1- Ưu điểm
Nhìn chung, kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng, với nhà nước tại công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng.
Việc ứng dụng chương trình kế toán máy đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin nhanh chóng, đồng thời chương trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết , đầy đủ cùng với các hệ thống các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lượng công việc hạch toán kế toán của công ty.
Bên cạnh đó, công tác tổ chức kế toán khá hợp lý, các tổ kế toán phối hợp hoạt động nhịp nhàng giúp cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng và có tính chuyên môn hoá cao.
Công tác kế toán thanh toán với người bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng , từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Công ty cũng đảm bảo việc thanh toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp nhà nước, áp dụng kịp thời các quy định của bộ tài chính. Cụ thể :
- Đối với công tác thanh toán với người bán, chương trình kế toán máy đã cho phép theo dõi chi tiết tới từng người bán. Hệ thống các Báo cáo phục vụ quản trị nội bộ giúp cho việc theo dõi chính xác thời hạn thanh toán và số tiền của từng hợp đồng, từng nhà cung cấp, bao gồm:
+ Báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp : có các thông tin về tổng số nợ phải trả, số nợ quá hạn từ 0 đến 10 ngày, từ 11 tới 20 ngày và trên 20 ngày.
+ Báo cáo chi tiết tuổi nợ – theo dõi cho từng nhà cung cấp : có liệt kê tất cả các hợp đồng, giá trị từng hợp đồng, số ngày còn lại cho tới khi đến hạn, số ngày quá hạn. Nhờ có các Báo cáo này, kế toán có thể thanh toán cho các hợp đồng đúng hạn. - Đối với công tác thanh toán với người mua, việc hạch toán phải thu khách hàng được chi tiết cho từng người mua. Công ty sử dụng các chính sách khuyến mại, tặng thưởng cho các khách hàng thường xuyên và việc hạch toán các nghiệp vụ trên theo đúng quy định của Bộ tài chính.
- Đối với các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước : việc hạch toán VAT được hạch toán theo đúng chế độ (theo thông tư số 122/2000/ TT- BTC), công ty cũng thực hiện thanh toán các khoản thuế đúng thời hạn quy định.
Công ty đã tiến hành mã hoá tên các khách hàng, các nhà cung cấp, tạo điều kiện cho việc quản lý và ghi chép dễ dàng hơn.
Việc thanh toán chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác quản lý tài chính của công ty.
2- Những tồn tại :
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng với nhà nước vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục :
Thứ nhất, hình thức sổ áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung nhưng kế toán đã bỏ qua công tác ghi nhật ký và ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái, một kế toán vừa quản lý Sổ chi tiết, vừa quản lý Sổ Cái. Như vậy sẽ làm mất đi ưu điểm của việc ghi nhật ký là có thể kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết.
Bên cạnh đó, yêu cầu của việc ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung là phải ghi sổ hàng ngày, tuy nhiên đôi khi kế toán thường tập hợp một số chứng từ cùng loại, khác ngày để ghi sổ một lần giống như phương pháp ghi Chứng từ - ghi sổ.
Thứ hai, do mới áp dụng phần mềm kế toán máy Solomon từ đầu năm 2001 nên kế toán vẫn chưa nắm bắt và khai thác được hết các chức năng phần mềm này có thể cung cấp, do đó vẫn chưa thành thạo trong việc xử lý tài liệu và cung cấp thông tin.
Thứ ba, các nghiệp vụ mua hàng thanh toán ngay được hạch toán qua TK 33101 “phải trả người bán” . Tương tự, các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay cũng được hạch toán trên TK 13101 “phải thu khách hàng”. Hạch toánnhư vậy đã làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. Kế toán sẽ phải ghi tăng công nợ cho người bán, khách hàng, ngay sau đó lại ghi giảm công nợ.
Đối với trường hợp thanh toán ngay cho người bán, kế toán ghi : Phản ánh nghiệp vụ mua hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 156, 211. . .
Nợ TK 13301 : VAT được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả người bán Phản ánh nghiệp vụ thanh toán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : phải trả người bán Có TK 111, 112
Đối với trường hợp khách hàng trả ngay, kế toán ghi : a) Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131 : Tổng tiền bán hàng Có TK511 : doanh thu bán hàng Có TK 33301 : VAT đầu ra
b) Phản ánh các khoản tiền khách hàng trả ngay
Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 : Số tiền khách thanh toán
Thứ tư, các nhiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng phát sinh phần lớn đều liên quan đến ngoại tệ nhưng công ty lại áp dụng tỷ giá thực tế nên hiệu quả của việc hạch toán ngoại tệ chưa cao.
Thứ năm, công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Các trung tâm tự quản lý các khoản nợ và đưa ra các biện pháp để thu hồi nợ. Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi phí.
Thứ sáu, việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán vẫn theo quy định cũ, mặc dù hiện nay không áp dụng hình thức này nhưng cũng phải quy định lại việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho phù hợp với chế độ tài chính vì có thể trong tương lai công ty sẽ áp dụng.
Thứ bẩy, việc hạch toán trường hợp miễn giảm thuế nhập khẩu tại công ty là không đúng quy định, công ty đã tính phần miễn giảm thuế nhập khẩu vào giá thực tế hàng mua trong khi đó, theo quy định thì phần miễn giảm thuế phải được hạch toán vào khoản thu nhập bất thường.
Thứ tám :
- Công ty thực hiện thanh toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, việc thanh toánnhư vậy sẽ làm khan hiếm tiền mặt vào cuối quý vì, công ty sẽ phải trả một khoản tiền lớn.
- Tiền thuế nhà đất một năm là 30.600.000 VND công ty cho hết vào chi phí quản lý của tháng 1 làm cho chi phí tháng 1 tăng cao.
II - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toántại công ty cổ phần đầu tư và phát triển east-aSian.