5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.3.4 Cỏc hoạt động kiểm soỏt nội bộ hàng tồn kho
a. Cỏc gian lận và sai sút cú thể xảy ra đối với hàng tồn kho
- Quản lớ hàng tồn kho kộm hiệu quả: Lượng hàng tồn kho khụng phự hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh. Dự trữ quỏ ớt gõy ảnh hưởng đến tớnh liờn tục của hoạt động sản xuất. Ngược lại, dẫn đến tăng chi phớ bảo quản và ứ đọng vốn, nguy cơ mất phẩm chất và lỗi thời. - Hàng tồn kho sử dụng lóng phớ, sai mục đớch
- Hàng tồn kho được đỏnh giỏ khụng phự hợp với chuẩn mưc và chế độ kế toỏn doanh nghiệp hiện hành: Do nhõn viờn kế toỏn hiểu sai, hoặc cố tỡnh ỏp dụng sai để điều chỉnh giỏ trị hàng tồn kho và LN theo chủ quan.
- Khúa sổ hàng tồn kho khụng thực hiện đỳng qui định
b. Kiểm soỏt nội bộ đối với hàng tồn kho
Trong chu trỡnh mua và bỏn, cỏc hoạt động đều cú liờn quan đến hàng tồn kho nờn cỏc hoạt động kiểm soỏt được trỡnh bày liờn quan trong cỏc nội dung này. Ở nội dung này chỉ nhắc lại cú tớnh chất tổng hợp cỏc kiểm soỏt và cỏc xử lớ ghi chộp hàng tồn kho.
- Phõn chia trỏch nhiệm giữa cỏc chức năng liờn quan đến hàng tồn kho
+ Bộ phận mua hàng: cú chức năng xột duyệt và thực hiện cỏc nghiệp vụ mua hàng húa
+ Bộ phận nhận hàng: Chuyờn kiểm tra số lượng và chất lượng hàng khi nhận hàng… + Bộ phận kho hàng: Bảo quản và thực hiện nhập xuất hàng húa theo yờu cầu
- Phõn chia trỏch nhiệm về bảo quản và ghi chộp - Ban hành cỏc chớnh sỏch mua hàng:
+ Chớnh sỏch đặt hàng: Cú nhiều chớnh sỏch khỏc nhau được lựa chọn tựy thuộc vào đặc điểm và yờu cầu quản lớ của từng DN, nhưng chỳng đều nhằm vào vấn đề xỏc định lượng dự trữ là bao nhiờu?
. Dự trữ tối đa trong khả năng cho phộp của vốn: Chớnh sỏch này
nhằm đảm bảo quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được liờn tục nhưng chi phớ tồn kho sẽ rất cao. Phwong phỏp này thường được ỏp dụng trong điều kiện vật tư khan hiếm
. Dự trữ ở mức độ cần thiết: Để xỏc định mức độ cần thiết, người ta thường dựng mụ hỡnh số lượng đặt hàng tối ưu. – Phương phỏp EOQ (Economic order quantity). Phương phỏp EOQ là phương phỏp tớnh toỏn số lượng mỗi đặt hàng hợp lớ nhất để giảm tối thiểu tổng chi phớ đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hụt hàng dự trữ. Dựa trờn nguyờn tắc này, phương phỏp sẽ tớnh đến thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ và số lượng bổ sung sau mỗi lần đặt hàng. Mụ hỡnh này ỏp dụng trong điều kiện nguồn cung cấp vật tư ổn định và cụng tỏc kế hoạch tượng đối tốt. Mụ hỡnh này cung cấp cụng cụ khỏ hữu ớch cho nhà quản lớ
+ Chớnh sỏch về chất lượng và giỏ cả hàng mua: Nhằm xỏc định thứ tự ưu tiờn trong điều kiện mua hàng. Nếu mục tiờu chất lượng là hàng đầu của DN và khi DN muốn chiếm lĩnh thị trường khú tớnh, lựa chọn hàng chất lượng cao để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, tuy nhiờn chấp nhận giỏ thành cao và ngược lại.
+ Lựa chọn nhà cung cấp: Thường được thực hiện theo phương thức sàng lọc để chọn được nhà cung cấp với chất lượng cao nhất và giỏ cả thớch hợp; hoặc sử dụng phương phỏp đấu thầu để đảm bảo tớnh khỏch quan; hoặc sử dụng chớnh sỏch liờn kết với một số ớt nhà cung cấp, thậm chớ cú thể đầu tư cho họ để đảm bảo chất lượng của cỏc yếu tố đầu vào. - Thiết lập cỏc thủ tục mua hàng
- Thiết lập cỏc thủ tục nhận hàng - Tổ chức và sắp xếp kho
- Kiểm kờ hàng tồn kho định kỡ, đối chiếu sổ kế toỏn liờn quan và xử lớ chờnh lệch: Kiểm kờ hàng tồn kho định kỡ giỳp phỏt hiện kịp thời cỏc trường hợp thiếu hụt, mất mỏt, ứ đọng, kộm chất lượng, lỗi thời…Việc kiểm kờ định kỡ cún giỳp nõng cao trỏch nhiệm của thủ kho.
- Xõy dựng định mức vật tư sử dụng và lập kế hoạch sản xuất: căn cứ để xỏc định lượng vật tư cần thiết trong một kỡ sản xuất.
- Kiểm soỏt hàng tồn kho tại phõn xưởng: Đặc điểm yếu tố đầu vào là nguyờn liệu, đầu ra là thành phẩm, ở giữa là quỏ trỡnh sản xuất và cú rất nhiều sản phẩm dở dang ở cỏc mức độ hoàn thành khỏc nhau. Cỏc thủ tục kiểm soỏt thường là
+ Mọi hoạt động nhập, xuất của phõn xưởng đều phải kiểm soỏt chặt chẽ
+ Định kỡ, xỏc định lượng vật tư sử dụng theo định mức và đối chiếu với lượng vật tư sử dụng thực tế tại phõn xưởng. Cỏc sai biệt đỏng kể phải giải trỡnh rừ ràng.
- Trong quỏ trỡnh nhập, xuất hàng tồn kho, cỏc hoạt động kiểm soỏt được thực hiện như đó trỡnh bày trong chu trỡnh mua và bỏn.