5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.2.3 Cỏc hoạt động kiểm soỏt trong chu trỡnh doanh thu
* Mục tiờu: Cỏc hoạt động kiểm soỏt trong chu trỡnh doanh thu nhằm đạt được mục tiờu sau - Tất cả cỏc nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xột duyệt đỳng đắn - Cỏc nghiệp vụ ghi chộp phải thực sự xảy ra
- Cỏc nghiệp cụ ghi chộp phải được ghi đầy đủ - Cỏc nghiệp vụ phải được ghi chộp chớnh xỏc - Đảm bảo an toàn cho tài sản
- Đảm bảo nõng cao hiệu quả hoạt động của cho doanh nghiệp * Trong chu trỡnh doanh thu, cỏc rủi ro thường xảy ra là
- Nhận đặt hàng những hàng húa mà doanh nghiệp khụng cú sẵn hoặc khụng cú khă năng cung cấp
- Người nhận đặt hàng khụng đỳng thẩm quyền - Xuất hàng khi chưa cho phộp
- Xuất hàng hoặc gửi hàng được thực hiện bơi nhõn viờn khụng cú thẩm quyền - Xuất hàng khụng đỳng số lượng, loại hàng
- Chuyển hàng khụng đỳng địa điểm hoặc khụng đỳng khỏch hàng - Khụng ghi hoặc ghi chậm số tiền khỏch hàng thanh toỏn
- Ghi sai khỏch hàng thanh toỏn - Khụng nộp tiền thu…
* Cỏc hoạt động kiểm soỏt thớch hợp:
KIỂM SOÁT NGHIỆP BÁN HÀNG LẬP HểA ĐƠN Hoạt động
kiểm soỏt Bỏn chịu Hàng bị trả lại và giảm giỏ Xúa nợ phải thu
Ủy quyền và xột duyệt
- Ủy quyền: Bỏn chịu - Xột duyệt: Tớn dụng - Ủy quyền: Dịch vụ khỏch hàng và tớn dụng - Xột duyệt: Trưởng tài vụ - Ủy quyền: Tớn dụng - Xột duyệt: Trưởng tài vụ Phõn chia trỏch nhiệm 1. Bỏn hàng và tớn dụng 2. Kho hàng và gửi hàng
3. Kế toỏn phải thu và ghi sổ cỏi
1. Dịch vụ khỏch hàng và tớn dụng
2. Nhận hàng và kho hàng
3. Kế toỏn phải thu và ghi sổ cỏi
1. Tớn dụng và phụ trỏch tài vụ
2. Thủ quĩ
3. Kế toỏn phải thu và ghi sổ cỏi Bảo vệ an toàn tài sản Hàng húa: - Chỉ thực hiện đặt hàng khi cú lệnh bỏn hàng được chấp thuận - Kiểm hàng khi xuất, khi gửi hàng - Gửi hàng chỉ được thực hiện khi cú lệnh bỏn hàng Hàng bị trả lại: - Đếm, kiểm hàng nhận lại - Chỉ lập phiếu kế toỏn ghi giảm nợ phải thu và doanh thu hàng trả lại khi đó nhận hàng và cú phiếu nhập kho
Chứng từ và
sổ kế toỏn 1. Húa đơn bỏn hàng- Chỉ lập dựa trờn đơn đặt hàng, lệnh bỏn hàng được chấp thuận, phiếu xuất kho và giấy gửi hàng - Được đỏnh số trước - Dựa trờn bảng giỏ qui định để lập húa đơn 1. Chứng từ kế toỏn trả lại hoặc giảm giỏ hàng bỏn
- Được lập dựa trờn phiếu nhập kho hoặc yờu cầu khỏch hàng - Được đỏnh số trước - Được xột duyệt - Kiểm tra kĩ trước khi gửi khỏch hàng
1. Chứng từ kế toỏn xúa nợ phải thu - Chỉ được lập khi cú cỏc chứng từ chứng minh đầy đủ - Được xột duyệt - Nếu cú giỏ trị lớn thỡ phải cú hai người chấp thuận
- Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng cho khỏch
2. Theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu - Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cỏi hàng ngày
- Gủi bảng kờ chi tiết khỏch hàng hàng thỏng - Lập bỏo cỏo phõn tớch nợ hàng thỏng 3. Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soỏt
2. Theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu - Ghi sổ hàng ngày - Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cỏi hàng ngày
3. Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soỏt
2. Theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ liờn quan
3. Ghi sổ tổng hợp - Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soỏt
KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU TIỀN
Hoạt động
kiểm soỏt Bỏn thu tiền ngay Thu tiền thanh toỏn
Phõn chia trỏch nhiệm
- Người bỏn và thủ quĩ
- Thủ quĩ và kế toỏn tổng hợp
- Tớn dụng và thủ quĩ
- Tớn dụng và kế toỏn phải thu - Thủ quĩ và kế toỏn phải thu - Thủ quĩ và kế toỏn tổng hợp - Kế toỏn phải thu và kế toỏn tổng hợp
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền
- Gửi ngõn hàng hoặc nộp tiền hàng ngày toàn bộ tiền thu - Đúng dấu phõn loại sec thanh toỏn
Tiền
- Gửi ngõn hàng hàng ngày toàn bộ tiền thu
- Đúng dấu phõn loại sec thanh toỏn
Chứng từ Chứng từ ban đầu
- Vộ hoặc húa đơn bỏn lẻ được lập trước khi khỏch thanh toỏn - Húa đơn bỏn lẻ hoặc vộ phải được đỏnh số trước
- Lập bảng kế thu tiền trong ngày và đối chiếu với vộ hay húa đơn bỏn lẻ
Chứng từ ban đầu
- Bộ phận tớn dụng lập bảng kờ khi nhận giấy bỏo trả tiền của khỏch hàng
- Bảng kờ giấy bỏo trả phải được đỏnh số trước
Sổ kế toỏn Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm
1. Sổ chi tiết phải thu - Ghi sổ hàng ngày
soỏt với bộ phận bỏn hàng thu tiền và húa đơn hay vộ phỏt hành hàng ngày
cỏi hàng ngày
- gửi bỏo cỏo khỏch hàng hàng thỏng
2. Ghi sổ tổng hợp - Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soỏt với chi tiết phải thu