THỤ TẠI CÔNG TY.
1. Đặc điểm tiêu thụ và phương pháp xác định giá vốn hàng hoá tại công ty. 1.1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá tại công ty.
Trong điều kiện cạnh tranh của thị trường như hiện nay, việc sản xuất sản phẩm hàng hoá đã khó, nhưng làm thế nào để đến được tay người tiêu dùng lại càng khó hơn. Bên cạnh đó các doanh nghiệp phải làm thế nào để sản phẩm, hàng hoá của mình có thể đến được với khách hàng một cách thuận tiện nhất, với chi phí vận chuyển thấp nhất đối với cả doanh nghiệp và khách hàng. Chính vì vậy công ty thiết bị phụ tùng cơ điện nông nghiệp luôn quan tâm đến phương thức tiêu thụ phù hợp, thuận tiện với ngành nghề mặt hàng kinh doanh của công ty.
Phó phòng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán hàng hoá Kế toán TSCĐ và bán hàng
Do đặc điểm ngành hàng kinh doanh của công ty, nên việc tiêu thụ hàng hoá của công ty ít bị ảnh hưởng bởi mùa vụ và được dàn đều trong năm. Chính yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của phòng kế toán cũng được diễn ra khá đều và thông suốt giữa các tháng, quý trong năm, không có tình trạng công việc bị ùn tắc vào mùa kinh doanh như một số doanh nghiệp khác.
Hiện nay, phương thức bán hàng của công ty chủ yếu là bán trực tiếp cho khách hàng, theo phương thức thanh toán ngay hoặc trả chậm. Khách hàng trực tiếp tới cửa hàng của công ty để mua hàng hoá với khối lượng không lớn. Do đó hầu như khách tự lo phương tiện vận chuyển. Tuy nhiên trong trường hợp nếu khách có yêu cầu công ty vẫn sẵn sàng đáp ứng. Tại công ty phương thức bán buôn rất hiếm khi có, hầu như không xẩy ra, phương thức đại lý, ký gửi không có.
Phương thức thanh toán được công ty chấp nhận như tiền mặt, chuyển khoản, ngân phiếu và được thanh toán ngay. Trong trường hợp nếu khách hàng là người có uy tín hoặc thường xuyên, công ty chấp nhận thanh toán chậm có thời hạn.
Với mục đích kinh doanh giữ vững mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng, công ty thực hiện giảm giá hàng bán cho khách và cho phép khách hàng trả lại hàng đã bán trong trường hợp lỗi thuộc về công ty.
1.2. Phương pháp xác định giá vốn hàng hoá tại công ty.
Trong công tác hạch toán kế toán, tính giá được xem là việc xác định giá trị ghi sổ. Thực chất tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh chi phí có liên quan đến từng loại hàng hoá, sản phẩm...
Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện nông nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế trên hoá đơn của người bán, kèm theo chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc xếp... Nếu trường hợp là hàng nhập khẩu thì trị giá hàng nhập kho ngoài chi phí mua hàng, chi phí thu mua còn bao gồm cả thuế nhập khẩu...
Công ty tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này giá đơn vị bình quân của hàng xuất bán được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán (tháng, quý) nên nó có hạn chế là làm ảnh hưởng đến công tác quyết toán tại công ty. Tuy nhiên với đặc điểm ngành hàng kinh doanh của công ty khá đa dạng về chủng loại và số lượng (hiện nay tại công ty có khoảng hơn 3000 loại thiết bị, phụ tùng cơ khí khác nhau), việc công ty áp dụng phương pháp tính giá nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hay giá thực tế đích danh...gây rất nhiều khó khăn và dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót. Do đó phương pháp tính giá ở trên mà công ty đã lựa chọn từ trước đến nay là khá phù hợp.
Theo phương pháp này đơn giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất bán được tính như sau:
Đơn giá thực tế
bình quân =
Trị giá thực tế của hàng
tồn đầu kỳ + hàng nhập trong kỳTrị giá thực tế của Số lượng hàng tồn
đầu kỳ + Số lượng hàng nhậptrong kỳ Trị giá thực tế của hàng
xuất kho trong kỳ =
Đơn giá thực tế
bình quân x
Số lượng hàng xuất kho trong kỳ Ví dụ:
Trong tháng 1 năm 2003 có số liệu về mặt hàng “ Mắt xích 8 vấu”, thuộc phân nhóm “ Phụ tùng DT 75”, như sau:
Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ: 31.463.741 (đồng) Trị giá thực tế hàng nhập kho trong kỳ: 130.963.602 (đồng) Số lượng hàng tồn đầu kỳ: 532 (cái) Số lượng hàng nhập trong kỳ: 2.206 (cái) Số lượng hàng xuất trong kỳ: 369 (cái) Theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ:
Đơn giá thực tế bình quân = 31.463.741 + 130.963.602 532 + 2.206 = 162.427.343 = 59.323,354 (đồng/cái) 2.738
Trị giá thực tế của hàng
xuất kho trong kỳ = 369 x 59.323,354 = 21.890.317,63 (đồng)
Việc tính toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ do kế toán hàng hoá đảm nhiệm, được thực hiện vào cuối mỗi tháng hay quý và được sự trợ giúp của máy tính. Kế toán thực hiện các thao tác như tích vào phần “ Tính giá trung bình hàng hoá”, sau đó chọn ra tháng hay quý cần tính. Với số liệu đầy đủ về số lượng và giá trị hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, số lượng hàng xuất kho trong kỳ (đã được kế toán nhập từ trước), máy tính sẽ tự động tính ra giá vốn của từng loại hàng hoá xuất bán. Sau đó kết chuyển kết quả tính được vào bảng kê Nhập – Xuất - Tồn hàng hoá (Biểu 1).
