Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên về hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp còn thiếu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo Mẫu số S02b-DN (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng BTC. Để hoàn thiện hơn cần phải sử dụng mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau:
Công ty Cổ phần thơng mại, dịch vụ
vận tải Trờng An (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Mẫu số S02b-DN ngày 26/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm:…
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày,tháng Số hiệu Ngày,tháng
A B 1 A B 1
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang… …
- Ngày mở sổ:…
Ngày .tháng ..năm ..… … …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Biểu số 3.2.1.1: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Cột A: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ (VD: Chứng từ ghi sổ số 146) Cột B: ghi ngày tháng của chứng từ ghi sổ (VD: Ngày 31/12/2008)
Cộng tháng: tổng tất cả các chứng từ ghi sổ phát sinh diễn ra trong 1 tháng (VD tháng 12 tổng số PS là:19 907 419 625)
Cộng luỹ kế từ đầu quý: luỹ kế các chứng từ ghi sổ phát sinh từ đầu quý đến thời điểm ghi sổ (VD: thời điểmt ghi sổ là tháng 12, cộng luỹ kế của 11 tháng trớc là: 57 730 745 569)
VD: Chứng từ ghi sổ số 146 kế toán ghi chép sang sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (biểu số3.2.1.2) nh sau:
Công ty Cổ phần thơng mại, dịch vụ, vận tải Trờng An
Mẫu số S 02a-DN
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của
Bộ trởng BTC)
Chứng từ ghi sổ
Số: 146
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Trích yếu Số hiệu tài
khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D 4. Công ty Phú Quỳnh ứng trớc tiền hàng 5. Khách hàng ứng trớc tiền hàng 6. Thu lãi TGNH 112 112 112 131 131 515 1 600 000 000 50 000 000 7 022 Cộng 1 650 007 022 Kèm theo 03 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Biểu số 3.2.1.2: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2008
Công ty Cổ phần thơng mại, dịch vụ vận tải Trờng An Mẫu số S02b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trởng BTC) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: 2008 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày,tháng Số hiệu Ngày,tháng A B 1 A B 1 146 … 31/12 … 1 650 007 022 … - Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
1 650 007 022 57 730 745 569 - Cộng tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày 31 .tháng 12 .năm 2008.
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Khi hạch toán doanh thu bán hàng công ty cần hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng của từng loại mặt hàng bán ra nhằm giúp công ty nắm đợc chi tiết từng loại mặt hàng bán ra nhằm giúp kiểm tra đợc chi tiết từng loại hàng hóa tiêu thụ nh thế nào trong kỳ, trong năm kế toán. Từ đó các cấp lãnh đạo có thể đa ra đợc các chiến lợc tiêu thụ hàng hóa nh: marketing, tìm kiếm thị trờng, tìm kiếm đối tác, nâng cao chất lợng sản phẩm. Vì vậy Công ty nên mở sổ chi tiết bán hàng ( biểu số:3.2.1),sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán (biểu số 3.2.5)
Khi hạch toán giá vốn hàng bán kế toán nên hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa bán ra vì đây là mục tiêu so sánh giữa giá vốn hàng bán ra so với giá bán của từng loại hàng hóa. Chỉ có hạch toán chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa bán ra thì doanh nghiệp mới kiểm tra đợc kết quả từ khâu nhập hàng hóa đến khâu tiêu thụ hàng hóa nh thế nào để từ đó vạch ra các kế hoạch tiết kiệm chi phí mà vẫn đạt đợc hiệu quả, chất lợng hàng hóa tốt tạo sức cạnh tranh trên thị trờng của công ty. Vì vậy công ty nên lập các mở sổ chi tiết giá vốn (3.2.2) sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (3.2.3), bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá(biểu số 3.2.4)
Chi phí quản lý doanh nghiệp cha chi tiết theo yếu tố chi phí nên công ty nên mở thêm sổ Chi phí sản xuất kinh doanh (biểu số 3.2.2)
Hớng dẫn cách ghi vào ví dụ cụ thể:
+ Sổ chi tiết bán hàng ( Mã số S35-DN) (Biểu số 3.2.6)
Cột A: Ghi ngày, tháng kế toán ghi sổ (VD:31/12/2008)
Cột B,C: Ghi số hiệu (VD: chứng từ ghi sổ số 143), ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ(ngày 31/12/2008)
Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (VD: giá vốn hàng xuất bán theo HĐ 4468)
Cột 1,2,3: ghi số lợng, đơn giá và số tiền của khối lợng hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấp ( VD: số lợng: 80.000, đơn giá: 6.190,5, thành tiền: 495.240.000)
Cột 4: Ghi số thuế GTGT(VD:24.762.000)
Cột 5: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có) nh: Chiết khấu thơng mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán,..
