Nội:
1) Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Đình - Hà Nội:
Vì sử dụng nhiều loại vật tư, mật độ nhập xuất cao nên vật liệu tại Điện lực Ba Đình được hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ.
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo sơđồ sau:
Sơđồ 21:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Ở kho:
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã hợp lệ vào thẻ kho hàng ngày. Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về
mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. Thẻ kho được xếp theo từng kho vật liệu, ví dụ kho Vật liệu phụ 15222 được xếp thành một quyển riêng.
Biểu số 13
PNK
Thẻ kho phiBảng kê chi tiếu N - X - T ết SổĐC
LC kt. hế toán ợp PXK
D.N: Điện lực Ba Đình THẺ KHO Mẫu số: 06 - VT
Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số: 2
(Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Dây súp đôi - Đơn vị tính: m Chứng từ Số lượng Số phiếu Ngày tháng năm Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán ... ... ... ... 30/11/2001 ... ... 10 ... T12/2001 26/12 32 25/12 Kim nhập dây súp đôi 200 210 27/12 26 26/12 Hùng - K.D 20 190 27/12 27 26/12 Thành - Đội VH , sự cố. 20 170 Tổng tháng: 200 40 170
Biểu số 14
D.N: Điện lực Ba Đình THẺ KHO Mẫu số: 06 - VT
Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số: 3
(Ban hành theo QĐ 1141- TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Dầu MBA - Đơn vị tính: lít Chứng từ Số lượng Số phiếu Ngày tháng năm Nhập Xuất Ngày tháng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán ... ... ... ... 30/11/2001 ... ... 100 ... T12/2001 27/12 36 26/12 Thắng nhập dầu MBA 200 300 28/12 30 28/12 An - đại tu 200 100 Tổng tháng: 200 200 100 Tại phòng kế toán:
Định kỳ, dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế
toán sẽ tiến hành cộng số nhập, xuất của từng loại vật tư và phân bổ số xuất cho các
đối tượng sử dụng rồi vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật tư (Biểu số 15, 16). Trong bảng này, vật liệu xuất dùng sẽ được chi tiết theo từng mục đích. Bảng này được lập riêng cho từng kho vật liệu, ví dụ kho 15222, kho 15218.
Kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho định kỳ nhập vào máy tính. Máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu của từng thứ
vật liệu vào cuối tháng.(Biểu số 17)
Với những vật liệu nhập kho Điện lực do Công ty cấp, cuối tháng kế toán vật liệu lên sổ chi tiết đối chiếu vật tư (Biểu số 18).
Sau đó cuối tháng căn cứ vào số liệu ghi trên bảng kê chi tiết phiếu nhập - xuất - tồn vật tư để vào Sổ đối chiếu luân chuyển (Biểu số 19). Sổ được ghi theo từng danh điểm vật liệu theo từng kho và chỉ ghi một đợt vào thời điểm cuối tháng theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ.
Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ
kho, đối chiếu số tiền trên sổ đối chiếu luân chuyển với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Việc tính ra giá đơn vị bình quân vật liệu xuất trong kỳ được máy tính thực hiện .
Theo ví dụ trên, ta có giá vật liệu xuất trong kỳ của dây súp đôi là: 2106 đồng. 21 060
10 = 2 106 (đồng) Giá vật liệu xuất dùng trong kỳ của Dầu MBA là: 5200 đồng.
520 000
100 = 5 200 (đồng)
Biểu số 19
Điện lực Ba Đình
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN VẬT TƯ
SD đầu năm Luân chuyển tháng 12 Nhập Xuất Số danh điểm vật tư,sph,hh Loại vật tư, hàng hoá Tên, qui cách Đơn vị tính S L Tiền ... SL Tiền SL Tiền 31503250 Dây súp đôi m 80 168000 200 420000 40 84240 36295100 Dầu MBA lít 200 1000000 200 1000000 200 1040000 ... ... .... .... ... ... ... ... ... ...
2) Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu ở Điện lực Ba Đình.
Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Những thông tin do kế toán vật liệu cung cấp cho nhà quản lý nhằm tiến hành các hoạt động kiểm tra kiểm soát đối với các loại vật liệu, nhằm đảm bảo cho những hoạt động quản lý vốn lưu động có hiệu quả thiết thực, đúng với đường lối phát triển sản xuất và phát triển kinh tế.
Hiện nay, tại Điện lực Ba Đình, khâu kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức hạch toán nhật ký chứng từ.
Sơ đồ 22: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu
a) Tài khoản sử dụng:
Căn cứ vào đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong ngành điện, tài khoản vật liệu áp dụng trong Công ty điện lực Hà Nội được phân thành như sau:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK 1521: Nhiên liệu. TK 15218: Nhiên liệu khác. NKCT số 7 Thẻ kho và các sổ chi tiết Chứng từ xuất Chứng từ nhập NKCT số 1,2,3 Bảng PB số 2 NKCT số 5
TK 1522: Nguyên liệu, vật liệu. TK 15221: Nguyên liệu, vật liệu chính. TK 15222: Vật liệu phụ. TK 1523: Phụ tùng. TK 15231: Công tơ. TK 15238: Phụ tùng khác. TK 1525: Phế liệu. TK 1528: Vật liệu khác. TK 15281: Công tơ viện trợ. TK 15282: Hàng Sida (Tổ chức Sida)
Điện lực không dùng tài khoản 151 Hàng mua đang đi đường.
b) Kế toán quá trình thu mua nhập kho vật liệu:
Vật liệu sau khi được thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người bán qua Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này
được lập cho từng người bán, mỗi người bán được đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập vật tư và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán kể cả
thường xuyên và vãng lai được theo dõi ngay trên máy tính (Biểu số 20). Biểu này kết cấu giống nhật ký chứng từ số 5 nhưng theo rõi riêng phần vật liệu.
Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ
hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị
thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ
tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên nhật ký chứng từ
số 2 (Biểu số 22) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1 (Biểu số 21) nếu thanh toán bằng tiền mặt.
Trường hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi... kế toán định khoản sau đó vào NKCT số 1.
Trường hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các giấy báo Nợ của Ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan như Hoá
đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 2.
Trường hợp vật liệu nhập kho do Công ty cấp, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 10 (Biểu số 23).
Cuối tháng, tiến hành khoá sổ Sổ chi tiết thanh toán với người bán, khoá sổ
NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 10, xác định tổng số phát sinh Có TK 331, tổng số phát sinh Có TK 111, tổng số phát sinh Có TK 112, tổng số phát sinh có TK 136
đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi Sổ cái TK 152 (Ghi Có các TK liên quan, Ghi Nợ TK 152) (Biểu số 26).
c) Kế toán quá trình xuất dùng vật liệu:
Định kỳ, khoảng ba bốn ngày, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển tới vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này, như đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết, được lập riêng cho từng kho vật liệu và vật liệu xuất trong kỳ đã được phân bổ cho các đối tượng sử dụng.
Đồng thời, định kỳ, từ các phiếu xuất kho, kế toán vào máy. Cuối tháng máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. (Biểu số 17) (Minh họa trong phần kế toán chi tiết).
Từđó, căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng ở các Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn kho vật tư, cuối tháng, kế toán lên bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp. (Biểu số 24). Bảng này được sử dụng để
phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ
giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng (Ghi có TK 152, Nợ
các TK liên quan).
Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152 của các Bảng kê số 4, 5, 6 và NKCT số 7 đồng thời số liệu của Bảng này được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Đồng thời, cuối tháng, sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách, chứng từ kế toán, kế toán vật liệu lên Bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thành
thực tế vật liệu , bảng này được lập mỗi tháng một tờ (Biểu số 25). Cách lập bảng như sau:
- Kế toán căn cứ vào Bảng kê của tháng trước để xác định số dưđầu tháng. - Số phát sinh trong tháng dựa vào:
+ NKCT số 1 (phần ghi có TK 111, ghi nợ TK 152) + NKCT số 2 (phần ghi có TK 112, ghi nợ TK 152) + NKCT số 5 (phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 152). + NKCT số 10 (phần ghi có TK 136, ghi nợ TK 152) +NKCT số 7 (phần ghi có TK 338, ghi nợ TK 152) Và các NKCT khác.
Số tồn kho cuối tháng được xác định theo công thức: Công thức (*) Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh nợ trong tháng - Tổng phát sinh có trong tháng Trong đó tổng số phát sinh Có trong tháng được lấy từ NKCT số 7.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 26). Sổ cái được mở cho cả năm, được theo dõi chi tiết cho từng tháng, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái TK 152 với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Số phát sinh Có TK 152 được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ
NKCT số 7. Số phát sinh nợ TK 152 được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối
ứng Có căn cứ vào: - NKCT số 1: Phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152 - NKCT số 2: Phần ghi Có TK 112/ Nợ TK 152 - NKCT số 5: Phần ghi Có TK 331/ Nợ TK 152 - NKCT số 7: Phần ghi Có TK 338/ Nợ TK 152 - NKCT số 10: Phần ghi Có TK 136/ Nợ TK 152 Số dư cuối tháng được tính như Công thức (*).
VII) Kiểm kê, đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu:
1) Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu:
Tại các kho của Điện lực Ba Đình vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trường hợp đột xuất, có thể kiểm kê vật liệu tại bất cứ thời điểm nào. Mẫu kiểm kê vật liệu như sau: (Biểu số 27).
Việc kiểm kê vật liệu được tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nước. Trước khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải sưu tầm hoặc lập cho đầy đủ. Hội
đồng kiểm kê do giám đốc Điện lực làm chủ tịch, kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu bị hư hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng. Đối với vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo công ty. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng xử lý.
Tại Điện lực Ba Đình, tuỳ theo từng trường hợp mà kết quả kiểm kê sẽ được xử lý như sau:
- Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách :
+ Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu như xăng, dầu...), kế
toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 Giá trị thiếu hụt trong định mức.
Có TK 152 -nt-
Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý:
Nợ TK 1381 Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -nt-
Nợ TK 152 Giá trị vật liệu thừa qua kiểm kê Có TK 3381 -nt-
Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết
định xử lý:
- Nếu vật liệu dư thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và người quản lý phải chịu trách nhiệm hành chính.
- Nếu để vật liệu hư hỏng hay mất mát thì người phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
- Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Với vật liệu lạc hậu, ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau kho có quyết định của công ty Điện lực Hà Nội, Điện lực phải xử lý xong.
Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111... phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thường.
Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381
Có TK 642, 721...
Điện lực Ba Đình đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật tư nên trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư tại Điện lực rất ít