TY C PH N XI M NG SÀI SN Ơ
TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÀI SƠN
3.2.1. Quá trình xây d ng h th ng qu n lý ch t lự ệ ố ả ấ ượng theo tiêu chu n ẩ ISO 9001:2000
3.2.1.1. Giai đo n xây d ng h th ng qu n lý ch t lạ ự ệ ố ả ấ ượng theo tiêu chu n ISO 9002:1994 ẩ
Đến cuối năm 1998, mới có khoảng gần 20 công ty tại Việt Nam được chứng nhận có hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9000. Và cho tới thời điểm năm 2000, số lượng các công ty đạt được chứng nhận này là gần 300
công ty.
Tại công ty xi măng Sài Sơn, mặc dù mọi khái niệm trong tiêu chuẩn ISO 9000 đều rất mới mẻ và thiếu những tài liệu hướng dẫn cụ thể song ban lãnh đạo công
lượng, từ năm 1996 đến năm 1999 đã cử nhiều đợt cán bộ đi đào tạo về công tác chất lượng. Tháng 11/1999 đã chính thức ký hợp đồng tư vấn với Trung tâm Kỹ thuật khu vực 1 về soạn thảo và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994.
Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 của công ty có thể chia ra các giai đoạn sau:
1. Giai đo n chu n b và xây d ng h th ng: ạ ẩ ị ự ệ ố
Để xây dựng được hệ thống trước hết phải hiểu hết được các yêu cầu của ISO 9002. Từ nhận thức đó, đầu năm 2000, công ty đã mời chuyên gia của tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng I về đào tạo cho cán bộ chủ chốt.
Sau khi học tập công ty đã thành lập ban soạn thảo gồm 4 kỹ sư chuyên ngành. Qua 2 tháng xây dựng và tham khảo các bộ phận trong công ty. Ngày 26/7/2000 toàn bộ hệ thống văn bản được chính thức ban hành và đưa vào áp dụng từ ngày 01/8/2000.
2. Giai đo n tri n khai áp d ng: ạ ể ụ
Để việc vân hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực và hiệu quả, hệ thống chất lượng phải được phổ biến tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công
ty. Giám đốc công ty đã giao cho Đại diện lãnh đạo về chất lượng và ban Đảm bảo chất lượng phổ biến đến trưởng các phòng ban phân xưởng. Trưởng các phòng ban phân xưởng có trách nhiệm phổ biến đến từng nhân viên của bộ phận mình dưới sự
giám sát kiểm tra của Ban đảm bảo chất lượng. Từ phương thức đào tạo đó toàn thể CBCNV trong công ty đều thấu hiểu và thực hiện tốt các yêu cầu của hệ thống.
3. Giai đo n đánh giá n i b : ạ ộ ộ
Từ khi tiến hành áp dụng cho đến khi 2 tổ chức Quacert và BVQI đánh giá chính thức, công ty đã tiến hành đánh giá nội bộ 4 lần. Đó là cách tốt nhất để duy
chất lượng. Với 11 chuyên gia đánh giá nội bộ được Quacert đào tạo, sau hai các lần đánh giá nội bộ công ty đã nhận thấy rằng hệ thống quản lý chất lượng đã đi vào hoạt động tốt, đủ các điều kiện để đánh giá chứng nhận.
4. Giai đo n ch ng nh n: ạ ứ ậ
Sau khi chúng em xét khả năng và uy tín của các tổ chức chứng nhận. Công ty đã chính thức mời 2 tổ chức chứng nhận là Quacert (Việt Nam) và BVQI (Vương quốc Anh) cùng đánh giá vào 2 ngày 02 và 03 tháng 11 năm 2000. Kết quả sau khi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của công ty, các chuyên gia đánh giá chứng nhận đều đưa ra các nhận xét tốt và đã cấp chứng chỉ công nhận hệ thống quản lý
chất lượng của công ty xi măng Sài Sơn phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002:1994.
