II) Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tách ạch toán và quản lý vật liệu
1) Hệ thống tài khoản kế toán dùng để hạch toán vật liệu tại Điện lực Ba
Điện lực Ba Đình:
Hiện nay, danh điểm vật liệu tại Điện lực lên đến gần 500. Tài khoản cấp hai
đầu tiên là TK 1521 - nhiên liệu, trong đó chỉ duy nhất có tài khoản chi tiết là TK 15218 “nhiên liệu khác”. Nguyên vật liệu chính là TK 15221. Như vậy với cách
đánh mã số tài khoản như vậy, khi đọc, người đọc có thể khó hình dung và nhận
định một cách có hệ thống nhanh chóng được.
Trong TK 15222 vật liệu phụ lại có quá nhiều chủng loại, do đó nếu chi tiết thêm về tài khoản vật liệu phụ dùng cho sản xuất kinh doanh thì sẽ dễ dàng cho việc quản lý hơn và có thể quản lý một cách khoa học hơn. Theo em có thể áp dụng cách đánh số tài khoản như sau:
TK 152 Nguyên liệu, vật liệu. TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu TK 15211 Nguyên liệu, vật liệu chính TK 15212 Vật liệu phụ TK 152121 Các loại Aptômát TK 152122 Các loại Cáp, dây TK 152123 Các loại Tủ điện TK 152124 Các loại Đồng thanh ... TK 1522 Nhiên liệu TK 1523 Phụ tùng TK 15231 Công tơ TK 15238 Phụ tùng khác TK 1525 Phế liệu TK 1528 Vật liệu khác 2. Lập ban kiểm nghiệm vật liệu:
Hiện nay tại Điện lực, vật liệu có rất nhiều chủng loại khác nhau về các tính chất lý hoá phức tạp. Quá trình cung cấp là giai đoạn khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra đầy đủ các yếu tố đầu vào. Việc cung ứng đủ số lượng
là rất cần thiết, bảo đảm kế hoạch sản xuất. Việc bảo đảm chất lượng cũng như kế
hoạch sản xuất là rất quan trọng. Nguyên vật liệu tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng, giá cả cũng như tính đồng bộ và đầy đủ của nguyên vật liệu từ đó tác động đến chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận. Do đó khi nhập nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định với các hợp đồng đã ký
để xem nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa.
Nhưng tại Điện lực lại không có ban kiểm nghiệm vật liệu do đó vật liệu mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại và được nhập kho trên cơ sở kiểm tra của người cung ứng và thủ kho.
Điều này có thể dẫn tới tình trạng nhập vật liệu không đảm bảo qui cách, phẩm chất, bộ phận vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho vật liệu và dễ gây ra tiêu cực.
Điện lực Ba Đình cần lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nhận vật liệu thu mua trước khi nhập kho được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, qui cách phẩm chất. Trong biên bản kiểm nhận, chịu trách nhiệm chính là phòng vật tư, phòng tài chính kế toán, thủ kho... Cơ sở kiểm nhận là hóa đơn của nhà cung cấp. Trường hợp chưa có hóa đơn thì phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, sai qui cách... thì trên biên bản phải xác định rõ nguyên nhân, tiện cho việc xử lý sau này.
Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm để lập Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau:
Biểu số 28
Điện lực Ba Đình
Ngày ... tháng... năm... Số:
- Căn cứ chức năng, quyền hạn ban kiểm nghiệm.
- Căn cứ kiểm nghiệm thực tế: Hoá đơn bán hàng số... ngày....
Đại diện phòng vật tư: Đại diện phòng tài chính kế toán: Thủ kho: Kết quả kiểm nghiệm như sau: S T T Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Đồng dẹt 50x5 25534051 Cân kg 20 Đúng qui cách
Kết luận: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho, không thiếu hụt.
Phòng vật tư Phòng TCKT Thủ kho
3) Vấn đề dự trữ vật liệu tại Điện lực Ba Đình:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất là một yếu tố khách quan nhưng
để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đòi hỏi các doanh nghiệp phải giảm mức tồn kho thấp nhất ở mức cho phép.
Việc quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu tại kho nâng cao tính chặt chẽ
trong quản lý nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí nhờ hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn. Ngược lại, dự trữ không đủ sẽ
dẫn đến tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của
Điện lực là phải luôn sẵn sàng vật tư, vật liệu cho vận hành, khắc phục sự cố, sửa chữa điện nhưng trên thực tế lượng vật tư tồn kho ở Điện lực là quá lớn, có những loại vật liệu trong tháng 12/2001 không có xuất dùng.
