5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.1.4Cỏc hoạt động kiểm soỏt nội bộ trong chu trỡnh mua hàng
Trong chu trỡnh mua hàng, cỏc rủi ro thường xảy ra khi xử lớ nghiệp vụ là:
- Yờu cầu những mặt hàng mua khụng cần thiết
- Phiếu yờu cầu mua hàng được lập bởi người khụng được ủy quyền - Khụng đặt đỳng hàng mua
- Hàng nhận khụng phự hợp đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng - Hàng được nhận bởi người khụng được ủy quyền, khụng đỳng trỏch nhiệm
- Thanh toỏn khụng đỳng người bỏn hoặc thanh toỏn cho những hàng khụng nhận được - Thanh toỏn khụng đỳng kỡ hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua bỏn
Để quản lớ tốt cỏc vấn đề này, cần cú cỏc thủ tục kiểm soỏt nội bộ thớch hợp KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ MUA HÀNG
Hoạt động
kiểm soỏt Mua hàng tồn kho Trả lại hàng
Ủy quyền và
xột duyệt - Ủy quyền: Phụ trỏch bộ phận cú nhu cầu; Nhõn viờn mua hàng - Xột duyệt: Quản lớ mua hàng
- Ủy quyền: Phụ trỏch bộ phận cú nhu cầu;
Xột duyệt: Quản lớ mua hàng Phõn chia
trỏch nhiệm
1. Mua hàng và kế toỏn phải trả 2. Kế toỏn hàng húa và kho hàng 3. Nhận hàng và kho hàng
1. Mua hàng và kế toỏn phải trả
2. Kế toỏn hàng húa và kho hàng
3. Nhận hàng và kho hàng Bảo vệ an
toàn tài sản
Hàng húa
- Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng
- Phiếu nhập kho được đỏnh số trước
- Kiểm sú lượng, chất lượng khi nhận hàng
- Cỏc bộ phận liờn quan kiểm tra hàng một cỏch độc lập
Hàng trả lại
- Chỉ xuất hàng trả lại khi cú chứng từ trả lại hàng mua hoặc phiếu xuất kho
- Cỏc bộ phận liờn quan kiểm tra một cỏch độc lập số lượng hàng xuất trả
Chứng từ 1. Yờu cầu mua hàng:
- Dựa trờn điểm bổ sung và số lượng bổ sung
2. Đặt hàng mua:
- Chỉ được lập khi cú yờu cầu mua hàng
- Được đỏnh số trước (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chọn người bỏn từ danh sỏch người bỏn được chấp nhận
- Kiểm tra cẩn thận cỏc điều kiện về
1. Debit memo (?):
- Được lập bởi bộ phận mua hàng
- Được đỏnh số trước 2. Bộ chứng từ mới:
- Debit memo được gửi trực tiếp cho kế toỏn phải trả
- Cỏc chứng từ phải được đỏnh số trước
giỏ và thanh toỏn
3. Bộ chứng từ thanh toỏn: - Húa đơn người bỏn
- Cỏc chứng từ được đỏnh số trước - Cỏc chứng từ liờn quan trong bộ chứng từ: Yờu cầu mua hàng, phiếu nhập kho
- Kiểm tra đối chiếu cỏc chứng từ
chứng từ gốc
- Kiểm tra đối chiếu cỏc chứng từ