II- hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công tycổ phần đầu tưvà phát triển công nghệ đông á.
3- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.
Công ty ASIAN sử dụng hoá đơn VAT do Tổng cục thuế bán.
Các bộ phận bán hàng sẽ ký kết hợp đồng bán hàng và lập đề nghị xuất bán. Kế toán vật tư, hàng hoá sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hoá đơn VAT và phiếu xuất kho. Bộ phận nào bán hàng sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công nợ.
Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn VAT , Phiếu Thu, Giấy báo Có của ngân hàng để ghi Sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai :
TK 1311- Phải thu của khách hàng TK 1312- Khách hàng đặt trước
Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, cả khách hàng thường xuyên và không thường xuyên và được quản lý theo từng bộ phận.
Các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131.
Kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Sổ chi tiết, sổ Cái TK 131 theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra VND.
Phương pháp xác định nợ phải thu khó đòi :
Các khoản nợ quá hạn trên 90 ngày được coi là nợ khó đòi và được xếp vào loại công nợ đặc biệt.
Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng. Có hai trường hợp xẩy ra :
- Trường hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lượng hàng. . . thuộc về công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng
- Trường hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ.
Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợnhư trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng. Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu. Thời gian để các khoản nợ quá hạn được coi là nợ khó đòi là 90 ngày chứ không phải là 2 năm như quy định của Bộ Tài chính. Việc xác định thời gian ngắnnhư vậy giúp cho công ty áp dụng các biện pháp đòi nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với những khoản nợ không thu hồi được và cũng không bán được cho công ty mua bán nợ.
VD4 : Ngày 4/10/2004 bộ phận dự án bán hàng cho Trường Đại Học Mở Hà Nội Giá trị hàng bán : 1890 USD, đã bao gồm VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 150 VND/USD. Thời hạn thanh toán : 5/10/2002.
Ngày 15/10/2004 Trường Đại Học Dân Lập Thăng Long thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Tỷ giá : 15. 200 VND/USD.
Hoá đơn ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 4 tháng 10 năm 2004 Số 034274
Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN. Địa chỉ : số 2 ngõ 190 đường Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản :
Điện thoại : MS : 0101301010
Đơn vị : Trường Đại Học Mở Hà Nội
Địa chỉ : E5 Tạ Quang Bửu, Bách Khoa, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MS :
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
01 Máy tính DNA Bộ 04 450 USD 1800 USD
PIII 500Ghz/ 128/ 30Gb/ 15” Sam sung
Cộng tiền hàng 1800 USD
Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 90USD
Tổng cộng tiền thanh toán 1890USD
Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi tư ngàn sáu trăm bẩy mươi năm đô la. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu Số 4
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ
Sổ chi tiết
TK : 1311 – Phải thu khách hàng
Tên Khách hàng : Trường ĐHDL Thăng Long Mã KH :5700026
Từ ngày 1/12/2002 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ
Số hiêu CT
Ngày Diễn giải TK đối ứng
Loại NT
Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có
NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 3.264.720 CY/03- 1511 15/06/2 003 131 USD 15149 156 0 23632440 26897260 DH/03- 4253 18/08/2 003 131 USD 15148 350 0 53018000 48000000 25/08/2 003 5018000 … … … …
Căn cứ vào hoá đơn VAT và phiếu xuất kho, kế toán ghi vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng theo dõi cho Trường Đại Học Dân Lập Thăng Long.
Nợ TK 131 : 28.633.500 Có TK 511 : 27.270.000 Có TK 33301- VAT phải nộp : 1.363.500 KG/01-B 034274 4/12/02 Bán hàng bộ phận dự án 511 USD 15.150 1.800 27.270.000 VAT 5% 3331 USD 15.150 90 1.363.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... C1441 15/12/02 Thu tiền hàng hoá đơn số 111 USD 15200 1.890 28.728.000
034274
Điều chỉnh tỷ giá 413 94.500
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng PS 484.693.500 468.350.000
Số dư cuối kỳ 19.608.220
Ngày 15/12/2002 căn cứ vào số nguyên tệ, tỷ giá kế toán tính ra số tiền bằng VND và ghi sổ chi tiết (Biểu 4 ở trên):
Nợ TK 111 : 28.728.000 Có TK 131 : 28.633.500 Có TK 413 : 94.500
Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng.
v Công ty cổ phần đầu tư và ph phát triển EAST-ASIAN Bảng Cân đối bộ phận Bảng tổng hợp chi tiết TK : 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 1/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ Biểu Số 5
Mã NCC Tên Nợ Dư đầu kỳCó Phát sinh nợ Phát sinh có Nợ Dư cuối kỳCó