2.2.3.1. Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu
Trình tự nhập nguyên vật liệu
Khi nguyên vật liệu về đến công ty, phòng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các hoá đơn và đối chiếu với hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, kiểm tra trực tiếp số lượng, chất lượng của các lô hàng. Sau đó sẽ tiến hành thủ tục nhập kho (thủ kho có trách nhiệm tổ chức bốc xếp nguyên vật liệu vào kho sao cho khoa học hợp lý để đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ vật liệu, thuận tiện cho công tác nhập xuất nguyên vật liệu). Các chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Biên bản này dùng để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản, 1 giao cho bộ phận cung tiêu, 1 giao cho bộ phận phòng kế toán. Trong trường hợp vật tư, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với hoá đơn, doanh nghiệp lập thêm 1 liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho bên cung cấp vật tư, hàng hoá để giải quyết.
Phiếu nhập kho được lập sau khi có đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan gồm: bộ phận phụ trách cung tiêu, người giao hàng, và thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần:
1 liên: Giao cho người giao hàng
1 liên: thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho
1 liên: Chuyển lên cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
VD 3: Tiếp VD 1
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 090660 (Biểu 2.2.1), phòng kỹ thuật vật tư lập biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu 2.2.2), sau khi kiểm nghiệm xong, thủ kho làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho (Biểu 2.2.3).
HOÁ ĐƠN