2. Phương pháp hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty.
2.1. Hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ.
Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi bán hàng sử dụng hoá đơn GTGT. Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng hoá đơn GTGT, cũng là chứng từ gốc để kế toán ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu bán hàng và là căn cứ để kê khai thuế GTGT đầu ra, phải nộp cho cơ quan thuế.
Tại công ty việc tổ chức hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ được thực hiện trên các sổ thẻ kế toán chi tiết như: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá...và sổ tổng hợp như sổ cái TK 632 - Giá vốn hàng bán, NKCT số 8...
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT (lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần).
Liên 1: Lưu tại nơi viết.
Liên 2: Giao cho khách hàng (liên đỏ).
Liên 3: Là căn cứ xuất kho và được luân chuyển để ghi sổ.
Tại công ty có hai hình thức tiêu thụ hàng hoá: bán trực tiếp hàng hoá cho khách tại cửa hàng của công ty và bán hàng qua phòng kinh doanh. Công ty bán hàng tại phòng kinh doanh trong trường hợp đối với những mặt hàng mà khách hàng mua với khối lượng lớn hoặc tại cửa hàng của công ty không có.
Thủ tục chứng từ:
Khi có khách mua hàng hay khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng lập hoá đơn GTGT và giao cho khách hàng liên 2 (liên đỏ). Nhân viên bán hàng làm thủ tục thu tiền và giao hàng cho khách. Trong trường hợp khách hàng xin chịu nợ thì nhân viên bán hàng viết hoá đơn. Khách hàng sẽ mang hoá đơn này lên phòng kế toán xin xác nhận của kế toán trưởng. Nếu được đồng ý khách hàng mang hóa đơn xuống cửa hàng để nhận hàng. Hàng ngày hay định kỳ (khoảng 2 ngày) nhân viên bán hàng tập hợp và phân loại hoá đơn thành hoá đơn đã thanh toán, chưa thanh toán và lập bảng kê hoá đơn bán hàng, sau đó nộp lên phòng kế toán kèm theo số tiền hàng trong ngày. Nhân viên bán hàng không được để tồn tiền hàng quá 500.000 đồng. Trong trường hợp khách hàng không lấy hoá đơn, cuối ngày nhân viên bán hàng phải tập hợp và kê vào một hoá đơn để làm căn cứ tính thuế.
Kế toán bán hàng khi nhận được hoá đơn và bảng kê thì làm thủ tục thu tiền, vào sổ nhật biên bán hàng, sau đó đóng dấu thanh toán hay chưa thanh toán vào bảng kê để nhân viên bán hàng mang xuống phòng kinh doanh ghi vào thẻ kho. Phòng kinh doanh ghi thẻ kho xong thì mang bảng kê cùng hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán theo dõi hàng hoá và làm căn cứ ghi sổ doanh thu.
Sổ nhật biên bán hàng là sổ do phòng kế toán lập để theo dõi hoá đơn đã quay về phòng kế toán hay chưa. Sổ được mở cho cả năm và theo dõi hàng ngày. Mỗi hoá đơn được ghi một dòng trên sổ, chỉ theo dõi hàng hoá xuất bán về mặt giá trị không theo dõi về mặt số lượng. Sổ này là căn cứ để xác định doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Sổ còn theo dõi các khoản nợ của khách hàng, nên là căn cứ đối chiếu với sổ chi tiết phải thu của khách hàng và bảng kê bán hàng trên máy.
Sổ nhật biên bán hàng có nội dung tương tự như Bản kê hoá đơn bán hàng. Chỉ khác ở chỗ bản kê này do nhân viên bán hàng của từng cửa hàng tại công ty lập (định kỳ từ 3 đến 5 ngày), sau đó gửi lên phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGT để theo dõi và kiểm tra.
Qui trình hạch toán:
Ngày 03/01/2003 Công ty TNHH Hoà Tân – TP Vinh mua của công ty một số mặt hàng phụ tùng DT75. Đơn vị mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nhân viên bán hàng lập hoá đơn GTGT như sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 3 (Dùng để thanh toán) Mẫu số: 01- GTKT 3LL
Ngày 03 tháng 01năm 2003 02 – B