thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex:
3.2.1. Tổng quan về Công ty xuất nhập khẩu Intimex: 3.2.1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu Intimex: Công ty xuất nhập khẩu Intimex ngày nay, tiền thân là Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã được thành lập theo quyết định số 58 NT/QĐ ngày 10/08/1979 của Bộ Nội thương ( nay là Bộ Công thương ).
Quá trình hình thành và phát triển qua các giai đoạn:
Giai đoạn 1979 – 1990: Tháng 7 năm 1987, Bộ Nội thương đã có quyết định sáp nhập Công ty Hữu nghị vào Tổng Công ty Intimex, phạm vi hoạt động của Tổng công ty lại càng được mở rộng, nhiều chức năng mới
được bổ sung: bán hàng thu ngoại tệ mạnh, chi trả kiều hối, kinh doanh nội địa, dịch vụ,…
Giai đoạn 1990 – 1998: Ngày 08/03/1993, căn cứ vào nghị định 38/HĐBT, Bộ Thương mại đã có quyết định tách Tổng công ty XNK nội thương và Hợp tác xã thành Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã Hà Nội và Công ty XNK nội thương và Hợp tác xã thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 20/03/1995, Bộ Thương mại ra quyết định hợp nhất Công ty thương mại dịch vụ Việt kiều và Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã. Đồng thời chuyển Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã thành phố Hồ Chí Minh thành chi nhánh. Ngày 08/06/1995, Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã Hà Nội đổi tên thành Công ty XNK và dịch vụ thương mại, tên giao dịch đối ngoại là Foreign Trade Enterprise, gọi tắt tên giao dịch là Intimex.
Giai đoạn 1998 – nay: Từ năm 1999 đến năm 2003, Công ty phát triển và tăng trưởng mạnh mẽ. Hàng năm kim ngạch đều vượt từ 20 đến 25% và được đáng giá là doanh nghiệp hàng đầu của Bộ Thương mại. Ngày 01/08/2002, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu Intimex, tên đối ngoại là Intimex Export Import Corporation. Trụ sở chính: 96 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Số điện thoại (84-4) 9 423 195
Fax (84-4) 9 424 250
Email: info@intimexco.com
Công ty đã được tặng nhiều Huân huy chương, bằng khen của Nhà nước, Đảng bộ, chính quyền. Đặc biệt, tháng 09/2004, Công ty xuất nhập khẩu Intimex vinh dự được Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam trao giải thưởng Sao vàng đất Việt, một giải
thưởng nhằm tôn vinh những thương hiệu, sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam trong tiến trình hội nhập.
* Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu Intimex:
Là một doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp, Công ty xuất nhập khẩu Intimex được tổ chức kinh doanh trên nhiều lĩnh vực.
- Thương mại: xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh nội địa
Công ty xuất nhập khẩu Intimex được xem là nhà xuất khẩu hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, cao su, gạo, lạc nhân,…Từ năm 2002, Intimex là doanh nghiệp đứng thứ nhất về xuất khẩu hạt tiêu. Năm 2003, Intimex đứng thứ nhì về xuất khẩu cà phê. Bên cạnh đó, các mặt hàng nhập khẩu cũng đa dạng và phong phú về cả chủng loại và hình thức. Công ty thường xuyên nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng qua các nhà phân phối trong và ngoài nước của một số hãng nổi tiếng như: Uniliver, P&G,LG,… hoặc nhập khẩu trực tiếp từ nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Thái Lan, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ và các nước khối EU.
Không chỉ dừng ở kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty cũng đã xác định nội địa là thị trường có tiềm năng vô cùng to lớn. Do đó, Công ty đã hoạch định một chương trình chiếm lĩnh thị trường nội địa bằng cách phát triển chuỗi siêu thị, các cửa hàng tự chọn và hệ thống bán buôn, bán lẻ. Tính đến nay, Công ty đã khai trương và đưa vào sử dụng 13 siêu thị trên cả nước, doanh thu hàng năm khoảng 600 tỷ đồng.
- Dịch vụ: dịch vụ viễn thông, cho thuê văn phòng, kho bãi, chuyển khẩu, chuyển tải.
Để đẩy mạnh và phát triển mạnh hơn các hoạt động kinh doanh, Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã và đang phát triển mạng lưới kinh doanh các dịch vụ viễn thông mà khởi đầu là sự thành lập Trung tâm dịch vụ Viễn
thông Intimex tại Hà Nội. Hiện nay, trung tâm này là một trong những đại lý ủy quyền cấp một đầu tiên của Viettel mobile về thuê bao, hòa mạng điện thoại 098, 097, điện thoại cố định 178.
- Sản xuất: chế biến nông sản xuất khẩu, thủy hải sản, gia công hàng may mặc.
