HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV CƠ KHÍ DUYÊN HẢ
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều phải ký vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ cũng dễ quy trách nhiệm cho đúng ngƣời, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc làm này giúp quản lý chặt chẽ các chứng từ của công ty, hơn nữa cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung.
Ví dụ 11:Tiếp ví dụ 3
Căn cứ vào HĐGTGT 0090581, Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 1266, Phiếu nhập kho 116 kế toán khi nhận đƣợc các chứng từ trên tiến hành ghi vào sổ giao nhận chứng từ theo mẫu sau:
Biểu số 3.2:Sổ giao nhận chứng từ
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Tháng 12 năm 2010 Stt
Chứng từ
Nơi nhận chứng từ Ngƣời nhận Ký tên Số hiệu Ngày
tháng
1 HĐGTGT
0090581
02/12 Phòng kế toán Nguyễn Thị Lan Lan 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 1266 3 PNK 116 4 HĐGTGT 0090596
10/12 Phòng kế toán Nguyễn Thị Lan Lan 5 Biên bản kiểm
nghiệm vật tƣ 1268
6 PNK 126
Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất
Đối với một Công ty mà sử dụng hàng ngàn loại vật liệu khác nhau, thì việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phòng kế toán (cũng nhƣ ở các phòng liên quan) là việc làm cần thiết. Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu đƣợc tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hoá kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lƣợng công việc hạch toán kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng ban chức năng quản lý để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty, đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính.
Muốn lập đƣợc sổ danh điểm vật liệu thì điều trƣớc tiên phải làm tốt công tác phân loại vật liệu, không chỉ phân loại vật liệu mà phải phân ra chi tiết hơn trong từng loại đó.
Vật liệu đƣợc phân loại dựa trên vai trò, công dụng của từng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, những vật liệu nào có cùng vai trò, công dụng xếp vào cùng một loại nhƣ ở Công ty đã phân ra: Nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, phụ tùng...Trong mỗi loại lại đƣợc căn cứ vào tính chất, đặc điểm của vật liệu để đƣa vào thành các nhóm, trong các nhóm lại phân ra các thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu sẽ đƣợc theo dõi chi tiết trên sổ kế toán, trong đó lại theo dõi chi tiết theo từng thứ vật liệu đó
Ví dụ: Loại vật liệu chính nhƣ: Thép, inox, các loại động cơ...
Thép lại phân ra thành các nhóm: Thép thỏi, Thép tấm, Thép ống đúc, Thép góc, Thép tròn...
Thép thỏi lại có rất nhiều loại thỏi có kích thƣợc khác nhau nhƣ thỏi 5SP/PS 120x120x12.000 mm, 5SP/PS140x140x14.000mm …
Thép tấm lại phân thành các thứ: Tấm 2,5mx4,25m x 2,5m, Tấm1,5m x3,5m x1,25m…
Thép ống đúc phân thành: Thép ống đúc F133 x 6 x 990, Thép ống đúc F219 x 7 x 4451, Thép ống đúc 219 x 7 x 2100, Thép ống đúc 63 x 3,5 x 1450…
Việc phân loại đƣợc thực hiện tốt sẽ lập đƣợc sổ danh điểm vât liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu