DX 003160 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện Nông nghiệp.
Ngày 03 tháng 01năm
Căn cứ trên bản kê hoá đơn bán hàng và hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào sổ Nhật biên bán hàng năm 2003. Sổ này được mở cho cả năm do đó không theo dõi số tổng cộng.
Sau đó kế toán tổng hợp dựa trên hoá đơn nhập dữ liệu vào máy như: số lượng hàng hoá xuất bán, đơn giá của từng loại hàng hoá, mức thuế suất GTGT theo từng chứng từ vào bảng kê bán hàng trong máy. Bảng kê này thực chất là một sổ theo dõi chi tiết doanh thu được mở chung cho tất cả các loại hàng hoá. Mỗi mặt hàng được ghi một dòng trên sổ, ghi thứ tự theo hoá đơn với các chỉ tiêu trên bảng về số lượng xuất bán, thành tiền. Danh mục hàng hoá được cài sẵn trong máy, kế toán chỉ nhập danh điểm hàng hoá, số lượng xuất bán, giá bán, mức thuế suất GTGT mà mặt hàng phải chịu, máy sẽ tự động tính ra thành tiền của từng loại hàng hoá. Thuế GTGT đầu ra được tính theo từng hoá
đơn và được tách riêng thành một bảng để theo dõi số thuế phải nộp. 2.3. Hạch toán khoản làm giảm doanh thu.
Tại công ty hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay, do đó các khoản chiết khấu không được áp dụng. Các khoản giảm giá và trả lại hàng đã bán (do kém phẩm chất, sai quy cách...) rất ít khi xẩy ra. Tuy nhiên, nếu có trường hợp giảm giá theo yêu cầu của khách thì công ty sử dụng TK 532- Giảm giá hàng bán, TK 531- Hàng bán bị trả lại. Cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK 511- Doanh thu bán hàng để làm giảm doanh thu trong kỳ.
Khi bán hàng cho khách nếu xẩy ra trường hợp nào đó mà nguyên nhân thuộc về công ty như vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất, hay không đúng chủng loại quy cách đã ghi trong hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hàng hay tất cả số hàng đã bán tuỳ thuộc vào mức độ vi phạm. Trị giá của hàng trả lại được tính theo giá mua ghi trên hoá đơn.
Công ty chỉ cho phép khách hàng trả lại hàng hoá trong kỳ. Về phía khách hàng, công ty có thể trả lại tiền cho khách hoặc trừ vào số tiền khách hàng còn nợ công ty.
* Chứng từ sử dụng:
Khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng bán trong kỳ, công ty lập “ Biên bản trả lại hàng ” và làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho của số hàng bị trả lại là căn cứ để ghi sổ kế toán.
* Qui trình hạch toán:
Ví dụ: Ngày 28/01/2003, ông Minh - Hải Phòng trả lại một số hàng hoá đã mua với lý do hàng không đúng qui cách, theo hoá đơn số 037642 ngày 18/01/2003. Công ty lập Biên bản trả lại hàng như sau:
Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện NN Văn phòng công ty.
Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG
Hôm nay ngày 28 tháng 1 năm 2003, tại số 140/102 đường Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội, Công ty thiết bị phụ tùng và cơ điện nông nghiệp, chúng tôi gồm:
Ông Trần Bá Anh : Giám đốc công ty. Bà Nguyễn Mai Lan : Nhân viên bán hàng
Ông Cao Minh : Khách hàng
Công nhận việc trả lại một số hàng đã mua theo hoá đơn số 037642 ngày 18/01/2003. Loại hàng: Phụ tùng MTZ.
Tên hàng lượngSố Đơn giá Thành tiền 1, M149 Manheto 10 750.000 7.500.000 2, 50- 240- 3055 Bánh răng vệ tinh 10 38.000 380.000 Thuế GTGT 5% = 394.000 Tổng cộng: 8.274.000.
(Viết bằng chữ: Tám triệu hai trăm bẩy mươi tư nghìn đồng chẵn).
Lý do: Hàng hoá không đúng qui cách.
Ông Trần Bá Anh, giám đốc công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận theo yêu cầu của khách. Bà Nguyễn Mai Lan, nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và trừ vào số tiền khách hàng còn nợ công ty.
Biên bản này được lập thành 3 bản, có đủ tên họ và chữ ký xác nhận của những người có liên quan.
Hà Nội ngày 28 tháng 1 năm 2003
Xác nhận của khách hàng (Ký. họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Người lập biên bản (Ký, họ tên)
Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, nếu thấy vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu như khi giao hàng, thì cho phép nhập lại kho. Trên cơ sở Biên bản trả lại hàng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Căn cứ trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho số lượng hàng nhập lại vào cột Nhập kho của từng loại hàng.
Đơn vị: Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện nông nghiệp.
Mẫu số: 01 – VT QĐ số: 189 tài chính/ CĐKT Ngày 14 - 3 -1955 của Bộ tài chính
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 28 tháng 1 năm 2003 Số 01 KDXNK Họ tên người giao hàng: Ông Minh – Hải Phòng. Công ty gốm xây dựng An Lão – HP. Nhập tại: Kho Công ty.
STT Tên nhãn Mãsố Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcnhập 1 M149 Manheto Cái 10 10 742.500 7.425.000 2 50- 240- 3055 Bánh răng vệ tinh Cái 10 10 37.620 376.200 Tổng 7.801.200
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm linh một ngàn hai trăm đồng.
Biên bản trả lại hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng trước đây được chuyển lên phòng kế toán để hạch toán phần doanh thu hàng bán bị trả lại. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 531 7.880.000 Nợ TK 3331 394.000
Có TK 131 8.274.000
Số liệu trên được phản ánh trên Bảng kê số 11- Phải thu của khách hàng (Biểu 10), cột TK 531 và TK 3331 tương ứng với tên khách hàng.
Với số hàng nhập lại, kế toán định khoản :
Nợ TK 156 7.801.200
Có TK 632 7.801.200
Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại được phản ánh trên sổ chi tiết TK 632- Giá vốn hàng bán (Biểu 4), cột phát sinh Có TK 632.
Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản doanh thu:
Nợ TK 511 7.880.000
Có TK 531 7.880.000
Giá trị của hàng bán bị trả lại còn được phản ánh trên sổ chi tiết TK 531 và sổ chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng. Cuối kỳ số liệu trên sổ chi tiết TK 531 được đối chiếu với Bảng kê số 11 và NKCT số 8 với phần hàng bán bị trả lại.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN THEO TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNGTừ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/03/2003 Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/03/2003
Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ PS Nợ PS Có
28/01 037642 Công ty gốm xây dựng An Lão – Hải Phòng
131 7.880.000
31/03 KC hàng bán bị trả lại 511 7.880.000
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN THEO TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNGTừ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/03/2003 Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/03/2003
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng.
Dư Nợ đầu ngày 0
Phát sinh Nợ 13.355.679.893
Phát sinh Có 13.355.679.893
Dư Nợ cuối ngày 0
Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS Nơ PS Có
... ... ... ... ... ...
03/01 3160 Ông Hoà TP VInh 1111 18.672.311
06/01 025369 Anh Dũng –Hải Dương 131 10.333.000
... ... ... ... ... ...
28/03 6059 Nhà máy cơ điện NN I 131 7.600.000
28/03 6062 Sở giao thông vận tải CB 112 285.714.285 31/03 KC hàng bán bị trả lại 531 7.880.000 31/03 KC giảm giá hàng bán 532 5.126.300 31/03 KC doanh thu bán hàng 911 13.342.673.593 SỔ CÁI TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG NĂM 2003
Ghi Có các tài khoản đối ứng
Nợ với tài khoản này Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cộng
531 7.880.000