xuất nhập khẩu Intimex:
3.3.1. Đặc điểm kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp :
* Đối tượng thanh toán: Công ty XNK Intimex có rất nhiều đối tác ở trong nước và trên thế giới. Trên thế giới, Công ty đã có được khá nhiều bạn hàng lớn ở các nước Mỹ, khối EU, Nga, Nhật,…Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu sản xuất. Công ty có thể nhập khẩu theo hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.
* Phương thức thanh toán: Nhà cung cấp của Công ty XNK Intimex bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài. Như vậy, Công ty sẽ thực hiện cả thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế. Trong thanh toán nội địa thì Công ty sử dụng phương tiện thanh toán chủ yếu là tiền mặt và chuyển khoản đối với doanh nhiệp có phát sinh nghiệp vụ với số tiền nhỏ, lẻ; còn ủy nhiệm chi thuận lợi hơn với các doanh nghiệp mà Công ty mua hàng với số lượng lớn. Còn đối với thanh toán quốc tế thì Công ty sử dụng phương thức thư tín dụng là chủ yếu. Phương thức này tuy hơi phức tạp do thủ tục rắc rối nhưng lại đảm bảo lợi ích cho cả hai bên người bán và người mua.
* Thời hạn thanh toán: Việc thanh toán với nhà cung cấp có thể được tiến hành trước, ngay hoặc sau khi nhận hàng, phụ thuộc vào hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Trong một số trường hợp, giá trị của lô hàng lớn, mức độ rủi ro cao thì bên mua có thể phải ứng trước cho bên bán một phần giá trị.
* Chiết khấu thanh toán: đây là điều phổ biến trong mua bán hiện nay. Chiết khấu thanh toán khuyến khích các doanh nghiệp nhanh chóng trả tiền hàng. Công ty XNK Intimex thường xuyên theo dõi các khoản nợ phải trả nhà cung cấp sao cho thời gian chiếm dụng vốn là lâu nhất mà vẫn hưởng được chiết khấu thanh toán của người bán đưa ra.
* Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch giá: đối với một doanh nghiệp trong lĩnh vực XNK thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ diễn ra phổ biến. Trong thanh toán, Công ty thường sử dụng những ngoại tệ mạnh như USD, GBP, EURO,… để đảm bảo tỷ giá không bị dao động mạnh, ảnh hưởng kết quả kinh doanh. Khi hạch toán các nghiệp vụ bằng ngoại tệ, kế toán viên ghi sổ theo tỷ giá thực tế, tức là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
3.3.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp:
Kế toán viên thực hiện quá trình hạch toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp bắt đầu từ quy trình luân chuyển chứng từ cho đến quá trình ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính của Công ty.
3.3.2.1 Chứng từ sử dụng:
Với đặc thù của một doanh nghiệp XNK, hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm cả hệ thống chứng từ nội địa và hệ thống chứng từ quốc tế. Chứng từ nội địa được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng hóa trong nước để phục vụ cho việc xuất khẩu. Bộ chứng từ thanh toán với người bán bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, Hóa đơn GTGT,
Hóa đơn bán hàng, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng. Các chứng từ trên được luân chuyển theo một trình tự nhất định. Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhân viên công ty xúc tiến thực hiện hợp đồng. Khi Hóa đơn GTGT được cung cấp bởi người bán, Công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Đồng thời, kế toán thanh toán nội địa sẽ viết Phiếu chi và được kế toán trưởng và giám đốc công ty ký duyệt. Tiếp đó, thủ quỹ kiểm tra chứng từ xem đã hợp lệ chưa rồi thực hiện chi tiền trả người bán. Cuối cùng, kế toán thanh toán nội địa tiến hành ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Công ty XNK Intimex chủ yếu sử dụng phương thức thư tín dụng để thực hiện thanh toán quốc tế. Bộ chứng từ thanh toán quốc tế bao gồm: Giấy cam kết, Yêu cầu mở thư tín dụng, Thư tín dụng, Bộ chứng từ nhập khẩu ( Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Vận đơn,…). Trình tự luân chuyển bộ chứng từ như sau: Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, kế toán thanh toán quốc tế tiến hành mở L/C theo đúng nội dung hợp đồng đã ký kết bằng cách gửi đến ngân hàng một bản Yêu cầu mở thư tín dụng và Giấy cam kết. Kế toán viên có thể dùng ủy nhiệm chi để thanh toán lần lượt tiền mở thư tín dụng và các chi phí phát sinh liên quan đến hàng nhập khẩu hoặc ủy quyền luôn cho ngân hàng thực hiện thanh toán. Nếu ngân hàng chấp nhận việc thanh toán thì ngân hàng sẽ mở sổ phụ để theo dõi và định kỳ thông báo về khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty. Sau khi nhận được bộ chứng từ do bên bán gửi, ngân hàng kiểm tra, nếu hợp lệ thì trong vòng 7 ngày, công ty phải chấp nhận thanh toán. Khi đó, Công ty mới được nhận bộ chứng từ để nhận hàng.