Sau khi cộng “số phát sinh”, tính chỉ tiêu “doanh thu thuần” ghi vào cột 3 Cột 3 = Cột 3 (-) Cột 4 và Cột 5. Chỉ tiêu “giá vốn hàng bán”:
Hớng dẫn ghi chép cụ thể cho Chi phí quản lý doanh nghiệp
Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ(VD: ngày 31/12/2008)
Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ(VD: PC, BTTL tháng 12, bảng PBKH tháng 12 ,ngày tháng: 31/12/2008)…
Cột E: Ghi số hiệu TK đối ứng;(VD: TK 111,334,214,142 )…
Cột 1: Ghi tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;(VD:12.041.472) Từ cột 2 đến cột 6 ghi 4 TK chi tiết mà có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng,(VD: 6414, 6411, 6417, 6418, )…
+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá:(mẫu số: S10-DN) (Biểu số: 3.2.8)
Cột A,B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá.(VD: phiếu nhập kho PN 05, ngày 14/12/2008, và phiếu xuât kho PX 17)
Cột C: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ dung để ghi sổ (Mua hàng đã thanh toán bằng TM và xuất kho 01 bán cho khách lẻ thu bằng TM)
Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng (TK 111, TK 632)
Cột 1: Ghi đơn giá(giá vốn) của 1 vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập ( 4.476)
Cột 2: Ghi số lợng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho (128.700.000)
Cột 3: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi giá trị (số tiền) vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá nhập kho (Cột 3 = cột 1 x cột 2)(576.085.714)
Cột 4: ghi số lợng sản phẩm, dụng cụ, vật liệu, hàng hoá xuất kho.(80.000) Cột 5: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hànghoá xuất kho (Cột 5 = Cột 1 x cột 4)(561.692.800) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cột 6: Ghi số lợng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho(29.149,9) Cột 7: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho (Cột 7 = Cột 1 x cột 6) (204.667.403)
+ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số S11-DN)(Biểu số 3.2.9)
VD: theo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hoá đã lập ở trên, ta có các số liệu cụ thể sau:
Cột B: Ghi tên quy cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mỗi thứ ghi một dòng)(VD: Sắt thép phế liệu)
Cột 1: Ghi giá trị tồn đầu kỳ (VD: 1.912.705.460) Cột 2: Ghi giá trị nhập trong kỳ (VD: 576.085.714) Cột 3: Giá trị xuất trong kỳ (VD: 2.284.123.771) Cột 4: Giá trị tồn cuối kỳ (VD: 204.667.403)
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (ngời bán)(Mẫu số S31-DN)(Biểu số 3.2.10) VD : Công ty Phú Quỳnh trong kỳ có PS sau:
Cột A: Ghi ngày, tháng, năm kế toán ghi sổ (31/12/2008)
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ ( PT07, ngày 16/12/2008)
Cột D: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh (công ty Phú Quỳnh ứng trớc tiền hàng)
Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng ( TK 1111) Cột 1: Ghi phát sinh Nợ
Cột 2: Ghi phát sinh Có (1.600.000.000) Cột 3: Ghi phát số d Nợ
sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu t):…… Năm: .… Quyển số:………. Ngày tháng Chứng từ Diễn giải K TK
Doanh thu Các khoản tính trừ
Số hiệu Ngày tháng
Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền Thuế
Các khoản khác (521, 531, 532)
A B C D E 1 2 3 4 5
Cộng phát sinh
Biểu mẫu 3.2.1: Sổ chi tiết bán hàng
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S35-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S36-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Dùng cho các TK 621,622,623,627,154,631,641,642,142,242,335,632) - Tài khoản: …… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tên phân xởng:………… - Tên tài khoản: ………… Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Ghi nợ Tài khoản… Số hiệu Ngày tháng Tổng tiền Chia ra … … … … A B C D E 1 2 3 4 … Số d đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Cộng phát sinh Số d cuối kỳ
Biểu mẫu 3.2.2: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S10-DN
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Tài khoản: Hàng hoá Tiểu khoản: ……… Tên kho: 1
Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hoá):……… Mã số vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hoá): ……….
Đơn vị tính: Tấn Năm 2008
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Số d đầu kỳ
D
cuối kỳ
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Tài khoản: …………. Tháng năm ..… … STT Mã số Tên quy cách vật liệu,
dụng cụ, SP, HH
Đơn vị tính
Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
A B C 1 2 3 4
Cộng
Biểu mẫu 3.2.4: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (ngời bán) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S32-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Số hiệu: … Tháng năm … … Ngày
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có
A B C D 1 2 3 4
Số d đầu kỳ Số phát sinh:
Cộng
Biểu mẫu 3.2.5:Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (ngời bán)
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S35-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu t): Sắt thép phế liệu Năm: 2008 Quyển số:………. Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Doanh thu Các khoản tính trừ
31/12 HĐ 4468 28/12 Bán hàng thu bằng TM 111 80.000 6.190,5 495.240.000
31/12 HĐ 4469 30/12 Bán hàng thu bằng TGNH 112 200.000 6.190,5 1.238.094.000
… … … …. … …. … ….
