Trong thời đại ngày nay khi khoa học ngày càng phát triển việc áp dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp khá phổ biến. Phần mềm kế toán giúp quá trình hạch toán, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo tài chính thuận lợi, nhanh chóng, chính xác hơn. Nhờ đó nâng cao hiệu quả làm việc của kế toán, giảm bớt các thao tác thủ công, hạn chế sai sót. Do vậy Chi nhánh nên có kế hoạch đƣa phần mềm kế toán vào sử dụng, điều này trƣớc hết sẽ giảm bớt khối lƣợng cho phòng kế toán nói chung và đặc biệt là cho kế toán vật tƣ nói riêng. Mặt khác khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán sẽ giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi, tìm kiếm thông tin kế toán một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian. Hơn nữa việc sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp cắt giảm bớt nhân lực so với kế toán thủ công mà vẫn đảm bảo khối lƣợng công việc.
Để làm đƣợc điều này Chi nhánh cần làm đƣợc một số công việc sau: - Tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm có uy tín trên thị trƣờng.
- Lựa chọn loại phần mềm phù hợp với đặc điểm của Chi nhánh.
- Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán học hỏi, bồi dƣỡng để sử dụng thành thạo phần mềm.
Hiện nay trên thị trƣờng có một số phần mềm kế toán đƣợc nhiều doanh nghiệp tin dùng nhƣ: MISA, SAS INOVA, ESOFT... Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng nên chƣơng trình áp dụng phần mềm ở mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Trình tự kế toán sử dụng phần mềm kế toán nhƣ sau: Hàng này kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, xác định tài khoản Nợ, Có để lập dữ liệu váo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán. Các thông tin kế toán sau đó sẽ tự động nhập vào sổ kế toán. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập các báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc thực hiện tự động và đảm bảo kịp thời, chính xác với thông tin đã nhập vào