Để giải quyết mâu thuẫn này, doanh nghiệp cần xác định lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và theo dõi thường xuyên việc thực hiện các định mức đó để tránh lãng phí, tồn đọng vốn.
Bên cạnh đó, Điện lực cần tiếp tục phát huy công việc kiểm kê được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, tránh mất mát, hao hụt nguyên vật liệu và giảm thiểu những lãng phí trong khâu dự trữ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán có tác dụng kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt, dư thừa hay mất mát của nguyên vật liệu.
4) Công tác kiểm kê kho vật liệu:
Công ty Điện lực thành phố Hà Nội qui định kiểm kê kho 1 năm 1 lần. Căn cứ vào thực tế, số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn lớn thì Điện lực nên tổ chức kiểm kê 6 tháng 1 lần để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng.
Việc kiểm kê không chỉ dừng ở kiểm kê số lượng mà còn cả về chất lượng. Nhưng để công tác kiểm kê được nhanh gọn, thuận lợi thì Điện lực phải xem xét lại các điều kiện hiện có theo hướng sau:
Về mặt sổ sách: Kế toán và thủ kho phải thống nhất cách ghi chép, cách sắp xếp các thẻ kho, các sổ chi tiết theo số danh điểm vật liệu. Việc tổ chức cất giữ vật liệu trong kho cũng cần phải thật khoa học để có thể dễ tìm, dễ thấy.
Ban kiểm kê: Điện lực phải bố trí đầy đủ các nhân viên kỹ thuật, cán bộ kế
toán, thủ kho và người giúp việc phục vụ cho quá trình kiểm kê.
Phương tiện kiểm kê phải đầy đủ, đảm bảo chính xác, nơi kiểm kê phải thuận lợi, đủ ánh sáng.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê, ban lãnh đạo Điện lực có thể ra quyết định xử
lý kịp thời, tránh những ảnh hưởng xấu tới tính liên tục của quá trình sản xuất.
5) Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
Tại Điện lực Ba Đình, với chủng loại vật liệu nhiều như vậy, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì việc vật liệu bị giảm giá là hoàn toàn có thể xảy ra. Phòng tài chính kế toán điện lực Ba Đình nên tham mưu cho phòng tài chính kế
toán Công ty để thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong toàn Công ty. Việc lập dự phòng sẽ khiến cho điện lực có thể chủ động khi giá cả vật liệu biến
động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế
hoạch về sản xuất, kinh doanh.
Trong những năm vừa qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại
Điện lực Ba Đình chưa được thực hiện. Nên chăng Điện lực nên xem xét lại công tác lập dự phòng này bởi vì những lý do sau:
- Thứ nhất: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên
Điện lực sẽ tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để
bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh.
- Thứ hai: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của Điện lực vì vậy Điện lực sẽ giảm được mức thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
- Thứ ba: Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
Chính vì vậy, Công ty nên sử dụng thêm TK 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức sau:
Mức dự phòng cần lập năm tới = Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ của hàng A x Mức giảm giá của hàng tồn kho A
Có thể theo dõi các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực như
Biểu số 29
6) Mở tài khoản 151 <<Hàng đang đi đường>> và theo dõi trên
NKCT số 6:
Trong trường hợp thu mua vật liệu tại Điện lực, nếu như xảy ra trường hợp cuối kỳ hoá đơn về rồi nhưng hàng chưa về thì thiết nghĩĐiện lực nên mở thêm TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để theo dõi những lô hàng này, tránh trường hợp bị mất hoá đơn, chứng từ sẽ gây khó khăn cho công tác hạch toán, đồng thời phản ánh đúng tình hình nguyên vật liệu hiện có tại Điện lực.
7) Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Điện lực Ba Đình:
Hiện nay tại Điện lực Ba Đình đang áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều thì việc áp dụng hình thức ghi sổ
nhật ký chứng từ là đúng nhưng lại bị hạn chế khi áp dụng kế toán máy.
Với sự phát triển cả về quy mô cũng như năng lực quản lý tại Điện lực thì việc áp dụng kế toán máy là cần thiết và Điện lực cần tạo mọi điều kiện để việc thực hiện kế toán trên máy được thuận lợi, đạt hiệu quả cao nhất.
