sung đầy đủ các yếu tố trên các chứng từ theo quy định hiện hành: sự phê chuẩn của Giám đốc trên phiếu chi, ngày tháng năm 2002 trên hoá đơn.
công việc cần phải thực việc liên quan đến quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là:
- Soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC - Soát xét giấy tờ làm việc của kiểm toán viên - Lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý
4.1. Soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC
Một kỳ kế toán được coi là kết thúc vào ngày khoá sổ, lập các BCTC. Tuy nhiên trên thực tế, có nhiều những nghiệp vụ, sự kiện liên quan đến kỳ kế toán nhưng vì lý do nào đó, sau khi các BCTC đã lập, kế toán mới nhận được thông tin. Theo đó, những sự kiện này có thể ảnh hưởng trọng yếu hoặc không trọng yếu đến BCTC. Tuy nhiên, việc xem xét là cần thiết, tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kiểm toán.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thực hiện soát xét các khoản công nợ tiềm tàng. Đây là những khoản công nợ ngoài dự kiến mà nếu có ảnh hưởng trọng yếu đều BCTC thì chúng phải được đơn vị khách hàng trình bày trên ghi chú BCTC.
Để phát hiện ra các khoản công nợ tiềm tàng này, KTV thường thực hiện các thủ tục như phỏng vấn Ban Giám đốc, thu thập Thư giải trình của Ban Giám đốc, Biên bản họp Ban quản trị, kiểm tra các hợp đồng mua dài hạn... kết hợp với kinh nghiệm của KTV.
Qua tiến hành các thủ tục trên tại Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, KTV đã xác minh không có khoản công nợ tiềm tàng nào có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC của đơn vị.
Sau khi đã xác minh không có sự kiện phát sinh ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành tập hợp và soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của KTV các phần hành để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý. Theo đó, việc soát xét phải đảm bảo các mục đích sau:
- Các bằng chứng đã thu thập, đánh giá mô tả được một cách đầy đủ thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Quá trình kiểm toán được thực hiện theo đúng những chính sách của AASC và tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận.
- Các mục tiêu kiểm toán xác định đã được thoả mãn.
- Các giấy tờ làm việc đã chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh cho kết luận trên Báo cáo kiểm toán sau này.
Trong quá trình soát xét nếu phát hiện những điểm chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ yêu cầu KTV phần hành sửa chữa và bổ sung. Đối với những cuộc kiểm toán có tính chất pháp lý cao, thì việc soát xét sẽ được thực hiện cùng với một thành viên trong Ban Giám đốc (đối với những giấy tờ làm việc liên quan tới những mục tiêu kiểm toán trọng tâm).
Với phần thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, sau khi soát xét trưởng nhóm kiểm toán đánh giá công việc kiểm toán đã được KTV thực hiện khá đầy đủ, các bằng chứng thu thập đã mô tả được những thông tin cần thiết về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng, đồng thời hoàn thành được các mục tiêu kiểm toán đã đề ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại hai Công ty này.
4.3. Lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý
Sau khi đã đạt được các mục đích của việc soát xét, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành tổng hợp các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được đồng thời tổng hợp các bút toán điều chỉnh. Sau đó căn cứ vào báo cáo tổng hợp này KTV tiến hành lập Báo cáo kiểm toán dự thảo. Báo cáo dự thảo này sẽ được gửi cho khách hàng xem xét để đi đến thống nhất số liệu và các bút toán điều chỉnh. Cuối cùng, căn cứ vào kết quả thống nhất với khách hàng và kết quả soát xét lần cuối của Ban Giám đốc, KTV tiến hành lập báo cáo kiểm toán thích hợp phát hành cho khách hàng.
Báo cáo kiểm toán được phát hành bởi AASC bao gồm: - Báo cáo của Ban Giám đốc
- Báo cáo kiểm toán
- Thuyết minh Báo cáo kiểm toán
- Thư quản lý (nếu khách hàng yêu cầu)
Tại Công ty MBS, do yêu cầu từ phía Ban Giám đốc khách hàng nên kèm theo Báo cáo kiểm toán, AASC đã phát hành Thư quản lý gửi cho đơn vị khách hàng trong đó đưa ra những ý kiến tư vấn nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tại đơn vị khách hàng. Đối với công tác tổ chức quản lý và hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty, KTV đã đưa ra một số đề xuất chi tiết sau: (trích trong Thư quản lý gửi cho Ban Giám đốc Công ty MBS).
