2. Về những công việc đƣợc giao:
1.2.2.2 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 – TT)
- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 – TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 - TT)
- Bảng kê vàng bạc, đá quý (Mẫu số 07 - TT) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08 - TT)
- Bảng kê chi tiền (Mẫu số 09 – TT) - Các chứng từ khác có liên quan.
Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu – chi. Lệnh thu – chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngƣời có ủy quyền) và kế toán trƣởng. Trên cơ sở các lệnh thu – chi, kế toán tiến hành lập các phiếu thu – chi. Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc phiếu thu – chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi thực hiện xong việc thu – chi, thủ quỹ ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán.
Kế toán tiền mặt sau khi nhận đƣợc phiếu thu – chi kèm theo chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên các chứng từ để tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” theo trình tự phát sinh của các khoản thu – chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối tháng.
“Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” dùng cho kế toán tiền mặt đƣợc mở theo mẫu số S05b – DNN tƣơng tự Sổ quỹ tiền mặt, chỉ khác có thêm cột “Tài khoản
đối ứng” để kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có TK 111 – Tiền mặt.
Ngoài ra, các sổ sách sử dụng để hạch toán chi tiết tiền mặt còn gồm có : Sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền (đối với hình thức Nhật ký chung) hay các bảng kê chi tiết, sổ chi tiết các tài khoản liên quan.