Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex, em xin đưa ra một số đánh giá tổng quát như sau:
4.1.1 Ưu điểm:
Nhìn chung, công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex tương đối hoàn chỉnh. Công ty thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán. Điều đó đã góp phần cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác giúp nhà quản trị nắm rõ tình hình tài chính của Công ty.
Về tổ chức bộ máy kế toán: Do Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc ở nhiều vùng khác nhau nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình phân tán, tức là mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ máy kế toán riêng. Nhờ đó, việc xử lý, phản ánh, theo dõi và lữu trữ thông tin tài chính được thực hiện một cách chủ động hơn, chính xác và phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị trực thuộc. Trên cơ sở đó, nhà quản trị tại mỗi đơn vị có thể quản lý hoạt động kinh doanh cũng như tình hình tài chính một cách sát sao,ra quyết định kịp thời, đem lại lợi ích cho chính đơn vị mình điều hành. Hơn nữa, việc hạch toán độc lập sẽ giúp công tác lập báo cáo tài chính toàn công ty tiến hành nhanh chóng, chính xác.
Về hệ thống chứng từ: hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng đều đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy trình logic và hợp lý, thuận lợi cho việc kiểm tra. Do công ty hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên tùy theo từng hoạt động cụ thể mà Công ty sử dụng bộ chứng từ đầy đủ và phù hợp nhằm phản ảnh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty XNK Intimex sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, Công ty mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế chi tiết, đầy đủ và chính xác hơn. Đối với các khoản phải trả nhà cung cấp, Công ty chi tiết tài khoản 331 thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 theo từng phòng kinh doanh và từng nhà cung cấp. Là một Công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, khối lượng giao dịch cũng như các bạn hàng cũng rất lớn nên việc xây dựng một hệ thống tài khoản hợp lý là điều cần thiết.
Về hệ thống sổ sách và báo cáo: Công ty sử dụng sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Công ty sử dụng hợp lý và đầy đủ sổ tổng hợp và sổ chi tiết nhằm phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kế toán nói chung và nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nói riêng. Công ty có số lượng cũng như chủng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh với khối lượng lớn do hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực nên hình thức này rất phù hợp. Hơn nữa, hình thức này phù hợp với trình độ kế toán viên tốt và tương đối đồng đều của phòng Kế toán – Tài chính Công ty XNK Intimex. Còn hệ thống báo cáo của Công ty cũng rất đầy đủ. Công ty tiến hành lập cả 4 báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo cho hoạt động quản lý. Các sổ sách và báo cáo tài chính được lập rõ ràng, lưu giữ theo đúng quy định, thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
Về phần hành kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy FAST 2003. Phần mềm được xây dựng gắn kết với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty nên công tác kế toán được giải quyết với khối lượng công việc nhanh và chính xác. Trong đó, phần kế toán thanh toán bao gồm kế toán thanh toán nội địa và kế toán thanh toán quốc tế. Các nghiệp vụ XNK diễn ra thường xuyên nên việc bố trí 3 nhân viên kế toán xuất nhập khẩu và công nợ là hợp lý.
Bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần phải khắc phục để tăng cường vai trò của kế toán trong việc quản lý tài chính của Công ty XNK Intimex.
Về tổ chức bộ máy kế toán: tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán, bên cạnh những ưu điểm, hình thức này vẫn tồn tại những hạn chế trong việc kiểm soát độ chính xác của thông tin kế toán tại mỗi đơn vị do mỗi đơn vị trực thuộc đều tổ chức hạch toán riêng nên định kỳ chỉ nộp báo cáo kế toán tổng hợp. Phòng Kế toán – Tài chính của công ty dựa vào báo cáo kế toán tổng hợp đó để lập báo cáo tài chính toàn công ty . Như vậy, Phòng kế toán – Tài chính của công ty sẽ không có điều kiện để kiểm tra độ tin cậy của báo cáo đó, liệu những báo cáo đó đã phản ánh chính xác tình hình tài chính tại đơn vị trực thuộc chưa. Điều này có thể dẫn đến việc nhà quản trị đưa ra quyết định thiếu chính xác, thiệt hại tới lợi ích toàn Công ty.
Về tài khoản sử dụng: Là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh XNK, các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phát sinh thường xuyên với số lượng và giá trị lớn nhưng Công ty lại không sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại để theo dõi các khoản thu, chi bằng ngoại tệ. Kế toán công ty thực hiện theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 1112, 1122 và chi tiết các tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ thành các tài khoản cấp 3 theo ngân hàng mà Công ty tiến hành giao dịch. Do đó, việc theo dõi, quản lý và kiểm tra các khoản bằng ngoại tệ gặp nhiều khó khăn.
Về quản lý các khoản thanh toán với nhà cung cấp: Việc quản lý các khoản công nợ tại Công ty chưa được quan tâm nhiều. Đối với các khoản phải thu, Công ty thường bị chiếm dụng vốn, thời gian thu hồi chậm, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Đối với các khoản phải trả nói chung và khoản phải trả nhà cung cấp nói riêng, Công ty thiếu sự quản lý chặt chẽ do
đó thời gian chiếm dụng vốn ngắn, chưa tận dụng hết được các ưu đãi bên bán dành cho Công ty, hiệu quả sử dụng thấp. Chính vì vậy, Công ty thường bị rơi vào thế bị động đối với các khoản nợ phải trả khi đến hạn. Do đó, quản lý các khoản nợ phải trả trong mối quan hệ với các khoản phải thu là điều cần thiết.
Về hệ thống sổ: Tất cả các nhà cung cấp đều được kế toán viên phản ánh trên cùng một sổ chi tiết, cùng một kiểu đặt mã mà không có sự tách biệt. Tức là, Công ty không lập sổ chi tiết riêng cho từng nhà cung cấp, cũng chưa phân biệt giữa các nhà cung cấp dài hạn và ngắn hạn, hay nói cách khác là nhà cung cấp thường xuyên có giao dịch mua bán với Công ty và nhà cung cấp tạm thời, có ít hoặc rất hiếm khi giao dịch. Điều này sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi đối với từng nhà cung cấp khi cần thiết.
Về hệ thống báo cáo: Công ty XNK Intimex chỉ lập báo cáo tài chính mà không lập báo cáo kế toán quản trị. Như chúng ta biết, kế toán quản trị đóng vai trò khá quan trọng trong việc phân tích tình hình công ty không chỉ dựa trên những chỉ tiêu tài chính, đưa ra cơ sở để nhà quản trị hiểu rõ hơn tình hình thực tế của Công ty giúp các nhà quản trị có cái nhìn tổng thể, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn. Trong quản lý tài chính nói chung và quản lý công nợ nói riêng, báo cáo kế toán quản trị sẽ đưa ra những phân tích chính xác về tình hình thực tại, dự đoán được xu hướng sắp tới, liệu Công ty nên chọn nhà cung cấp nào, thời gian thanh toán nào là có lợi nhất cho doanh nghiệp,…Vì vậy, lập báo cáo quản trị là điều nên thực hiện.
Về tỷ giá quy đổi: Hiện tại, Công ty đang sử dụng tỷ giá quy đổi là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Mà trong môi trường kinh doanh hiện nay, tỷ giá thực thực tế thay đổi liên tục từng ngày và mức dao động là không nhỏ. Hơn nữa, đối với một
doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK như Công ty XNK Intimex, khối lượng và giá trị mỗi giao dịch lớn thì việc bị thua lỗ do chênh lệch tỷ giá là điều khó tránh khỏi. Điều này dễ gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
Trên đây là một số những ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế