Trong toàn bộ quá trình của công tác quản lý hóa đơn thì khâu tổ chức quản lý sử dụng hóa đơn là quan trọng nhất, tuy nhiên việc phát hiện ra những hành vi vi phạm pháp luật của các tổ chức, cá nhân mà không được xử lý một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác thì việc quản lý quá trình sử dụng hóa đơn hoàn toàn là vô nghĩa. Việc chú trọng tới công tác xử lý những đối tượng vi phạm vừa có tác dụng ngăn chặn, dăn đe các đối tượng, đồng thời có thể thu hồi lại được tiền thuế vi phạm của các đối tượng cho NSNN. Chính bởi vậy nên công tác xử lý vi phạm hóa đơn cũng được Cục thuế Hà Tây khá chú trọng.
Ngay sau khi hai luật thuế GTGT và thuế TNDN được chính thức áp dụng, nó đã mang lại thuận lợi cho cả đối tượng nộp thuế cũng như cơ quan thu thuế, số thuế thu được cho NSNN ngày càng tăng nhanh. Hai luật thuê mới này đã thực sự tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động một cách thuận lợi nhất; Luật thuế TNDN với 14 khoản mục chi phí được qui định một cách rõ ràng, cùng với thuế suất đã giảm so với thuế suất lợi tức trước đây đã làm cho việc tính thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp thực sự dễ dàng; Luật thuế GTGT, là một lọai thuế gián thu và thực sự rất khuyến khích được những người sản xuất kinh doanh, vì chính sách hoàn thuế đã giúp tăng cường sản xuất, khuyến khích xuất khẩu.
Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế đang trong giai đoạn phát triển và hội nhập, chủ trương phát triển một nền kinh tế đa thành phần cũng đã làm cho đối tượng chịu thuế tăng lên đáng kể, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế quốc doanh, doanh ngiệp ngoài quốc doanh đã đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển nền kinh tế đất nước. Với thành tích đó không thể phủ nhận vai trò của cơ chế, chính sách ngày càng được cởi mở, kịp thời thay đổi phù hợp với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát huy nội lực nâng cao sức cạnh tranh. Tuy nhiên từ cuối năm 2003 đến nay, lợi dụng sự thông thoáng của luật Doanh ngiệp, các qui định của cơ quan quản lý cấp giấy phép đăng ký kinh doanh chưa chặt chẽ thì tình trạng thành lập doanh nghiệp, nhưng không nhằm mục đích sản xuất kinh doanh mà để mua bán hoá đơn, tiếp tay cho bọn tội phạm trốn thuế và chiếm đoạt tiền thuế của Nhà nước đã thực sự gia tăng. Các doanh ngiệp sự dụng hoá đơn bất hợp pháp để hợp thức hoá đầu vào đã và đang diễn ra dưới nhiều hình thức, hơn nữa còn tạo điều kiện cho các hành vi buôn lậu, tham nhũng có điều kiện phát triển, không những gây thất thu cho Ngân sách Nhà nước mà còn tạo nên rất nhiều những khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý nhà nước về tài chính nói chung và quản lý ấn chỉ thuế nói riêng. Bên cạnh đó ý thức bảo quản, lưu giữ hoá đơn tại các đơn vị đôi khi
không được chú trọng nhiều, tình trạng hỏng, rách, mất hóa đơn vẫn thường xuyên xảy ra, điều này cũng gây không ít khó khăn cho cơ quan quản lý.
Để xử lý các trường hợp như đã nêu trên, Cục thuế Hà Tây cũng giống như tất cả các cơ quan thuế khác trên cả nước đều tổ chức công tác quản lý thật sát sao đối với các đối tượng. Việc theo dõi tình hình thành lập, tổ chức sản xuất kinh doanh của các đối tượng đã đặc biệt được chú ý nhiều hơn, các thông tin về các đối tượng có hành vi trốn thuế, tạm ngừng hoặc ngừng hoạt động, bỏ trốn… đã được cung cấp một cách thường xuyên nhất và nhanh nhất.
Riêng đối với những doanh ngiệp có thông báo về mất hoá đơn, Cục thuế Hà Tây, mà trực tiếp là phòng quản lý ấn chỉ sẽ thực hiện ra thông báo tới Tổng cục thuế và các Cục thuế trong cả nước về loại hoá đơn, số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn… đã bị mất, đồng thời vào sổ theo dõi mất hoá đơn. Sau thời gian 10 ngày nếu đơn vị không tìm thấy số hoá đơn đã bị mất, Cục thuế sẽ xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hoá đơn.
Việc thông báo về số hoá đơn đã bị mất trên phạm vi toàn quốc cũng đồng nghĩa với việc khẳng định tính phi giá trị sử dụng của số hoá đơn đó, điều này làm cho ý đồ sử dụng hoá đơn trái phép của các đối tượng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Tuy nhiên, do hình thức tổ chức quản lý của ngành thuế trong giai đoạn hiện nay chưa thực sự được hiện đại hoá, do vậy hầu hết các thông báo được thực hiện theo đường công văn là chủ yếu, do đó tính cập nhật là chưa cao, điều đó là một trong những bất cập lớn trong công tác quản lý thu thuế ở nước ta nói chung và tại Cục thuế Hà Tây nói riêng trong giai đoạn hiện nay.
Việc tuyền truyền cho các đối tượng chịu thuế hiểu tính quan trọng của công tác bảo quản, lưu giữ và sử dụng hoá đơn là như thế nào đã được phòng quản lý ấn chỉ, phòng tuyên truyền thực hiện rất tốt, có lẽ bởi lý do đó mà con số thể hiện số đối tượng báo mất hoá đơn đã ngày càng giảm xuống, ta có thể thấy được rõ hơn thông qua bảng số liệu sau:
Đơn vị: Số hoá đơn
Năm Số đơn vị báo mất hoá đơn Số lượng hoá đơn đã báo mất Số lượng hoá đơn đã xử lý Số tiền đã xử phạt hành chính (đồng) 2003 45 213 175 45.256.000 2004 41 186 156 41.027.000 2005 34 152 139 38.725.000
(Nguồn: Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ thuế Cục thuế Hà Tây) Ta nhận thấy rằng, số lượng đơn vị báo mất hoá đơn đã thực sự giảm xuống một cách đáng kể, năm 2005 đã giảm được 30% so với năm 2003, đồng thời với việc giảm được số đơn vị đánh mất hoá đơn, thì số lượng hoá đơn được xử lý cũng thực sự tăng lên, nếu như năm 2003 chỉ xử lý được 82% số hoá đơn đã báo mất, thì năm 2005 đã xử lý được 91% số hoá đơn đã báo mất, thu được cho NSNN hàng chục triệu đồng. Có được những thành tích như trên là phụ thuộc vào sự cố gắng nỗ lực rất lớn của toàn Cục thuế Hà Tây nói chung và của các cán bộ phòng quản lý ấn chỉ nói riêng.
Đồng thời với việc xử lý những hóa đơn đã bị mất, Cục thuế Hà Tây cũng đã tiến hành việc xử phạt đối với các đối tượng tự in hoá đơn không chấp hành các qui định về việc đăng ký và tổ chức in hoá đơn như: Chi cục đăng kiểm Hà Sơn Bình sử dụng hoá đơn tự in không có đăng ký với cơ quan thuế nên đã bị xử phạt 2.000.00 đồng, Công ty TNHH bia Hà Tây cũng bị xử phạt về việ tự ý sử dụng hóa đơn tự in không có đăng ký với số tiền lên tới 4.500.000 đồng…
Mặc dù còn không ít những khó khăn trong công tác quản lý ấn chỉ thuế, nhưng phòng quản lý ấn chỉ tại Cục thuế Hà Tây đã thực sự cỗ gắng, nâng cao tinh thần trách nhiệm để có thể đạt được những kết quả như đã nêu ra.