Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm theo phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán.
Hệ thống chứng từ ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau: + Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ nhật ký tổng hợp
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Nhật ký tổng quát + Sổ cái tài khoản
+ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Ưu nhược điểm: Ghi chép đơn giản, kết cấu sổ để ghi thống nhất các thiết kế sổ nhật ký và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Tuy vậy, hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chƣa khắc phục đƣợc nhƣợc điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức sổ kế toán ra đời đƣợc sử dụng trƣớc nó
Điều kiện áp dụng: Áp dụng với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị quản lý cũng nhƣ đơn vị hành chính sự nghiệp
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra