Nhà cung cấp:
Chi nhánh mua nguyên vật liệu từ hai nguồn là mua ngoài của các nhà cung cấp tại Hải Phòng và mua của công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh.
Nguyên vật liệu mua tại thị trường Hải Phòng:
Đối với những loại vật liệu thông thƣờng nhƣ vật liệu mộc, vật liệu điện... Chi nhánh tiến hành thu mua ngay tại thị trƣờng Hải Phòng để hạ thấp chi phí thu mua cũng nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển đảm bảo cho hoạt động sản xuất vận hành liên tục. Một số nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Chi nhánh:
- Doanh nghiệp tƣ nhân Hoan Thơ (Mã số thuế: 0200272000, địa chỉ: Số 123 Cầu Đất, phƣờng Cầu Đất, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng) cung cấp vật liệu điện.
- Công ty TNHH công nghiệp và thƣơng mại Hiền Tam (Mã số thuế: 0200904242, địa chỉ: Khu Phú Xá- phƣờng Đông Hải 1- quận Hải An- Hải Phòng) cung cấp vật liệu mộc, gỗ ván sàn.
- Công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ vận tải Quang An (Mã số thuế: 0200904845, địa chỉ: Số 5/127 Đà Nẵng – Ngô quyền – Hải Phòng) cung cấp cửa nhôm kính, cửa thuỷ lực, vật tƣ cơ khí.
- Công ty cổ phần sơn Châu Á Thái Bình Dƣơng (Mã số thuế: 0200854023, địa chỉ: Số 57 Sở Dầu - phƣờng Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng) cung cấp các loại sơn...
Nguyên vật liệu mua tại công ty Hưng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh:
Đối với những vật liệu có tính chất đặc biệt, không sẵn có trên thị trƣờng nhƣ Mạc PTI, Nối trụ Robot... chi nhánh liên hệ với công ty tại thành phố Hồ Chí Minh để mua vật tƣ phục vụ sản xuất.
Tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng, nguyên vật liệu luôn đƣợc dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra lên tục. Mặt khác, để tránh gây mất mát, giảm thiểu hƣ hại cho nguyên vật liệu, Chi nhánh đã xây dựng một nhà kho đủ tiêu chuẩn và bố trí nhân viên thủ kho có chuyên môn, kinh nghiệm, phẩm chất tốt để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập xuất kho về nguyên vật liệu. Nhân viên thủ kho không kiêm nhiệm các công việc khác có liên quan. Quy trình thu mua nguyên vật liệu đƣợc tiến hành theo đúng trình tự để đảm bảo nguyên vật liệu mua về đúng chủng loại và đảm bảo chất lƣợng.
Định kỳ vào đầu năm hoặc khi có nhu cầu mua vật tƣ, bộ phận thu mua thuộc phòng kinh doanh của Chi nhánh tìm kiếm các nhà cung cấp có uy tín, cung cấp những mặt hàng đúng chủng loại, có chất lƣợng tốt với giá cả hợp lý để ký hợp đồng mua nguyên vật liệu cho Chi nhánh. Những hợp đồng này gọi là “Hợp đồng nguyên tắc” - trong đó nêu lên chủng loại vật tƣ, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức thanh toán, địa điểm giao hàng và quyền lợi cũng nhƣ trách nhiệm giữa các bên trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ trong một năm). Khi thực sự phát sinh hoạt đông mua bán vật tƣ, Chi nhánh không phải tiến hành ký lại hợp đồng mua vật tƣ với các nhà cung cấp. Dƣới đây là mẫu một hợp đồng nguyên tắc Chi nhánh đã ký với công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ vận tải Quang An về mua các mặt hàng khung, cửa nhôm kính, cửa thuỷ lực, vật tƣ cơ khí.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
***
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số 0709 HĐKT
- Căn cứ luật thương mại của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc Hội thông qua ngày 14/06/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006 - Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai đơn vị
Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2009. Chúng tôi gồm:
Hai bên cùng nhau thống nhất ký Hợp đồng với nội dung sau:
ĐIỀU 1: HÀNG HOÁ - GIÁ CẢ - CHẤT LƢỢNG
Kể từ khi hợp đồng đƣợc ký kết, bên B sẽ bán cho bên A các mặt hàng khung, cửa nhôm kính, cửa thuỷ lực, vật tƣ cơ khí.
Số lƣợng: theo đặt hàng của bên A
Giá cả đƣợc hai bên thống nhất theo báo giá của bên B và đƣợc thể hiện trên hoá đơn bán hàng vào từng thời điểm mà báo giá còn hiệu lực.
ĐIỀU 2 : THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG – VẬN CHUYỂN
Thơi gian giao hàng: Theo từng đợt bên A yêu cầu Địa điểm giao hàng: Tại kho của bên A
Chi phí vận chuyển: Bên B chịu trách nhiệm
BÊN A: CN CÔNG TY CP HƢNG ĐẠO CONTAINER TẠI HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Số 26 – Hạ Đoạn 2 - Đông Hải 2 – Hải An – Hải Phòng Điện thoại: 0313.629474 Fax: 0313.629474
Tài khoản VNĐ: 3003410.002 Tại Ngân Hàng Indovina – Chi Nhánh Hải Phòng Mã số thuế: 0301411035003
Đại diện bởi: Ông Phan Minh Phƣơng Chức vụ: Giám Đốc
BÊN B: CÔNG TY TNHH TM DV VẬN TẢI QUANG AN
Địa chỉ: Số 5/127 Đà Nẵng – Ngô Quyền – Hải Phòng
Điện thoại: 0313.600589 Fax: 0313.629474
Tài khoản VNĐ: 3003410.002 165004293890001 Tại Ngân Hàng Thƣơng Mại Đông Á tại Hải Phòng.
Mã số thuế: 0200904845
ĐIỀU 3 : PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN
Bên A thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên B chậm nhất là 6 tháng kể từ ngày nhận đƣợc hoá đơn tài chính của các đợt hàng.
Nếu bên A không thực hiện đúng theo phƣơng thức thanh toán của hợp đồng thì số tiền mà bên A trả chậm cho bên B sẽ bị tính theo lãi suất ngân hàng từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực
ĐIỀU 4 : CAM KẾT CHUNG:
Hợp đồng sẽ thay đổi khi có đơn giá mới bằng các phụ lục bổ xung và đƣợc ký lại vào ngày 01 tháng 01 hàng năm.
Bên B có quyền ngừng cung cấp hàng nếu bên A không thanh toán đúng hạn hoặc không đủ.
Hai bên không đơn phƣơng huỷ hợp đồng, mọi khó khăn trở ngại trong quá trình thực hiện hợp đồng đƣợc giải quyết thông qua thƣơng lƣợng và thoả thuận bằng văn bản. Nếu không đi đến thống nhất thì đệ trình lên Hội Đồng Trọng Tài Kinh tế TP Hải Phòng, và phán quyết của Hội Đồng buộc hai bên cùng thực hiện.
Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và đƣợc lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý nhƣ nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Riêng đối với nguyên vật liệu mua của công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh không tiến hành ký kết hợp đồng về mua nguyên vật liệu.
Căn cứ vào tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, định kỳ cuối tháng nhân viên thủ kho tiến hành kiểm tra kho và lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, trong đó liệt kê danh sách những loại vật liệu cần mua để phục vụ cho việc sản xuất kỳ tới. Sau khi lập xong phiếu này, thủ kho nộp lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ cử nhân viên kiểm tra, xác minh và lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch mua nguyên vật liệu đƣợc trình lên giám đốc để phê duyệt. Từ kế hoạch thu mua đƣợc phê duyệt, phòng kinh doanh tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu.
Khi nguyên vật liệu mua và vận chuyển về công ty, bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu của Chi nhánh thực hiện kiểm tra số lƣợng, chủng loại nguyên vật liệu và ký vào giấy giao nhận. Sau đó số nguyên vật liệu mua về đƣợc giao cho thủ kho nhập kho và quản lý. Có thể tóm tắt quy trình thu mua nguyên vật liệu của Chi nhánh theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Quy trình thu mua NVL tại chi nhánh công ty Hƣng Đạo Container
Chứng từ sử dụng để hạch toán nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: - Hóa đơn GTGT về mua nguyên vật liệu
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ. - Biên bản giao nhận vật tƣ.
- Phiếu nhập kho 01 - VT ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
- Các chứng từ khác có liên quan nhƣ phiếu chi, ủy nhiệm chi…