Công ty XNK Intimex hoạt động chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu. Dựa trên hệ thống chứng từ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán thực hiện theo dõi công nợ cho từng nhà cung cấp. Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản nợ nhà cung cấp. Để phản ánh nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản 331. Sau khi nhận được chứng từ thanh toán công nợ của người bán, kế toán thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế sẽ chuyển bộ chứng từ sang cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ căn cứ vào bộ chứng từ nhận được để nhập thông tin vào máy tính và máy tính tự động ghi vào Sổ chi tiết công nợ. Ngoài ra, do có liên quan đến thanh toán với bạn hàng nước ngoài, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK1112, 1122, 144, 413.
Trong đó, TK 331 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 là TK 3311 – Phải trả cho người bán hàng XK và TK 3312 – Phải trả cho người bán hàng NK. TK 3311 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả nhà cung cấp trong nước khi Công ty tiến hành mua hàng hóa để phục vụ cho việc xuất khẩu. Còn TK 3312 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp nước ngoài khi Công ty mua hàng hóa nhập khẩu. Hai tài khoản này tiếp tục được chi tiết đến tài khoản cấp 3 theo từng nhà cung cấp và theo từng phòng ban. Cụ thể như sau:
Tài khoản Tên tài khoản
3311 Phải trả cho người bán hàng XK
33111 Phải trả cho người bán hàng XK phòng kinh doanh 1 33112 Phải trả cho người bán hàng XK phòng kinh doanh 2
… …
3312 Phải trả cho người bán hàng NK
33121 Phải trả cho người bán hàng NK phòng kinh doanh 1
… …
Các tài khoản 1111, 1112, 1121, 1122, 144 cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo từng Ngân hàng nơi Công ty gửi tiền hoặc ký quỹ.
Trình tự hạch toán kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài được thực hiện đúng theo quy định. Dựa trên các hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn,… do bên bán cung cấp, kế toán ghi Có TK 3311 hoặc TK 3312 và ghi Nợ TK 133_Thuế GTGT được khấu trừ , Nợ các TK liên quan như TK 156, 157, 632. Đến khi thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 3311 hoặc TK 3312 và ghi Có TK tiền ( TK 111,112,311...). Ngoài ra, Công ty XNK Intimex không sử dụng tài khoản 007_Ngoại tệ các loại để phản ánh, theo dõi số tiền tăng, giảm bằng ngoại tệ. Công ty chỉ thực hiện theo dõi nguyên tệ trên các TK 1112 và TK 1122. Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước, ngoài nước có thể được khái quát bằng sơ đồ (phụ lục 3.6).
3.3.2.3 Sổ kế toán:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ. Trước hết, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các TK 331, 111, 112. Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Để hiểu rõ cách thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, xem nghiệp vụ sau:
* Nghiệp vụ 1:
Ngày 22/12/2008, Công ty XNK Intimex ký hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu với Công ty TNHH Phước Nghĩa để mua 52 tấn Cơm dừa – loại FINE, đơn giá là 17.650.000 đ/tấn. Hàng giao tại cảng thành phố Hồ Chí Minh, thanh toán ngay bằng tiền mặt 205.000.000 đồng, toàn bộ giá trị hàng hóa còn lại Công ty sẽ thanh toán tiếp trong vòng 10 ngày kể từ ngày
giao hàng, và tiền thuế GTGT sẽ được thanh toán vào ngày 20 của tháng tiếp theo.
Chứng từ của nghiệp vụ này bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu (phụ lục 3.7), Biên bản giao nhận hàng (phụ lục 3.8), Hóa đơn GTGT (phụ lục 3.9), Phiếu chi (phụ lục 3.10).
Kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán, ghi vào Sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3311_Phải trả cho người bán hàng XK (phụ lục 3.11).
* Nghiệp vụ 2:
Ngày 18/11/2008, Công ty XNK Intimex ký hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với Công ty VINAMI IMPORT – EXPORT để mua 1300 thùng socola Đức với tổng giá trị 14936,80 USD. Công ty phải thanh toán tiền hàng cho bên XK 100% giá trị hàng hóa bằng phương thức chuyển tiền bằng điện T/T trong vòng 50 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Hàng về nhập cảng Hải Phòng, nhập kho ngày 02/01/2009.
Ngày 07/01/2009, Công ty thực hiện thanh toán tiền hàng cho Công ty VINAMI IMPORT – EXPORT. Bộ chứng từ thanh toán gồm: Hợp đồng ngoại thương_Sales contract, Hóa đơn thương mại_Commercial Invoice, Vận đơn_Bill of lading, Packing list, Tờ khai hải quan…(phụ lục 3.12). Căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3312_Phải trả cho người bán hàng NK (phụ lục 3.13).