2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CễNG TY
2.1.2. Phương thức tiến hành
Trờn cơ sở như vậy thỡ biện phỏp đề ra như sau:
Ghộp phũng Tổ chức hành chớnh với tổ bảo vệ
Cụng việc của Phũng tổ chức hành chớnh chủ yếu là nhận cụng văn đi đến tổ chức cỏc cuộc họp, đỏnh mỏy cỏc văn bản tài liệu, trực điện thoại, đúng dấu, tiếp khỏch ra vào cụng ty. Với những nhiệm vụ như vậy thỡ việc tồn tại một cỏch độc lập của phũng là khụng cần thiết mà cú thể ghộp phũng với một bộ phận khỏc để tạo thành một phũng chức năng mới trong bộ mỏy quản trị, gúp phần vào việc tinh giản số lượng cỏc phũng ban, chức năng trong bộ mỏy quản trị của cụng ty.
Tổ bảo vệ của cụng ty cũng là một bộ phận trong bộ mỏy quản trị. Hiện nay, nhõn sự của tổ bảo vệ là 4 người với 1 tổ trưởng và 3 nhõn viờn bảo vệ. Nhiệm vụ chớnh của tổ bảo vệ là bảo vệ tài sản của cụng ty, giữ gỡn an ninh trật tự của cụng ty, thường trực đún tiếp khỏch, tiếp nhận cỏc văn bản.
Với những nhiệm vụ như trờn, việc tồn tại độc lập của tổ bảo vệ với danh nghĩa là một bộ phận của bộ mỏy quản trị của cụng ty là khụng cần thiết. Nú sẽ làm tăng mối quan hệ giữa cỏc bộ phận trong bộ mỏy quản trị của cụng ty. Qua quỏ trỡnh khảo sỏt tỡnh hàng húaỡnh thực tế tại cụng ty, em nhận thấy: xột về tớnh chất cụng việc, phũng hành chớnh quản trị và tổ bảo vệ cú những điểm tương đồng cụ thể là cả hai bộ phận đều cú nhiệm vụ tiếp khỏch, tiếp nhận cỏc văn bản, tiếp nhận cỏc thư bỏo, sửa chữa biết bị hỏng trong cụng ty. Hơn nữa, việc bố trớ Phũng hành chớnh quản trị tại tầng 2 là nơi cú thể bao
quỏt tất cả khỏch ra vào và cú thể quản lý được an ninh trật tự của cụng ty và việc vận chuyển cụng văn cũng tương đối dễ dàng. Do đú, theo ý kiến của cỏc nhõn em việc ghộp hai bộ phận: Phũng tổ chức hành chớnh quản trị với tổ bảo vệ vào làm một bộ phận mới lấy tờn là Phũng Hành chớnh bảo vệ là cú tớnh khả thi cao.
Biểu 20: Nhõn sự và phõn cụng nhiệm vụ của Phũng Hành chớnh bảo vệ
Trỡnh độ Tuổi đời STT Chức năng Số người Chuyờn mụn ĐH CĐ TC 30 - 35 1 Trưởng phũng 1 Kinh tế 1 1 2 Phú phũng 1 Kinh tế 1 1
3 Nhõn viờn đỏnh mỏy 2 Kỹ thuật 1 1
4 Nhõn viờn trực điện
thoại 1 1 1
5 Nhõn viờn bảo vệ 4 Kỹ thuật 2 2 4
6 Nhõn viờn sửa chữa
thiết bị 1 Kỹ thuật 1 1
Tổng 10 1 4 4 10
Nguồn: Phũng Tổ chức hành chớnh
Tỏc dụng của biện phỏp:
- Gúp phần làm giảm bớt số lượng cỏc phũng ban chức năng trong cụng ty ……. đú làm giảm được số lượng lao động giỏn tiếp của cụng ty.
- Giỳp cho mệnh lệnh của cấp trờn đưa xuống được tập trung hơn. Nếu như trước đõy mệnh lệnh được gửi tới cả hai phũng là Phũng hành chớnh quản trị và tổ bảo vệ thỡ giờ chỉ gửi tới Phũng hành chớnh bảo vệ.
- Gúp phần vào việc tiết kiệm được nhiều chi phớ như chi phớ quản lý, chi phớ trang thiết bị văn phũng.
kiện thuận lợi cho cỏn bộ lónh đạo trong cụng tỏc quản trị cỏc phũng chức năng trong cụng ty. Tuy nhiờn, cú một số vấn đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện giải phỏp này đú là: cỏn bộ nhõn viờn dư thừa sẽ chuyển đi làm cụng việc khỏc hoặc xuống xưởng hoặc được nghỉ hưu sớm. Bởi vỡ, phũng mới này cú một số cỏn bộ cú thõm niờn làm việc lõu và sức khoẻ cú hạn cho nờn những cỏn bộ đú phải cú kế hoạch cho nghỉ hưu sớm hơn so với dự tớnh.