cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex:
Trong quá trình thực tập, dựa trên việc tìm hiểu và nghiên cứu về thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp như sau:
Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK, các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Hiện nay, Công ty chỉ theo dõi các khoản ngoại tệ ngay trên sỏ chi tiết các TK 1112, 1122. Hơn nữa, kế toán phản ánh tất cả các loại ngoại tệ vào cùng một sổ chi tiết, không lập riêng theo từng loại ngoại tệ. Vì vậy, để thuận tiện cho việc theo dõi sự biến động của các ngoại tệ, kế toán nên sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại.
Tài khoản 007_Ngoại tệ các loại dùng để phản ánh tình hình thu, chi và còn lại theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ ở doanh nghiệp. Kết cấu của TK 007 khá đơn giản, bên Nợ phản ánh số ngoại tệ thu vào, bên Có phản ánh số ngoại tệ xuất ra. Số dư bên Nợ phản ánh số ngoại tệ còn lại của doanh nghiệp. Trên tài khoản này không quy đổi các ngoại tệ ra đồng Việt Nam.
Tài khoản 007 là tài khoản ngoài bảng, chỉ có chức năng theo dõi nên kế toán chỉ thực hiện ghi đơn trên tài khoản này. Như vậy, đối với các nhà cung cấp nước ngoài, kế toán có thể theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết và cụ thể từng khoản nợ phải trả theo từng loại nguyên tệ khác nhau như đô la Mỹ, Bảng Anh,…Cách hạch toán tài khoản này khá đơn giản. Giả sử, xét nghiệp vụ mua hàng trả tiền bằng ngoại tệ, khi Công ty thanh toán bằng ủy nhiệm chi hoặc thư tín dụng thì căn cứ vào giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán Công ty thực hiện bút toán ghi Có TK 1122_Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, ghi Nợ TK 331_Phải trả cho người bán, chênh lệch tỷ giá cho vào TK 515 hoặc TK 635 đồng thời ghi Có TK 007_Ngoại tệ các loại để phản ánh số tiền bằng ngoại tệ đã xuất trả cho người bán.
Sổ chi tiết cho TK 007_Ngoại tệ các loại có thể lập theo mẫu (phụ lục 4.1). Sổ chi tiết TK 007 có thể được chi tiết theo từng loại ngoại tệ để tiện cho quá trình theo dõi.
Thứ hai: theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp
Theo dõi tốt các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước cũng như ngoài nước không những có thể tận dụng tối đa những điều kiện mà bên bán đem lại như các khoản chiết khấu thanh toán do trả tiền hàng sớm mà Công ty còn có thể chiếm dụng được vốn của nhà cung cấp. Việc chiếm dụng vốn của tổ chức khác sẽ tạo thêm nguồn vốn cho Công ty, đầu tư vào hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn, tạo thêm lợi nhuận mà không phải trả lãi suất như đối với các khoản vay ngân hàng hay các tổ chức tín dụng. Kế toán nên lập một bảng theo dõi các khoản nợ phải trả theo thời gian tránh tình trạng doanh nghiệp bị rơi vào thế bị động trong thanh toán, tạo được uy tín trong buôn bán với các nhà cung cấp ( phụ lục 4.2 ) .Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, Công ty nên thương lượng yêu cầu thời hạn trả dài, hoặc nếu trả sớm thì có thể được hưởng chiết khấu thanh toán nhiều hơn con số mà bên bán đưa ra. Như vậy, Công ty có thể tận dụng tối đa ưu đãi mà nhà cung cấp đem lại. Tuy nhiên, nếu xét trong cán cân thanh toán thì Công ty cũng bị các tổ chức, cá nhân chiếm dụng vốn khá nhiều. Do đó, ngoài việc quản lý các khoản phải trả, Công ty cũng phải có những biện pháp cần thiết để nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu của khách hàng, vòng quay vốn ngắn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tạo sự cân bằng trong cán cân thanh toán.