Thực hiện chiến lược chuyển hướng xuất khẩu nguyên liệu thô sang hàng hóa nông sản tinh chế có chất lượng và giá trị cao, Công ty đã đầu tư, xây dựng nhiều nhà máy, xí nghiệp phục vụ cho việc chế biến nguyên liệu như: Xí nghiệp Chế biến tiêu sạch Bình Dương, Kho chế biến nông sản Hưng Đông – Nghệ An, Kho tồn trữ chế biến nông sản tại ngã ba Vũng Tàu, tỉnh Đồng Nai,…Trong đó, đặc biệt là dự án đầu tư xây dựng Nhà máy Tinh bột sắn Intimex Nghệ An. Nhà máy sau hai năm xây dựng đã được đưa vào sử dụng ngày 7/8/2004. Doanh thu bình quân hàng năm của Nhà máy đạt khoảng 110 tỷ đồng, lãi ròng bình quân năm 4,5 tỷ đồng. Đây là Nhà máy chế biến tinh bột sắn lớn nhất Việt Nam.
Đối với ngành thủy hải sản, Công ty đã xác định đây là ngành có nhiều triển vọng, đem lại hiệu quả kinh tế cao và ổn định cho Công ty. Bộ Thương mại ( nay là Bộ công thương ) đã có quyết định số 0769/2003/QĐ- BTM ngày 24/06/2003 về việc tiếp nhận Công ty Đông lạnh thủy sản xuất nhập khẩu Hoằng Trường và quyết định số 0481/2004/QĐ-BTM ngày 20/04/2004 về việc tiếp nhận Xí nghiệp nuôi tôm xuất khẩu Thanh Hóa về làm đơn vị thành viên Công ty xuất nhập khẩu Intimex.
Ngoài ra, Công ty cũng tiến hành cổ phần hóa Công trình Xí nghiệp May Intimex từ chỗ chỉ có 100 máy may với vài chục công nhân, kho xưởng chưa hoàn thiện, việc làm không đủ cho công nhân trở thành Công ty con đã đầu tư trên 300 máy may, nhà xưởng được nâng cấp khang trang, có trên 350 công nhân sản xuất.
* Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh:
Công ty xuất nhập khẩu Intimex tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Các phòng ban chức năng chỉ tham mưu cho thủ trưởng cùng cấp trong việc hình thành các chủ trương và ra quyết định, đồng thời đôn đốc cấp dưới thực hiện các quyết định của Ban giám đốc. Mọi quyết định đều do Ban giám đốc tuyên bố và chịu trách nhiệm. Các đơn vị cấp dưới chỉ nhận lệnh trực tiếp từ cấp trên, còn ý kiến của các phòng ban chỉ có tính chất tư vấn và hướng dẫn về nghiệp vụ.( phụ lục 3.2 )
Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:
- Phòng Hành chính quản trị, Phòng Tổ chức cán bộ: quản lý các loại công văn, giấy tờ, hồ sơ của cán bộ công nhân viên công ty, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, công văn, con dấu công ty, liên hệ và phối hợp với cơ quan tổ chức lao động để giải quyết chính sách tiền lương, đào tạo cán bộ và nâng cao chất lượng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên công ty.
- Phòng kinh tế tổng hợp: có chức năng tham mưu và hướng dẫn các nghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận và một số công việc chung của công ty. Nhiệm vụ cụ thể là nghiên cứu, đề xuất các định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm với các phòng XNK và tổ chức thực hiện các phương án kế hoạch của Công ty.
- Phòng Tài chính kế toán: thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách kế toán theo quy định của nhà nước. Chủ động đề xuất với cấp trên về những chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm đáp ứng, hỗ trợ cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn.
- Phòng kinh doanh: tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Được phép ủy thác và nhận làm ủy thác kinh doanh
XNK đối với các tổ chức trong và ngoài nước, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hóa và nhận hàng ký gửi.
Ngoài ra, các đơn vị thành viên thực hiện đầy đủ chính sách hạch toán kinh tế phụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên. Thủ trưởng các đơn vị thành viên chịu sự chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và pháp luật của nhà nước.
3.2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: * Tổ chức bộ máy kế toán:
Do Công ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Các đơn vị trực thuộc của công ty đều có bộ máy kế toán riêng, làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý các chứng từ kế toán. Trên cơ sở đó, kế toán sẽ thực hiện công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chính đơn vị trực thuộc đó, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán tài chính của Công ty. Phòng Kế toán tài chính tổng hợp số liệu dựa trên các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc kết hợp với việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chính văn phòng công ty để lập báo cáo tài chính của toàn công ty.
Hiện nay, Phòng Kế toán tài chính của Công ty gồm 14 nhân viên, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 10 Kế toán viên và 01 Thủ quỹ (phụ lục 3.3 ). Nhiệm vụ của mỗi nhân viên như sau:
- Trưởng phòng kế toán: phụ trách chung công tác hạch toán kế toán toàn công ty.
- Phó phòng 1: phụ trách báo cáo tổng hợp quyết toán toàn công ty, theo dõi tình hình tài chính toàn công ty.
- Phó phòng 2: phụ trách theo dõi chi phí, công nợ và tài sản cố định toàn công ty.
- Kế toán viên đảm nhận các nhiệm vụ sau: kế toán hàng hóa nhập khẩu; kế toán hàng hóa xuất khẩu; kế toán tiền mặt,công cụ, dụng cụ; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt Nam đồng; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ; kế toán thuế; kế toán tổng hợp công nợ; kế toán theo dõi hàng kinh doanh nội địa và cho thuê cửa hàng; kế toán dự án.
- Thủ quỹ: làm thủ quỹ và theo dõi tiền lượng tiền thực có tại công ty, lượng tiền thu, chi.
* Hình thức kế toán:
Công ty xuất nhập khẩu Intimex hiện đang sử dụng hệ thống kế toán máy, ứng dụng phần mềm kế toán FAST2003 với hình thức và chu trình theo hình thức Nhật ký chung.
Hàng ngày, các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ, kế toán phần hành sẽ nhập chứng từ vào máy tính. Máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu, đưa những thông tin này vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp trên máy tính và chương trình sẽ tự động cho ra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Quy trình ghi sổ có thể được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 3.4) * Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex:
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, đồng thời tuân theo Quy trình hạch toán kế toán được ban hành kèm theo Quyết định số 3518/QĐ-TKKTTC ngày 24/12/2004, dựa trên Quy chế tài chính do Hội đồng quản trị thông qua ngày 04/12/2003. Cụ thể như sau:
Niên độ kế toán: niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Việt Nam đồng
- Đối với ngoại tệ: các giao dịch được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính cần được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng.
3.2.2. Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đến kế toán: * Tình hình chung:
Trong các năm qua, Công ty xuất nhập khẩu Intimex luôn phấn đấu để trở thành một trong những doanh nghiệp Nhà nước hàng đầu của Bộ Công thương về lĩnh vực kinh doanh thương mại. Trong những năm đầu đổi mới của nền kinh tế đất nước, Công ty phát triển mạnh mẽ chức năng kinh doanh XNK. Qua thời gian, Công ty đã tạo dựng được uy tín lớn đối với khách hàng trong và ngoài nước và đã gặt hái được nhiều thành công. Để đạt được thành quả đó, Công ty đã khai thác và tận dụng tối đa những thuận lợi do môi trường kinh doanh mang lại.
Ngay từ đầu, Công ty đã xác định được mục tiêu chiến lược dài hạn và lên kế hoạch ngắn hạn cho từng giao đoạn cụ thể. Với thời gian hoạt động tương đối dài, Công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK và kinh doanh nội địa. Công ty đã thiết lập và duy trì được mối quan hệ thương mại với nhiều tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Đồng thời, Công ty đã tạo được uy tín lớn với các bạn hàng. Thương hiệu Intimex đã có chỗ đứng trên thị trường quốc tế cũng như thị trường nội địa.Hơn nữa, Công ty còn có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, được đào
tạo cơ bản, đoàn kết nhất trí xây dựng công ty ngày càng phát triển. Công ty luôn được Bộ Công thương, các cơ quan ban ngành, các cấp chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo, theo dõi, giúp đỡ, động viên kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi để Công ty hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của mình.
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, Công ty cũng găp không ít những khó khăn, thách thức. Cụ thể:
Về hoạt động kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty chủ yếu là hàng nông sản, trong đó, cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chính chiếm hơn 70% tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu. Việc kinh doanh nông sản nói chung và cà phê, hạt tiêu nói riêng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do vốn sử dụng nhiều mà hiệu quả kinh doanh thấp, giá cả bấp bênh, lên xuống thất thường,…Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh siêu thị cũng gặp nhiều khó khăn. Vì đây là ngành có tỷ lệ lợi nhuận thấp lại sử dụng nhiều lao động và trong giai đoạn hiện nay, ngành bán lẻ của nước ta nói chung và của Công ty nói riêng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các tập đoàn bán lẻ nước ngoài với kinh nghiệm và tiềm lực lớn hơn rất nhiều. Hơn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty còn hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh. Trong khi đó, Công ty lại có nhiều khoản nợ xấu chưa thu hồi được.
Về hoạt động đầu tư: Công tư tích cực đầu tư vào nhiều dự án, một số dự án đã đi vào hoạt động nhưng hiệu quả đem lại chưa cao. Việc đầu tư