CHƯƠNG 3 QUẢN TRỊ DỰ TRỮ 3.1Khỏi niệm, phõn loại dự trữ
3.1.1Khỏi niệm và chức năng của dự trữ:
Trong toàn bộ nền kinh tế quốc dõn, do sự cỏch biệt về khụng gian và thời gian giữa sản xuất và tiờu dựng sản phẩm, do đặc điểm khỏc biệt giữa sản phẩm sản xuất và sản phẩm tiờu dựng, do điều kiện địa lý, tự nhiờn và khớ hậu, hoặc do phải đề phũng những mất cõn đối lớn cú thể xẩy ra (chiến tranh, thiờn tai, ...) mà sản phẩm sau khi sản xuất ra khụng thể tiờu dựng hoặc tiờu thụ ngay, mà phải trải qua một quỏ trỡnh nhằm xúa đi những sự cỏch biệt…kể trờn. Sản phẩm trong trạng thỏi (hỡnh thỏi) này được coi là dự trữ.
Đối với doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung một lượng sản phẩm nhất định nhằm cải thiện dịch vụ khỏch hàng và giảm chi phớ trong kinh doanh, như: cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khỏch hàng đầy đủ và nhanh, và do đú duy trỡ và phỏt triển doanh số; Tập trung một lượng lớn sản phẩm trong vận chuyển hoặc tại kho giỳp giảm chi phớ: duy trỡ sản xuất ổn định và năng suất cao, tiết kiệm trong mua và vận chuyển (trong mua: giảm giỏ vỡ lượng hoặc mua trước thời vụ; cũn trong vận chuyển việc tăng qui mụ lụ hàng sẽ đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phớ thấp ), và nhờ tập trung một lượng sản phẩm nhất định trong kho mà cỏc doanh nghiệp giảm những chi phớ do những biến động khụng thể lường trước. Bộ phận sản phẩm nhằm cho mục đớch này được coi là dự trữ.
Như vậy, tất cả cỏc hỡnh thỏi tồn tại của sản phẩm hữu hỡnh trong hệ thống Logistic do cỏc nhõn tố kinh tế gõy nờn nhằm thỏa món yờu cầu cung ứng của sản xuất và tiờu dựng với chi phớ thấp được coi là dự trữ. Vậy:
Dự trữ là cỏc hỡnh thỏi kinh tế của sự vận động cỏc sản phẩm hữu hỡnh – vật tư, nguyờn liệu, bỏn thành phẩm, sản phẩm,… - trong hệ thống logistics nhằm thỏa món nhu cầu của sản xuất và tiờu dựng với chi phớ thấp nhất.
Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản: chức năng cõn đối cung - cầu, chức năng điều hoà cỏc biến động, và chức năng giảm chi phớ.
Chức năng cõn đối cung - cầu đảm bảo cho sự phự hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, khụng gian và thời gian. Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thụng vận tải và khớ hậu, dự trữ đề phũng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này là do ảnh hưởng của mụi trường vĩ mụ đến quan hệ cung - cầu.
Chức năng điều hoà những biến động: Dự trữ để đề phũng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện chức năng này, cần phải cú dự trữ bảo hiểm.
Chức năng giảm chi phớ: Dự trữ nhằm giảm những chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất và phõn phối. Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, cú thể vận chuyển những lụ hàng lớn để giảm chi phớ vận chuyển, và, tuy phải tăng dự trữ và do đú tăng chi phớ dự trữ, nhưng tổng phớ vận chuyển và dự trữ giảm đi đỏng kể.