2.1.4.1: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty Cổ phần thộp Việt Nhật
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty đƣợc tổ chức theo mụ hỡnh tập trung. Cỏc nghiệp vụ kế toỏn chớnh phỏt sinh đƣợc tập trung ở phũng kế toỏn của cụng ty, thuộc dóy nhà văn phũng. Tại đõy thực hiện việc tổ chức hƣớng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ phƣơng phỏp thu thập xử lý thụng tin ban đầu, thực hiện đầy đủ chiến lƣợc ghi chộp ban đầu, chế độ hạch toỏn và chế độ quản lý tài chớnh theo đỳng quy định của Bộ tài chớnh, cung cấp một cỏch đầy đủ chớnh xỏc kịp thời những thụng tin toàn cảnh về tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Từ đú tham mƣu cho Ban Tổng Giỏm đốc để đề ra biện phỏp cỏc quy định phự hợp với đƣờng lối phỏt triển của cụng ty.
TRƢỞNG PHềNG KẾ TOÁN Kế toỏn lƣơng, cỏc khoản trớch theo lƣơng, BHXH Kế toỏn NVL, CCDC, chi phớ sản xuất, giỏ thành SP Kế toỏn thanh toỏn và theo dừi cụng nợ Kế toỏn vật tƣ, và theo dừi cỏc đại lý Thủ quỹ PHể PHềNG KẾ TOÁN Nhõn viờn thống kờ tại phõn xƣởng
Tại Phũng Kế toỏn của cụng ty thuộc khối văn phũng bao gồm cú 7 nhõn viờn:
- Trưởng phũng Kế toỏn: là một Kế toỏn tổng hợp, cú mối liờn hệ trực tuyến với cỏc Kế toỏn viờn thành phần, cú năng lực điều hành và tổ chức. Kế toỏn trƣởng liờn hệ chặt chẽ với Phú Tổng Giỏm đốc Kinh doanh, tham mƣu cho Ban Tổng Giỏm đốc về cỏc chớnh sỏch Tài chớnh - Kế toỏn của Cụng ty, ký duyệt cỏc tài liệu kế toỏn, phổ biến chủ trƣơng và chỉ đạo thực hiện chủ trƣơng về chuyờn mụn, đồng thời yờu cầu cỏc bộ phận chức năng khỏc trong bộ mỏy quản lý ở đơn vị cựng phối hợp thực hiện những cụng việc chuyờn mụn cú liờn quan tới cỏc bộ phận chức năng.
Cỏc Kế toỏn thành phần cú mối liờn hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế toỏn trƣởng, trao đổi trực tiếp với Kế toỏn trƣởng về cỏc vấn đề liờn quan đến nghiệp vụ cũng nhƣ về chế độ kế toỏn, chớnh sỏch tài chớnh của Nhà nƣớc.
- Phú phũng Kế toỏn: là nhõn viờn kế toỏn cụng nợ phải thu, thuế và cỏc khoản phải nộp nhà nƣớc. Chịu trỏch nhiệm theo dừi toàn bộ tỡnh hỡnh tăng giảm của tài sản trong cụng ty, đồng thời tớnh và trớch khấu hao cho tài sản cố định. Bờn cạnh đú, kế toỏn cũn kiờm phần đề xuất xõy dựng và kiểm tra kế hoạch liờn doanh, liờn kết đầu tƣ, tỡnh hỡnh vay trả trong đầu tƣ.
- Kế toỏn tiền lương và BHXH: tớnh toỏn và hạch toỏn tiền lƣơng, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn, cỏc khoản khẫu trừ vào lƣơng, cỏc khoản thu nhập, trợ cấp cho cỏn bộ, cụng nhõn viờn trong cụng ty. Hàng thỏng căn cứ vào sản lƣợng của cỏc xớ nghiệp và đơn giỏ lƣơng của xớ nghiệp cựng với hệ số lƣơng giỏn tiếp đồng thời ghi nhận cỏc bảng thanh toỏn lƣơng do cỏc nhõn viờn ở phũng kế toỏn gửu lờn, tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toỏn lƣơng của cụng ty, lập bảng phõn bổ.