Thứ ba: hệ thống sổ cho các nhà cung cấp
Hệ thống sổ của Công ty thực hiện theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Kết cấu sổ khá hợp lý, với các sổ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài đều có cột ghi nguyên tệ của giao dịch phát sinh. Tuy nhiên, Công ty nên phân tách giữa các nhà cung cấp mà Công ty thường xuyên giao dịch và ít giao dịch bằng cách lập kiểu mã đối tượng riêng, khác với mã của nhóm nhà cung cấp dài hạn nếu hạch toán trên cùng một sổ chi tiết công nợ. Chẳng
hạn, hiện nay, đối với nhà cung cấp nội địa, Công ty thường xuyên mua hàng của Công ty TNHH Phước Nghĩa, mã khách hàng là HX6053, nhưng do một lý do nào đó, Công ty tạm thời mua hàng của Cơ sở sản xuất Thuận An, mà Công ty ít khi giao dịch, mã khách hàng là HX5027. Như vậy, khi hạch toán trên cùng một sổ chi tiết thì sẽ khó cho việc theo dõi của kế toán. Công ty có thể để mã khách hàng của Cơ sở sản xuất Thuận An là IK5027, tức là một kiểu mã khác sao cho dễ phân biệt với nhà cung cấp thường xuyên, để thuận tiện cho công tác quản lý. Hoặc, kế toán nên lọc và theo dõi riêng các đối tượng này trên các phần mềm khác như Excel chẳng hạn. Như vậy, quá trình theo dõi vừa được đảm bảo mà việc hạch toán nhằm phục vụ cho việc quản lý cũng thuận tiện hơn.
Sổ chi tiết và sổ Cái TK 3311 cũng như TK 3312 có kết cấu và nội dung phản ánh giống hệt nhau. Đối với sổ chi tiết TK 3312, các nghiệp vụ phát sinh đều bằng ngoại tệ, kế toán lập thêm cột số phát sinh bằng ngoại tệ và cột tỷ giá. Điều này phù hợp với mẫu sổ theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Tuy nhiên sổ chi tiết và sổ Cái giống nhau sẽ tạo ra một sự trùng lắp trong ghi chép các nghiệp vụ. Vì vậy, Công ty nên lập các sổ chi tiết riêng cho từng nhà cung cấp để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến nhà cung cấp đó. Chẳng hạn như kế toán có thể lập sổ chi tiết tài khoản 33112 cho cơ sở sản xuất A, mã khách hàng là HX2009 theo mẫu cụ thể (như phụ lục 4.3). Nhờ đó, kế toán có thể dễ dàng có được ngay những thông tin cần thiết cho việc kiểm soát, theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp.
Thứ tư: lập báo cáo kế toán quản trị
Như chúng ta đã biết, kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Hơn nữa, không phải bất kỳ một nhà quản trị nào cũng có thể hiểu nhanh chóng, cặn kẽ các thông tin trên báo cáo tài
chính. Vì vậy, vừa để giúp các nhà quản lý trong việc tìm hiểu thông tin, vừa để tiết kiệm thời gian, Công ty nên lập báo cáo kế toán quản trị. Trên cơ sở dữ liệu là báo cáo tài chính và một số chỉ tiêu khác, kế toán quản trị tiến hành các thao tác phân tích rồi tổng hợp thông tin, đưa ra những nhận xét, đánh giá về tình hình tài chính của Công ty, giúp nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn về một vấn đề cụ thể. Đối với kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp, để lập được báo cáo quản trị cần tiến hành các bước sau:
Trước hết, kế toán viên sẽ lập dự toán về các khoản phải trả nhà cung cấp dựa vào số liệu của kỳ kế toán trước. Vào đầu mỗi năm tài chính, trên cơ sở căn cứ vào nhu cầu của thị trường, chiến lược kinh doanh của Công ty, kết quả kinh doanh kỳ trước, kế toán viên sẽ xác định số lượng hàng hóa cần mua từ đó lập bảng dự toán về tình hình thanh toán với nhà cung cấp (phụ lục 4.4). Với việc lập bảng dự toán này, nhà quản lý sẽ được cung cấp thông tin về tình hình thanh toán với nhà cung cấp trong thời gian tới, từ đó lường trước được những khó khăn tiềm ẩn, kịp thời đưa ra biện pháp khắc phục.
