1.3.4.1.Chứng từ sử dụng
+/ Các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ( Mẫu số 01-LĐTL) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06-TSCĐ)
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC ( Mẫu số 07-VT) - Hóa đơn GTGT
- Giấy báo nợ tiền gửi ngân hàng +/ Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 641 và các tài khoản liên quan… Hàng ngày dựa vào các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết, sổ cái TK 641, 642 phụ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng theo từng hình thức kế toán. Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ. Trƣờng hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn hơn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hơn hoặc chƣa có thì chi phí bán hàng đƣợc tạm thời kết chuyển vào TK 142 (242) “chi phí trả trƣớc”. Số này sẽ đƣợc kết chuyển một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu.
1.3.4.2.Tài khoản sử dụng
TK641-Chi phí bán hàng: dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Kết cấu
+Bên nợ:
- Tập hợp các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
+Bên có:
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK911 để xác định kết quả kinh doanh, hoặc kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 142(242) “chi phí trả trƣớc” để chờ phân bổ. TK 641 không có số dƣ cuối kỳ và có 7 TK cấp 2 nhƣ sau:
- 6411: Chi phí nhân viên mua hàng - 6412: Chi phí vật liệu bao bì - 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng
- 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong bán hàng - 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm
- 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài - 6418: Chi phí khác bằng tiền.
TK642-Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để phản ánh các chi quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán
Kết cấu
+Bên nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ, số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả, dự phòng trợ cấp việc làm.
+Bên có:
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh hoặc kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 142 “chi phí trả trƣớc” để chờ phân bổ.
TK 642 không có số dƣ và có 8 TK cấp 2 nhƣ sau: - 6421: Chi phí nhân viên quản lý
- 6422: Chi phí vật liệu quản lý - 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ - 6425: Thuế, phí, lệ phí
- 6426: Chi phí dự phòng
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 641,642
TK 133 TK 111,112 TK 111,112,152,153 Các khoản giảm trừ doanh thu
Chi phí vật liệu
công cụ
TK 334,338 TK 911
Chi phí tiền lƣơng và các khoản K/c chi phí bán hàng trích trên lƣơng
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 142,242,335
Chi phí phân bổ dần Chi phí trích trƣớc
TK 139
Dự phòng phải thu khó đòi
TK 111,112,141,331,..
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác
TK 133
Thuế GTGT đầu vào TK 352
không đƣợc khấu trừ Hoàn nhập dự phòng phải trả nếu đƣợc tính vào
chi phí bán hàng