* Thuân l i:ợ
Công ty có nhiều thuận lợi đó là sự nhận thức đúng đắn về tác dụng và tính tất yếu của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, có sự quyết tâm rất lớn của lãnh đạo công ty và sự tích cực thực
hiện của toàn thể cán bộ công nhân viên. Công ty đã tập trung mọi nguồn lực cho
việc soạn thảo cũng như vận hành điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng nên trong thời gian ngắn đã giải quyết được một khối lượng công việc rất lớn.
* Khó kh n:ă
Công ty xi măng Sài Sơn là công ty xi măng lò đứng đầu tiên xây dựng và áp dung mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994,đây là công việc có tầm chiến lược song rất mới mẻ, không có hình mẫu sẵn, nên trong công việc còn nhiều lúng túng, có nhiều khái niệm quan điểm trừu tượng.
3.2.1.2. Giai đo n chuy n đ i tiêu chu n c a h th ng qu n lýạ ể ổ ẩ ủ ệ ố ả ch t lấ ượng t ừ ISO 9002:1994 sang ISO 9001:2000
Tháng 8-2002, Công ty thành lập tổ soạn thảo hệ thống tài liệu gồm 4 thành viên. Trong đó, QMR làm tổ trưởng, các thành viên gồm 3 kỹ sư được đào tạo cơ
KHKT. Sau 2 tuần soạn thảo, hệ thống tài liệu đã được sửa đổi phù hợp với những yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hệ thống tài liệu mới ngoài những yêu cầu tương đối giống với tiêu chuẩn ISO 9002 còn có một số điểm mới như bổ sung thêm tiêu chuẩn về cơ sở hạ tầng của DN. Sau khi soạn thảo song công ty cho ban hành và đưa vào áp dụng thực tế.
Cuối tháng 10-2002, sau hơn 2 tháng đưa vào áp dụng thực tế và đã qua 1 lần đánh giá nội bộ đạt kết quả tốt, công ty mời các chuyên gia của 2 tổ chức chứng nhận BVQI và Quacert cùng đánh giá. Kết quả sau khi đánh giá được các chuyên gia đều đưa ra nhận xét tốt.
Ngày 26/11/2002, công ty chính thức nhận được chứng chỉ chứng nhận HTQLCL của công ty phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000, do 2 tổ chức BVQI và Quacert cấp.
Trong quá trình chuyển sang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, công ty có những Thu n l i ậ ợ nhất định như: công ty đã áp
dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, cán bộ đã được đào tạo, đã có kinh
nghiệm trong việc triển khai áp dụng và CBCNLĐ đã có những hiểu biết nhất định về tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào sản xuất kinh doanh. Toàn công ty đã hình thành được nếp văn hoá chất lượng, mọi ngưòi đòng tâm nhất trí xây dựng công ty. Vì vậy, chỉ sau 4 tháng kể từ khi bắt đầu soạn thảo tài liệu, công ty đã nhận được chứng chỉ chứng nhận HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Song bên cạnh đó công ty cũng gặp phải một số Khó kh nă : ISO 9001:2000 có một số điểm mới so với ISO 9002:1994, nên khi đưa vào áp dụng công ty còn hơi bỡ ngỡ.
3.2.2. Th c tr ng ự ạ h th ng qu n lý ch t lệ ố ả ấ ượng c a Công ty Củ ổ ph n Xi m ng ầ ă Sài S n ơ
Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn xây dựng hệ thống quản trị định hướng chất lượng với cơ cấu tổ chức như sau:
1. Giám đ c công ty: ố
- Phê duyệt chính sách chất lượng, HTQLCL, danh sách các nhà cung ứng.
- Phê duyệt kế hoạch sản xuất năm và mục tiêu chất lượng. - Cung cấp nguồn lực để HTQLCL hoạt động có hiệu quả. - Chỉ định đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR). - Chủ trì các cuộc họp xchúng em xét của lãnh đạo về HTQLCL.
- Phân công và giao cho các ông PGĐ, trưởng các bộ phận những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, cần thiết để họ chủ động sáng tạo trong quản lý điều hành, giám sát kiểm tra các công việc thuộc lĩnh vực quản lý theo chức danh.