- Kế toỏn nguyờn vật liệu, chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm: cú nhiệm vụ tổng hợp tài liệu từ cỏc phần hành kế toỏn khỏc nhau để theo dừi trờn cỏc bảng kờ, bảng phõn bổ làm cơ sở cho việc tớnh chi phớ và giỏ thành sản
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 49
phẩm. Đồng thời kế toỏn cũng theo dừi cả phần phụ liệu. Hàng thỏng, nhận cỏc bỏo từ cỏc phõn xƣởng sản xuất gửi lờn, lập bỏo cỏo nguyờn vật liệu, căn cứ vào bảng phõn bổ, bảng tổng hợp chi phớ sản xuất để cuối thỏng ghi vào bảng kờ.
- Kế toỏn thanh toỏn: chịu trỏch nhiệm trong việc thanh toỏn và tỡnh hỡnh thanh toỏn với tất cả khỏch hàng cộng thờm cả phần cụng nợ phải trả. Sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ hợp phỏp của chứng từ gốc, kế toỏn thanh toỏn viết phiếu thu chi (đối với tiền mặt), sộc, uỷ nhiệm chi….(đối với tiền gửi ngõn hàng) hàng thỏng lập bảng kờ tổng hợp sộc và sổ chi tiết đối chiếu với sổ sỏch thủ quỹ, sổ phụ ngõn hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lờn cho ngõn hàng cú quan hệ giao dịch. Quản lý cỏc tài khoản 111, 112 và cỏc tài khoản chi tiết của nú. Đồng thời theo dừi cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả trong cụng ty và giữa cụng ty với khỏch hàng… phụ trỏch tài khoản 131, 141, 331, 333.
- Kế toỏn vật tư và theo dừi cỏc đại lý: Làm nhiệm vụ hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Cuối thỏng, tổng hợp cỏc số liệu lập bảng kờ theo dừi nhập xuất tồn và nộp bỏo cỏo cho bộ phận kế toỏn tớnh giỏ thành. Phụ trỏch tài khoản 152. Khi cú yờu cầu bộ phận kế toỏn nguyờn vật liệu và cỏc bộ phận chắc năng khỏc tiến hành kiểm kờ lại kho vật tƣ, đối chiếu với sổ kế toỏn. Nếu cú thiếu hụt sẽ tỡm nguyờn nhõn và biện phỏp xử lý ghi trong biờn bản kiểm kờ. Thờm vào đú cũn chịu trỏch nhiệm cuối cựng của quỏ trỡnh tớnh lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng căn cứ vào đú để tập hợp lờn bảng phõn bổ tiền lƣơng và cũng theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ của cỏc đại lý của cụng ty.
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của cụng ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi. Sau đú tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toỏn cú liờn quan.
2.1.4.2: Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghiệp
- Kỳ kế toỏn năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn: Đồng Việt Nam. (VND) - Chế độ kế toỏn ỏp dụng: Chế độ kế toỏn Doanh nghiệp Việt Nam - Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: Kế toỏn mỏy
- Hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn ỏp dụng: Nhật ký chung
- Phƣơng phỏp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của cụng ty bao gồm tài sản cố định hữu hỡnh, và tài sản cố định vụ hỡnh. Tài sản cố định đƣợc theo nguyờn giỏ và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định đƣợc tớnh theo phƣơng phỏp: đƣờng thẳng
- Phƣơng phỏp ỏp dụng thuế: Phƣơng phỏp khấu trừ
- Nguyờn tắc ghi nhận cỏc khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: Trong cỏc năm nghiệp vụ phỏt sinh bằng ngoại tệ đƣợc chuyển sang VND thực tế tại ngày phỏt sinh theo tỷ giỏ thụng bỏo của Ngõn hàng Ngoại thƣơng Việt Nam.
- Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho đƣợc tớnh theo giỏ gốc; Giỏ hàng xuất kho và hàng tồn kho đƣợc tớnh theo phƣơng phỏp tớnh giỏ bỡnh quõn liờn hoàn; hàng tồn kho đƣợc hạch toỏn theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn.
- Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nƣớc tớnh trờn Thu nhập chịu thuế.
2.1.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản tại Cụng ty.
Cụng ty vận dụng hệ thống chứng từ tài khoản kế toỏn ban hành theo QĐ số 15/2006 ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC.
2.1.4.4: Hệ thống sổ sỏch kế toỏn và hỡnh thức kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung. Đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn đƣợc thực hiện theo một chƣơng trỡnh phần mềm. hiện nay Cụng ty đang sử dụng phần mềm Esoft. Phần mềm kế toỏn hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, in đƣợc đầy đủ sổ sỏch kế toỏn và Bỏo cỏo Tài Chớnh theo quy định.
Cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh :
Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung nờn sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, nhƣng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay khi đƣợc in ra sử dụng.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 51
Giới thiệu phần mềm kế toỏn ESOFT
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Màn hỡnh ESOFT đƣợc thiết kế bao gồm những phần sau: Biểu 2.2
Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ cựng loại Mỏy vi tớnh Sổ kế toỏn - Sổ cỏi - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Phần mềm kế toỏn
ESOFT là một phần mềm cú mức độ tự động húa cao. ESOFT luụn cú khả năng trợ giỳp cho cỏc nhõn viờn kế toỏn một cỏch tối đa, nhõn viờn kế toỏn chỉ phải thực hiện một số ớt cỏc thao tỏc cũn lại. Doanh nghiệp dựng phần mềm kết hợp trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật lý chung.
Căn cứ vào hệ thụng tài khoản kế toỏn, chế độ thể lệ kế toỏn, quy mụ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, trỡnh độ của đội ngũ kế toỏn yờu cầu quản lỹ cũng nhƣ điều kiện trờn mỏy vi tớnh. Cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. Đõy là hỡnh thức đơn giản phự hợp với quy mụ của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời trong điều kiện cụng ty đó ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ giỳp hệ thồng hoỏ thụng tin chớnh xỏc khoa học.
Hệ thống sổ sỏch bỏo cỏo của cụng ty cũng khỏ linh hoạt và đầy đủ phự hợp với chế độ quy định của nhà nƣớc.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 53
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung.
Biểu 2.3
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn, kế toỏn viờn nhập dữ liệu vào phần mềm Esoft. Theo trỡnh tự đƣợc cài đặt sẵn, mỏy tớnh sẽ tự động xử lý số liệu để ghi vào Sổ Nhật ký chung. Từ Nhật ký chung thụng tin sẽ đƣợc ghi vào Sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan. Đồng thời từ cỏc chứng từ gốc, thụng qua khai bỏo chi tiết mỏy tớnh cũng tự xử lý số liệu ghi vào Sổ Chi tiết cỏc tài khoản cú liờn quan.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cỏi
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chỳ: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu :
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toỏn thực hiện cỏc bỳt toỏn khoỏ sổ trờn mỏy vi tớnh để lập cỏc Bỏo cỏo. Mỏy tớnh sẽ tự xử lý số liệu từ Sổ Cỏi để lập Bảng cõn đối số phỏt sinh và Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết, sau đú theo chƣơng trỡnh cài đặt sẵn, số liệu đƣợc xử lý để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Cuối kỳ cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ chi tiết sẽ đƣợc in đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về ghi chộp và lƣu trữ sổ sỏch kế toỏn.
2.2: Thực trạng tổ chức kế toỏn NVL tại cụng ty Cổ phần thộp Việt Nhật 2.2.1: Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu 2.2.1: Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
2.2.1.1: Thủ tục nhập xuất
*Trỡnh tự nhập kho nguyờn vật liệu
a.Mua hàng :
-Căn cứ vào kế hoạch SXKD và thực tế sử dụng cỏc bộ phận và phõn xƣởng sẽ lập đƣợc nhu cầu sử dụng hàng hoỏ và dịch vụ và vật tƣ, phụ tựng cho năm kế hoạch bao gồm : số lƣợng và yờu cầu về chất lƣợng, ký mó hiệu, thời hạn cần cú, hóng sản xuất, thời gian và phƣơng phỏp đỏnh giỏ chất lƣợng số lƣợng nguyờn vật liệu.
-Phũng vật tƣ : lập kế hoạch mua hàng năm trỡnh Tổng Giỏm đốc duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, dữ liệu mua, cỏc chỉ tiờu kinh tế kỹ thuật, cỏc bỏo cỏo tồn kho và đỏnh giỏ chất lƣợng lƣu kho, cỏc bỏo cỏo đỏnh giỏ phản hồi chất lƣợng của nơi sử dụng, diễn biến của thị trƣờng cung cấp giỏ cả.
-Căn cứ vào kế hoạch mua hàng năm, căn cứ vào nhu cầu thực tế phũng Kỹ thuật vật tƣ lập kế hoạch mua theo quý, thỏng trỡnh Tổng giỏm đốc trƣớc 7 ngày và thực hiện mua hàng trƣớc 2 ngày của quý, thỏng kế hoạch.
