MI 0707714 Kính gửi: Chị Nguyễn Thị Ngọc Công ty: Minh Việt
2.2.2.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Chứng từ sử dụng:
- Chi phí dịch vụ vận chuyển:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hoá đơn mua hàng; Hoá đơn phí đường bộ; Hoá đơn phí bến bãi; Phiếu mua xăng dầu Lương Yên; Bảng ghi nhận hoạt động xe hàng ngày.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng chấm công; Bảng tính doanh thu lái xe; Bảng tính tiền lương lái xe, phụ xe; Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội.
+ Chi phí sản xuất chung: Các hoá đơn mua hàng hoá vật tư; Phiếu xuất kho; Bảng kê chứng từ xuất kho; Bảng ghi nhận hoạt động xe hàng ngày; Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định;
- Chi phí hàng hoá khăn nước: Hợp đồng mua hàng hoá khăn nước; Phiếu xác nhận dịch vụ của khách hàng;
- Chi phí hoạt động tài chính: Hoá đơn thu phí của ngân hàng; Hợp đồng vay nợ; Phiếu chi tiền gửi ngân hàng…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Hoá đơn mua hàng hoá vật tư; Bảng tổng hợp tiền lương nhân viên văn phòng; Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
Việc luân chuyển chứng từ được tiến hành như sau: Nhân viên điều hành chuyển “Bảng theo dõi hoạt động xe tour” cho phụ trách đội xe; phụ trách đội xe chuyển cho lái xe; kết thúc tour lái xe phải lập “Bảng theo dõi hoạt động hàng ngày” nộp cùng chứng từ gốc (hoá đơn mua xăng dầu, phí cầu phà bến bãi…) cho phụ trách đội xe. Phụ trách đội xe chuyển lên cho phòng kế toán, kế toán kiểm tra, đối chiếu, rồi cập nhật vào Nhật ký chung (Biểu 2.51), Sổ chi tiết các tài khoản chi phí, lưu trữ chứng từ và cuối tháng vào Bảng cân đối số phát sinh, lập Báo cáo tài chính.
Tài khoản sử dụng:
TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: phản ánh các chi phí nguyên nhiên liệu trực tiếp phục vụ cho hoạt động vận chuyển.
Tài khoản 621 được chi tiết thành:
- TK 6211: Phí xăng dầu gồm:
TK 62112: Nhà cung cấp lẻ. - TK 6212: Phí cầu phà; - TK 6213: Phí bến bãi.
TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”:
Tài khoản 622 phản ánh chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển.
TK 622 được chi tiết thành:
- TK 6221: Chi phí nhân công sửa chữa; - TK 6222: Chi phí lương lái xe.
Tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”:
Tài khoản này phản ánh chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh phát sinh trong quá trình cung ứng dịch vụ vận chuyển.
TK 627 được chi tiết thành:
- TK 6271: “Chi phí lái xe” được chi tiết theo chi phí sửa xe (do lái xe chi), chi phí điện thoại di động, công tác phí của lái xe, chi phí vật tư thay thế, bảo dưỡng xe và các chi phí bằng tiền khác.
- TK 6272: “Chi phí đội xe” được chi tiết theo tiền thuê bãi đỗ xe, tiền ăn cho nhân viên đội xe, chi phí điện thoại, điện nước ở đội xe.
- TK 6273: “Chi phí hoạt động” được chi tiết theo chi phí sửa chữa xe (do công ty chi), chi phí khấu hao xe, chi phí bảo hiểm xe và các chi phí khác.
Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Được chi tiết thành: TK 6321 “Giá vốn xe công ty”
TK 6323 “Giá vốn hàng hoá khăn nước”
Tài khoản 635 “Chi phí tài chính”:
TK 635 được chi tiết thành:
TK 6352 “Chi phí lãi vay”: chi tiết theo từng ngân hàng, theo cá nhân. TK 6354 “Phí chuyển khoản”;
TK 6356 “Lỗ do bán ngoại tệ”.
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”:
Tài khoản 642 được chi tiết theo các khoản như: chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng văn phòng, chi phí nhân viên văn phòng, cán bộ quản lý….
Ngoài ra trong hạch toán chi phí doanh nghiệp còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”, TK 331 “Phải trả người bán”, TK 334 “Phải trả công nhân viên”, TK 338 “Phải trả phải nộp khác”…