Các bảng biểu với nhiều cột của hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là không phù hợp với kế toán máy. Phòng tài chính kế toán có thể tham mưu cho giám đốc cũng như phòng quản lý nghiệp vụ cấp trên để nghiên cứu áp dụng hình thức ghi sổ
kế toán phù hợp hơn. Điện lực Ba Đình có thể áp dụng hình thức sổ nhật ký chung.
Đây là hình thức sổ phù hợp với kế toán máy và với mọi qui mô loại hình doanh nghiệp.
8) Việc áp dụng phương pháp tính giá vật liệu:
Hiện nay ở điện lực Ba Đình tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ. Mặc dù phương pháp này đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ vì có thể biết ngay giá xuất vật liệu từ đầu kỳ. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác không cao vì không tính
đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Do đó trong điều kiện thực hành kế toán máy tương đối hoàn chỉnh như ở Điện lực Ba Đình thì tính giá vật liệu theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập là phù hợp nhất. Sau mỗi lần nhập kho, máy tính sẽ tựđộng tính ra giá của vật liệu tồn trong kho. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán đã có sẵn giá xuất kho, từ đó có thể hoàn thiện chứng từ xuất kho ngay, không phải để đến cuối tháng đồng thời việc tính giá được chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.
9) Việc áp dụng máy vi tính trong thực hành kế toán:
Ngày nay, trước sự phát triển như vũ bão của Công nghệ thông tin và các sản phẩm phần mềm buộc người ta phải suy nghĩ về công việc thông thường của nghề
kế toán trong sự xuất hiện của phần mềm kế toán.
Có thể nói, ngày nay hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp trên mức độ lớn phụ thuộc vào chất lượng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanh nghiệp
phẩm phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thái sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, được cung cấp trọn gói bới các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp.
Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cần phải dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh, đặc điểm cụ thể của từng tổ chức doanh nghiệp. Trong tương lai, kế
toán máy sẽ trở thành sự lựa chọn tất yếu, quyết định sự tồn tại và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Sẽ thật sự hiệu quả và thuận lợi cho công tác kế toán nếu Công ty đưa vào sử
dụng máy vi tính cùng các phần mềm cho công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng. Xét riêng về mặt hạch toán vật liệu tại Điện lực, do đặc
điểm vật liệu tại Điện lực là rất đa dạng về chủng loại và số lượng với số lần nhập, xuất rất lớn vì vậy công tác hạch toán rất phức tạp. Kế toán vật liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi làm bằng thủ công, tính toán, ghi chép các số liệu.
Tuy nhiên để có được các phần mềm kế toán này không phải doanh nghiệp, công ty nào cũng có thể đầu tư được bởi lẽ để áp dụng được phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống máy vi tính tốt, bên cạnh đó phải có đội ngũ
nhân viên kế toán thành thạo về chuyên môn cũng như sử dụng máy vi tính.
Tại Điện lực Ba Đình có điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính:
đội ngũ kế toán trẻ, đều đã có trình độđại học, ham học hỏi...
Máy vi tính hiện đã được trang bị và phát huy hiệu quả tại Điện lực Ba Đình nhưng Điện lực Ba Đình nên phát triển hệ thống máy tính phục vụ công tác hạch toán kế toán theo hướng sau:
- Áp dụng những chương trình phần mềm kế toán đặc biệt về kế toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của Điện lực.
- Trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán. Với 8 kế toán, 4 máy tính như
vậy là ít làm hạn chế khả năng cung cấp một cách kịp thời các thông tin kế toán cho việc quản lý. Em nghĩ rằng Điện lực nên mạnh dạn đầu tư thêm máy vi tính cho phòng kế toán, phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho công việc, phần hành của họ.
- Điện lực cần thường xuyên đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán sao cho có thể sử dụng thành thạo, nhuần nhuyễn phần mềm kế toán cũng như trong các ứng dụng tin học khác để góp phần cung cấp thông tin cho quản trị , quản lý Điện lực được kịp thời.
Trong tương lai không xa, khi mà quy mô sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều, cần rất nhiều sổ sách để quản lý, thì máy vi tính mới thực sự phát huy vai trò của mình trong công tác hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Nếu toàn bộ công việc hạch toán đều được thực hiện trên máy vi tính thì công việc