- Về việc thực hiện chế độ chứng từ hoá đơn theo quy định:
+ Quy định: Theo quy định hiện hành tại Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 về việc ban hành chế độ kế toán trong doanh nghiệp, Quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002 về chế độ BCTC doanh nghiệp của Bộ Tài chính và Quyết định số 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Tài chính về chế độ quản lý và sử dụng hoá đơn.
+ Qua kiểm tra chúng tôi thấy: Việc lưu trữ chứng từ còn chưa thật khoa học, hợp lý và đầy đủ, còn thiếu chứng từ. Cụ thể: Không có đơn đặt hàng, không có báo cáo nhận hàng.
Mặt khác, một số phiếu chi, hoá đơn còn chưa đầy đủ các yếu tố cần thiết trên chứng từ, cụ thể là phiếu chi thiếu sự phê chuẩn của Giám đốc, hoá đơn không ghi ngày tháng năm 2002.
+ Ảnh hưởng: Các phiếu chi và hoá đơn chưa đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ, thiếu chứng từ gốc hợp lệ... đều ảnh hưởng đến tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Các khoản chi này theo quy định sẽ không được tính vào chi phí tính thuế thu nhập của doanh nghiệp.
• Công ty cần lưu trữ chứng từ khoa học và hợp lý hơn, tăng cường kiểm soát chứng từ chặt chẽ hơn.
• Công ty cần nghiên cứu chỉ đạo và hướng dẫn bộ phận kế toán thực hiện đúng chế độ chứng từ, hoá đơn theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác tài chính kế toán.
- Về hạch toán các khoản phải trả:
+ Quy định: Theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam ban hành: Định kỳ
và cuối năm trước khi lập BCTC, kế toán phải tiến hành đối chiếu và xác nhận
công nợ với từng nhà cung cấp.
+ Qua kiểm tra chúng tôi thấy: Tại thời điểm lập BCTC, đơn vị đã tiến hành đối chiếu công nợ với nhà cung cấp song chưa thường xuyên, chưa đầy đủ, một số nhà cung cấp có số dư phải trả lớn chưa được đối chiếu xác nhận dẫn đến trong năm 2002 kế toán đơn vị đã hạch toán thiếu một bút toán công nợ phải trả Công ty nhựa TN Tiền Phong với số tiền là: 16.879.720 đồng.
+ Ảnh hưởng: Tình hình đối chiếu công nợ chưa đầy đủ làm giảm nợ phải trả người bán như đã nêu trên ảnh hưởng đến tình hình tài chính cũng như các chỉ tiêu tài chính liên quan trên BCTC.
+ Đề xuất: Theo ý kiến của chúng tôi, Công ty cần chỉ đạo và hướng dẫn, đôn đốc bộ phận kế toán theo dõi chi tiết công nợ phải trả, thực hiện công tác mở sổ, hạch toán đúng quy định và thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát, đối chiếu, xác nhận công nợ đối với từng nhà cung cấp.
Tại Công ty TNHH Vega, tuy không có yêu cầu từ phía Ban Giám đốc Công ty nhưng do hệ thống KSNB của Công ty được đánh giá kém hiệu lực, rủi ro kiểm soát ở mức tối đa cũng như để đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán nên Ban Giám đốc AASC đã quyết định gửi Thư quản lý cho khách hàng này. Trong Thư quản lý, KTV cũng đã đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tại đơn vị.
5. TỔNG KẾT QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁNTRONG KIỂM TOÁN BCTC DO AASC THỰC HIỆN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO AASC THỰC HIỆN
Trên đây là toàn bộ các bước công việc trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán chung được AASC thực hiện tại đơn vị khách hàng, được
khái quát theo mô hình trên sơ đồ số 2.4. Tuy nhiên, KTV sẽ không phải thực hiện tất cả các thủ tục nêu trên mà tuỳ vào đặc điểm của từng đơn vị khách hàng cụ thể, KTV sẽ giảm bớt hoặc thiết kế các thủ tục bổ sung cho phù hợp.
Qua nghiên cứu phần hành này tại hai đơn vị khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega cho thấy quy trình này đã được KTV tuân thủ chặt chẽ và vận dụng linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của từng khách hàng được kiểm toán. Và thực tế cho thấy, đây chính là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng cuộc kiểm toán của AASC. Tuy nhiên, trong xu thế quốc tế hoá hội nhập hoá nền kinh tế, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán ngày càng trở lên phức tạp và tinh vi với trình độ chuyên nghiệp cao. Điều đó đã đặt ra yêu cầu cấp bách là cần phải hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán nói chung và các phương pháp kiểm toán nói riêng ngay từ các phần hành kiểm toán.