Tiếp theo, trên cơ sở phân tích các chỉ tiêu tài chính cũng như các chỉ tiêu khác có liên quan như số lượng các nhà cung cấp, chất lượng hàng hóa, …kế toán viên sẽ lập báo cáo kế toán quản trị về tình hình thanh toán với nhà cung cấp phục vụ cho nhà quản trị. Đối tượng của báo cáo kế toán quản trị ở đây chính là các khoản thanh toán với nhà cung cấp. Kế toán dựa trên những dự toán ban đầu kết hợp với các thông tin cần thiết để lập báo cáo quản trị, giúp nhà quản lý nhận biết được vấn đề một cách cụ thể, chi tiết hơn. Trên báo cáo quản trị cũng nên so sánh giữa nhu cầu thanh toán và nhu cầu có khả năng thanh toán để nhà quản lý có được những quyết định đúng đắn, giúp Công ty có được sự chủ động trong thanh toán.
Công ty XNK Intimex là một trong những doanh nghiệp lớn hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực XNK. Do đó, việc thanh toán với các đối tác nước ngoài diễn ra rất thường xuyên và giá trị mỗi giao dịch thường rất lớn. Việc chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm mua hàng và thời điểm thanh toán tiền hàng là vấn đề cần quan tâm. Đặc biệt trong thời gian gần đây, tỷ giá các loại ngoại tệ mạnh như USD, EURO, GBP,…biến đổi thất thường, khó dự đoán. Để hạn chế rủi ro do tỷ giá biến động quá lớn, Công ty nên sử dụng dịch vụ bảo hiểm tỷ giá của các ngân hàng. Với dịch vụ này, trong trường hợp Công ty dự kiến trong tháng tới phải thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài một khoản ngoại tệ lớn và Công ty cũng nhận thấy trong thời gian tới, tỷ giá đồng ngoại tệ đó so với đồng VNĐ trên thị trường sẽ có khả năng tăng mạnh. Công ty sẽ tiến hành ký một hợp đồng mua trước ngoại tệ với ngân hàng. Ở thời điểm thanh toán, nếu tỷ giá tăng, ngân hàng sẽ vẫn bán ngoại tệ cho Công ty theo đúng tỷ giá đã ký kết giữa Công ty và Ngân hàng. Như vậy, bảo hiểm tỷ giá sẽ giúp Công ty bảo vệ được giá trị đồng vốn và hưởng lợi từ việc dự đoán tỷ giá này. Đồng thời, biện pháp này sẽ giúp Công ty chủ động tính toán được các biến động tỷ giá, nhờ đó hạn chế được rủi ro trong kinh doanh.
Trên đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex, khắc phục những hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng.
KẾT LUẬN
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào nói chung và đối với Công ty XNK Intimex nói riêng, vốn dành cho hoạt động sản xuất kinh doanh là điều vô cùng quan trọng. Muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả thì tốc độ quay
vòng vốn phải nhanh, tránh tình trạng vốn bị ứ đọng, gây lãng phí. Để góp phần giải quyết tốt vấn đề này, Công ty cần chú trọng nhiều hơn đến công tác thanh toán. Khi Công ty phát triển, hoạt động đa lĩnh vực đồng nghĩa với việc mạng lưới các nhà cung cấp cũng lớn mạnh theo. Do đó, Công ty nên tiến hành các biện pháp quản lý chặt chẽ, chủ động trong việc chi trả các khoản phải trả, trong đó có nợ phải trả nhà cung cấp. Công ty nên thực hiện việc quản lý, theo dõi các khoản nợ phải trả trong mối quan hệ với các khoản phải thu. Như vậy, nhờ có việc quản lý này mà nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra những quyết định phù hợp. Vì thế, Công ty nên quan tâm nhiều hơn đến công tác kế toán mà cụ thể là kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp để đảm bảo lợi ích cho chính mình.
Trong quá trình thực tập tại Công ty XNK Intimex, do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên luận văn còn nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự đánh giá, góp ý của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn chỉnh hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn TS. Đặng Thị Hòa, bộ môn Kế toán căn bản trường ĐH Thương Mại đã tận tình hướng dẫn và tập thể cán bộ Công ty XNK Intimex, đặc biệt là các cô chú, anh chị phòng Kế toán – Tài chính đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này.