2. PG kinh doanh kiêm đ i diên lãnh đ o v ch t lĐ ạ ạ ề ấ ượng:
- Thay mặt GĐ giải quyết các công việc liên quan đến HTQLCL, Điều phối các hoạt động của các bộ phận trong công ty để đạt mục tiêu chất lượng. - Tổ chức xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
- Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của phòng TTTT và phòng TCHCTH. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ.
3. PG k thu t: Đ ỹ ậ
- Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của PX Hương Sơn, tổ vỏ bao. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ.
4. Tr lý G ợ Đ
- Làm trợ lý GĐ về lĩnh vực kỹ thuật, sản xuất.
- Thay mặt GĐ chỉ đạo, quản lý và điều hành các PX nguyên liệu, lò nung, thành phẩm, tổ cơ điện và các lĩnh vực chất lượng sản phẩm, kỹ thuật công nghệ sản xuất, máy móc thiết bị của phòng KHKT.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ.
5. Trưởng phòng TCHCTH
- Tuyên truyền, phổ biến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tới toàn thể CBCNLĐ.
- Kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiên HTQLCL đã được phê duyệt - Đề xuất biên pháp cải tiến nâng cao HTQLCL, thực hiên các báo cáo về chất lượng, phụ trách nhà ăn ca và nhà trẻ.
6. Trưởng phòng TTTT
- Quản lý và điều hành các văn phòng đại diện, các khách hàng và mạng lưới tiêu thụ xi măng.
- Tổ chức quảng cáo và các hình thức giới thiệu sản phẩm trên các phương tiên thông tin đại chúng và các hình thức khác.
- Thường xuyên nắm bắt thông tin về thị trường và các đối thủ cạnh tranh báo cáo GĐ để có chiến lược và sách lược bán hàng.
- Đối chiếu công nợ thường xuyên, thu tiền bán hàng theo kế hoạch - Quản lý và điều hành thủ kho và các kho thành phẩm, tổ bốc vác
7. Trưởng phòng k thu t ỹ ậ
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; tổ chức thực hiện việc mua vật tư, bảo quản, cấp phát vật tư; đảm bảo chất lượng sản phẩm xi măng PCB30 theo TCVN 6262:1997
- Tổng hợp việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng của các bộ phận, điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp với tình hình tiêu thụ sản phẩm; biên soạn tài liệu giáo án bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật cho các ngành nghề. - Thực hiện các công việc khác theo quy chế trả lương và quyết định số 76/QĐ_ HĐQT ngày 04/02/2005 của HĐQT công ty.
8. T trổ ưởng t qu n lý công ngh ổ ả ệ
- Bố trí nhân lực liên tục kiểm tra các bán thành phẩm trong dây truyền sản xuất theo quy trình kiểm tra quy định.
- Kiểm soát việc đưa nguyên, nhiên liệu vào sản xuất để đảm bảo chất lượng của bán thành phẩm.
- Cập nhật các biểu báo về sản lượng của máy móc thiết bị.
- Thực hiện các công việc khác quy định trong quy chế trả lương và quy định phân cấp quản lý trong công ty theo quyết định 01/QĐ-HĐQT ngày
9. Trưởng ban KCS
- Tổ chức kiểm tra số lượng, chất lượng các vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu, bán sản phẩm, sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích, đánh giá và đề xuất các phương án giải quyết khi vật tư, bán sản phẩm và sản phẩm không đảm bảo số lượng và chất lượng.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và GĐ công ty nếu để vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ sản xuất hao hụt, mất mát (đối với kho ngoại). - Thực hiện các công việc khác quy định trong quy chế trả lương và quy định phân cấp quản lý trong công ty theo quyết định 01/QĐ-HĐQT ngày 01/01/2004 của HĐQT Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn.
10. Qu n đ c các phân xả ố ưởng:
- Tổ chức, bố trí nhân lực hợp lý, khai thác khả năng trang thiết bị hiện có để vận hành tốt dây chuyền sản xuất. Kiểm soát việc thực hiên các quá trình sản xuất. - Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, các hướng dẫn vận hành đảm bảo an toàn trong sản xuất.
- Thực hiện các công việc khác quy định trong quy chế trả lương và quy định phân cấp quản lý trong công ty theo quyết định 01/QĐ-HĐQT ngày 01/01/2004 của HĐQT Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn.
11. T trổ ưởng t c đi n: ổ ơ ệ
- Tổ chức sửa chữa kịp thời máy móc thiết bị khi có sự cố.
- Tổ chức bảo dưỡng định kỳ thiết bị theo kế hoạch. - Hệ thống tài liệu
Toàn bộ hệ thống tài liệu thuộc HTQLCL của công ty được xây dựng gồm 4 cấp: - Sổ tay chất lượng.
- Các quy trình thực hiện công việc. - Các hương dẫn công việc. - Tập hợp các biểu mẫu, hồ sơ, biên bản,… liên quan đến HTCL.
Sổ tay chất lượng mô tả HTQLCL, bộ tài liệu này được GĐ công ty cam kết thực hiện và phổ biến rộng rãi đến các cán bộ chủ chốt. Sổ tay chất lượng được sử
phẩm và dịch vụ của công ty luôn thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Các chương của sổ tay chất lượng là các tiêu chuẩn của HTQLCL phù hợp với nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
N i dung g m 8 chộ ồ ương: Chương 1 : Gi i thi u chung ớ ệ
Chương 2 : Tóm t t quá trình s n xu t ắ ả ấ
Chương 3 : S đ t ch c và m i tơ ồ ổ ứ ố ương tác Chương 4 : H th ngệ ố
ch tấ lượng
Chương 5 : Trách nhi m c a lãnh đ o ệ ủ ạ Chương 6 : Qu n lý ngu n l c ả ồ ự
Chương 7 : T o s n ph m ạ ả ẩ
Chương 8 : o lĐ ường, phân tích và c i ti n ả ế
Các quy trình thực hiện là các văn bản mô tả quá trình thực hiện theo các bước của một công việc. Nó chỉ rõ khi một công việc phát sinh thì phải làm theo trình tự nào? bắt đầu từ đâu? nhiệm vụ của từng đơn vị, bộ phận như thế nào ? Có những quy trình được thể hiện dưới dạng biểu đồ.
Các hướng dẫn công việc là các văn bản chi tiết từng bước công việc trong quá trình. Nó hướng dẫn người thực hiện ddr họ làm đúng theo quy trình, chỉ ra các văn bản cần phải sử dụng khi thực hiện bước công việc đó.
Các biểu mẫu, hồ sơ, biên bản … là những văn bản được soạn sẵn và được phê duyệt bởi GĐ. Nó là những văn bản chuẩn của công ty, tạo thuận lợi cho việc ghi chép và có tính pháp lý và tính nguyên tắc cao.
3.2.3. Các chính sách và bi n pháp nh m phát huy vai trò c a hệ ằ ủ ệ
th ng qu n tr ố ả ịch t lấ ượng mà Công ty đang áp d ng ụ
Chính sách chất lượng của công ty Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn là:
“Tho mãn m t cách t t nh t m i yêu c u h p lý c a khách hàng”ả ộ ố ấ ọ ầ ợ ủ Để đạt được mục tiêu trên công ty cam kết thực hiên các nguyên tắc sau:
- Coi mọi thành viên trong công ty vừa là người cung ứng vừa là khách hàng của nhau để cho chất lượng không ngừng được cải tiến trong mọi hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBCNLĐ để mọi người không ngừng nâng cao năng lực của mình.
Chính sách chất lượng của công ty được phổ biến rộng rã để mọi người thông hiểu và thực hiện. Công ty cam kết đáp ứng các yêu cầu hợp lý đã thoả thuận với khách hàng khi cung ứng sản phẩm và dịch vụ, ngày càng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ, công nhân cam kết cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất và không ngừng tìm tòi cải tiến chất lượng của sản phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng cũng như phù hợp với nhu cầu của thị trường không ngừng thay đổi.
Công ty thường xuyên thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng. Hàng năm, khi có