Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu tiền, Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính SỔ CÁI TÀI KHOẢN
111, 112, 113
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản
111, 112, 113 Nhật ký đặc biệt
(Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền)
Sổ, thẻ kế toán chi tiết tài khoản
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, UNC, giấy báo nợ, giấy báo có, Hóa đơn GTGT hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký- Sổ cái TK 111, TK 112 sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Sơ đồ 7. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu tiền, Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
Bảng tổng hợp chứng từ cùng
loại
BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ- SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111, 112, 113
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản
111, 112, 113 Sổ quỹ tiền mặt,
tiền ngoại tệ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết tài khoản