+ Phụi thộp : Căn cứ vào kế hoạch tiờu thụ theo năm, quý, thỏng của Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật - Vật tƣ lập kế hoạch mua phụi thộp, chi tiết chủng loại theo yờu cầu chủng loại sản phẩm của Bộ phận Kinh doanh. Khi bộ
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 55
phận kinh doanh cú phỏt sinh về số lƣợng và chủng loại phụi thộp phải thụng bỏo kịp thời biến động về bộ phận kế hoạch vật tƣ điều chỉnh kế hoạch mua. + Hàng nhập khẩu : Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, Bộ phận kỹ thuật vật tƣ làm thủ tục với cỏc cơ quan chức năng xin giấy phộp nhập khẩu tiếp căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu, cỏn bộ quản lý soạn thảo cỏc văn bản, tờ khai nhập khẩu theo quy định của nhà nƣớc trỡnh Tổng giỏm đốc làm thủ tục nhập khẩu
-Tiếp nhận hàng :
+ Thụng bỏo thời gian giao hàng : Nhõn viờn mua hàng/XNK thụng bỏo tiếp nhận hàng để cỏc bộ phận phối hợp. Đối với phụi thộp và và hàng hoỏ cần đề nghị về phƣơng tiện vận tải xếp dỡ phải thụng bỏo bằng văn bản trỡnh Giỏm đốc Kỹ thuật vật tƣ hoặc trƣởng phũng Vật tƣ - XNK ký để gửi tới cỏc Bộ phận cựng phối hợp tiếp nhận hàng hoỏ.
+ Viết đề nghị nghiệm thu khi hàng về để hoàn tất thủ tục nhập kho. Phũng vật tƣ - XNK căn cứ vào biờn bản nghiệm thu làm thủ tục nhập kho. Nhõn viờn mua hàng và xuất nhập khẩu nhận và đảm nhận đó kiểm tra nội dung chứng từ và tớnh hợp phỏp và đỳng đắn chuyển cho nhõn viờn kế hoạch vật tƣ. Nhõn viờn kế hoạch vật tƣ tập hợp chứng từ, kiểm tra lại tớnh hợp lệ và hợp phỏp đề nghị thanh toỏn trỡnh trƣởng phũng Vật tƣ xuất nhập khẩu rồi chuyển sang bộ phận kế toỏn.
b) Nhập kho, bảo quản, và đỏnh giỏ chất lƣợng : - Nhập kho vật tƣ :
Thủ kho : Căn cứ vào hoỏ đơn, kết quả giỏm định hoặc nghiệm thu tiến hành nhập kho hàng hoỏ phự hợp với cỏc yờu cầu của hợp đồng, đơn hàng hoặc kết luận trong cỏc biờn bản nghiệm thu của xƣởng sản xuất, cập nhật vào thẻ kho. Nhõn viờn kế toỏn vật tƣ : Căn cứ bộ chứng từ trờn viết phiếu nhập kho và nhập vào bỏo cỏo chi tiết nhập xuất tồn nguyờn vật liệu.
- Việc quản lý chặt chẽ nguyờn vật liệu nhập kho là vấn đề quan trọng, giỳp Cụng ty đảm bảo đƣợc tỡnh hỡnh cung cấp nguyờn vật liệu, đỏnh giỏ đƣợc việc
thƣờng xuyờn cung cấp nguyờn vật liệu, đỏnh giỏ đƣợc chi phớ đầu vào của Cụng ty. Do đú cỏc chứng từ húa đơn phải đƣợc lƣu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành.
Chứng từ sử dụng cho thủ tục nhập nguyờn vật liệu gồm: - Húa đơn GTGT.
- Phiếu nhập kho.
Trỡnh tự nhập kho:
Khi nguyờn vật liệu về đến Cụng ty, phũng kỹ thuật vật tƣ sẽ kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của húa đơn và tiến hành kiểm tra về mặt số lƣợng, chất lƣợng nguyờn vật liệu nhập kho khi tổ chức bốc xếp vào kho. Trong trƣờng hợp nguyờn vật liệu nhập kho kộm phẩm chất, khụng đủ số lƣợng thỡ phải bỏo ngay với phũng kỹ thuật vật tƣ và cựng với bộ phận kiểm tra chất lƣợng tiến hành kiểm tra lại lụ hàng để cú biện phỏp xử lý kịp thời.
Phiếu nhập kho đƣợc lập khi cú đủ chữ ký của cỏc bờn cú liờn quan. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liờn:
Liờn 1: Kế toỏn sử dụng để vào sổ
Liờn 2: Giao cho ngƣời giao hàng.
Liờn 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho.