanh lệnh thì sẽ mở được đối tượng Form hay Report tương ứng.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 117/131
Trên thanh lệnh, ta có thể thiết kế một chức năng khác thay vì mở Form hay Report, ví dụ như gọi thực hiện một ứng dụng khác từ thanh lệnh. Để thực hiện chức năng như vậy, trước tiên ta phải tạo ra một thủ tục thực hiện chức năng, sau đó gọi thực hiện thủ tục khi click vào thành phần trên thanh lệnh có chức năng tương ứng.
Các bước để thiết kế một chức năng gọi thực thi thủ tục:
Trước tiên ta phải viết một thủ tục xử lý chức năng cần thực hiện. Mở cửa sổ Customize của thanh lệnh.
Trong cửa sổ Categories, chọn nhóm chức năng File. Sau đó, kéo mục Custom có trong cửa sổ Command lên thanh lệnh để tạo một chức năng.
Đặt tên của chức năng theo ngữ nghĩa cần thực hiện.
Click phải vào chức năng để mở trang Properties của nó, trong vùng On Action của trang Properties nhập tên của thủ tục đã tạo trước đó.
Đóng cửa sổ Customize, khi này ta có thể thực hiện chức năng bằng cách click vào thành phần của thanh lệnh.
Chức năng trên thanh lệnh
Thiết kế chức năng đóng ứng dụng trên thanh thực đơn, trước khi đóng có thông báo hỏi người sử dụng và chỉ đóng khi họ trả lời đồng ý.
Các bước để thực hiện chức năng trên:
Tạo một thủ tục trong Module có tên là DongUngDung, nội dung của thủ tục như sau:
Sub DongUngDung()
If MsgBox("Ban muon dong ung dung?", vbYesNo) = vbYes Then Quit
End If End Sub
Tạo một chức năng trên thanh lệnh có tên là Dong ung dung
Mở cửa sổ Properties của chức năng trên, nhập tên của thủ tục DongUngDung vào vùng On Action
II.3. Xoá thanh lệnh
Để huỷ thanh lệnh, chúng ta làm như sau:
Chọn View > Toolbars > Customize để hiển thị cửa sổ Customize.
Chọn thanh lệnh muốn huỷ rồi chọn nút Delete trên cửa sổ Customize để huỷ thanh lệnh được chọn.
Chứng chỉ B Tin Học Quốc Gia Trang 118/131
Bài 8 GIỚI THIỆU VỀ MACRO Tóm tắt
Lý thuyết 4 tiết - Thực hành 8 tiết
Mục tiêu Các mục chính Bài tập bắt
buộc
Bài tập làm thêm
Bài học nhằm giúp cho học viên hiểu những khái niệm cơ bản về đối tượng Macro (tập lệnh).
Trình bày các thao tác xử lý đối với Macro và cách sử dụng macro với các biến cố.
Kết thúc bài học, học viên có thể.
9 Tạo Macro với những xử lý cơ bản.
9 Kết hợp Macro với biến cố để xử lý chức năng trên Form.