Cộng phát sinh 325.320 6.190,5 2.284.123.771
Biểu mẫu 3.2.6: Sổ chi tiết bán hàng
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S36-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Dùng cho các TK 621,622,623,627,154,631,641,642,142,242,335,632) - Tài khoản: 642 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ghi nợ Tài khoản…
Số hiệu Ngày tháng Tổng tiền Chia ra
6421 6424 6427 6428
A B C D E 1 2 3 4 5
31/12 BTTL 31/12 Thanh toán lơng nhân viên văn phòng
334 6.400.000 6.400.000
31/12 PC 101 31/12 Chi tiền điện thoại phục vụ QLPX
111 1.351.382 1.351.382
Cộng phát sinh 12.041.472 6.400.000 7.499.711 1.351.382 2.550.379
Biểu mẫu 3.2.7: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S10-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hoá):Sắt thép phế liệu Mã số vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hoá): SATTHEP
Đơn vị tính: Kg
Năm 2008 Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Số d đầu kỳ 8.471 225.769,9 1.912.705.460
PN05 15/12 Mua hàng hoá thanh
toán =TM 111 4.476 128.700 576.085.714 354.469,9 2.479.791.174
PX17 28/12 Xuất kho bán hàng
hoá 632 7.021 80.000 561.692.800 274.469,9 1.927.053.169 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
D
cuối kỳ 7.021 … … ... … 325.320 2.284.123.771
Biểu mẫu 3.2.8: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S11-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Tài khoản: 156 Tháng 12 năm 2008 STT Mã số Tên quy cách vật
liệu, dụng cụ, SP, Đơn vị Lợng Tồn đầuTiền Lợng Nhập Tiền Lợng Xuất Tiền Lợng Tồn cuốiTiền
A B C 1 2 3 4
1 SATTHEP Sắt thép phế liệu Kg 225.769,9 1.912.705.460 128.700 576.085.714 325.320 2.284.123.771 29.149,9 204.667.403
2 SIHAN Sỉ hàn KG 4.285 8.100.000 4.285 8.100.000
… … … … … … … … … … … …
Cộng 4.384.667.893 576.085.714 2.284.123.771 2.676.692.836
Đơn vị: ………. Địa chỉ: ……….
Mẫu số S32-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (ngời bán)
Tài khoản: Phải thu của khách hàng Đối tợng: Công ty TNHH Phú Quỳnh
Số hiệu: 131 Ngày
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có
A B C D 1 2 3 4
Số d đầu kỳ 103.122.125
Số phát sinh:
31/12 PT07 16/12 Cty Phú Quỳnh ứng trớc tiền hàng 1111 1.600.000.000 1.496.877.875
… … … … … … … … …
Cộng 3.539.410.699 3.539.410.699 103.122.125
3.2.3.Hoàn thiện về chứng từ sử dụng của công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để xác định kết quả kinh doanh, kế toán không sử dụng Phiếu kế toán để kết chuyển doanh thu, chi phí, thu nhập khác và chi phí khác. Điều này sẽ làm cho kế toán khó khăn trong việc ghi chép sổ sách
Để hoàn thiện hơn thì cần phải sử dụng các phiếu kế toán sau:
Biểu số 3.2.2.1: Phiếu kế toán số 01
VD: Ngày 31 tháng 12 năm 2008, Kết chuyển giá vốn hàng bán kế toán nên ghi nh sau:
Biểu số: 3.2.3.1: Phiếu kế toán
Nội dung phiếu kế toán gồm có các mục sau đây:
- Ngày, tháng, năm của phiếu kế toán: kế toán ghi chép theo đúng ngày lập phiếu kế toán VD ngày 31 tháng 12 năm 2008
- Nội dung: VD: Kết chuyển giá vốn hàng bán - TK Nợ: VD: TK 911
- TK Có: VD TK 632
- Số tiền thực tế phát sinh của 2 TK, VD: 2 284 123 771
Tất cả nội dung trên đợc ghi chép vào phiếu kế toán số 05 (biểu số 3.2.3.2) nh sau: Phiếu kế toán Ngày tháng năm … … … Số: … STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền Chi tiết TK TK Nợ TK Có Số tiền
-
Biểu số: 3.2.3.2: Phiếu kế toán số 05
3.2.4. Hoàn thiện về việc hiện đại hoá công tác kết toán: ứng dụng phần mềm vi tính vào công tác kế toán
Hiện nay hình thức sổ mà công ty đang áp dụng là: "chứng từ ghi sổ". Đây là hình thức mà số lợng ghi sổ nhiều, cồng kềnh nên việc áp dụng phần mềm kế toán là rất phù hợp, và thuận lợi cho ngời kế toán. Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là công việc kế toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán nên máy vi tính, phần mềm kế toán này phải đợc thiết kế theo nguyên tắc ghi sổ của hình thức "chứng từ ghi sổ". Phơng pháp ghi sổ kế toán